Technologia sprzymierzona

Pod pewnymi względami sytuacja spowodowana epidemią COVID-19 stanowi próbę ognia. Kto jest gotów wykorzystać nowe rozwiązania technologiczne, aby utrzymać zadowolenie najemców i ich komfort z korzystania z powierzchni biurowej, a z drugiej strony dostarczyć wartość właścicielom nieruchomości i wesprzeć ich w odnalezieniu się w nowej rzeczywistości?

Można dziś zadać wiele pytań dotyczących rozwiązań technologicznych wykorzystywanych w zarządzaniu i z całą pewnością pojawi się wiele odpowiedzi, ale obecnie skoncentrujemy się wyłącznie na kilku wybranych obszarach: utrzymaniu czystości, kreowaniu doświadczenia najemcy, komunikacji wewnątrzzespołowej i technologii bezkontaktowej – piszą eksperci Knight Franka.

1. Bezpieczeństwo i czystość

Po pierwsze, utrzymanie bezpieczeństwa w budynkach musi być najwyższym priorytetem dla każdego zespołu zarządzającego nieruchomościami. Dlatego utrzymanie w bezwzględnej czystości miejsc o dużym natężeniu ruchu jest kluczowe. Częstotliwość czyszczenia i dezynfekcji powierzchni znacznie wzrosła, jak wynika z naszych rozmów z zarządcami nieruchomości. Prognozujemy, że stworzy to potrzebę stałego monitorowania przestrzeni, w celu optymalizacji takich usług. Zarządzający będą mogli wykorzystać w tym celu zarówno informacje z inteligentnego systemu BMS, jak i z innych źródeł np. dedykowanych sensorów lub innych urządzeń, które pomogą w takich działaniach.

Kolejnym wyzwaniem, przed którym stoją zarówno właściciele budynków, jak i sami najemcy jest bezpieczeństwo pracowników w strefach wspólnych oraz w samych biurach.

Zdajemy sobie sprawę z ogromnego wyzwania, jakim jest przygotowanie odpowiedniej strategii obejmującej wszystkie wytyczne związane z zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom po ich powrocie do biur. W związku z tym przygotowaliśmy przewodnik dotyczący ponownego zajmowania powierzchni biurowych. W ten sposób wspieramy naszych klientów w przygotowaniu strategii minimalizacji ryzyka, a także w opracowaniu procedur i wytycznych dotyczących dostosowania powierzchni biurowej do nowych wymogów bezpieczeństwa – mówi Neil McLocklin, partner w Knight Frank, szef działu Doradztwa Strategicznego EMEA.

Nawet gdy sytuacja już się ureguluje, konieczne będzie stałe monitorowanie kwestii bezpieczeństwa poprzez wykorzystanie danych, a nie tylko czynnika ludzkiego np. pracowników ochrony.

2. Doświadczenie najemcy i komunikacja

W kwestii kreowania doświadczenia najemców właściciele nieruchomości, a także zarządcy mają do dyspozycji szeroki wachlarz możliwości. Łatwym do wdrożenia rozwiązaniem są aplikacje budynkowe, które pozwalają zarządcom na bieżąco informować pracowników najemców o tym, co się dzieje w budynku. Przykładem takiej aplikacji jest rozwiązanie Spaceflow.

Zarządzający mogą informować najemców o wielu kwestiach np. przekazywać informacje dotyczące zasad korzystania z budynku, statusu sprzątania powierzchni wspólnych, wprowadzonych środków ostrożności, a także dzielić się dobrymi radami na temat tego, co powinni robić sami użytkownicy, aby zachować bezpieczeństwo w biurze – mówi Lukas Balik, dyrektor generalny i współzałożyciel Spaceflow. – Dzięki aplikacji Spaceflow zarządcy nieruchomości mogą korzystać z istniejących szablonów wiadomości, stworzonych przez zespół Spaceflow, ale mogą również tworzyć własne posty oraz wysyłać specjalne powiadomienia z ważnymi informacjami – dodaje Lukas Balik.

Dzięki aplikacjom do kreowania i zarządzania aktywnościami i doświadczeniami najemców, użytkownicy mogą również łączyć się ze sobą wirtualnie bez potrzeby bezpośredniego kontaktu ze sobą. Coraz popularniejsze są wirtualne wydarzenia zmierzające do budowania społeczności, takie jak wspólne gry, które można łatwo organizować za pomocą narzędzi do prowadzenia wideokonferencji, np. Zoom, MS Teams czy Hangout. Te narzędzia mogą być także wykorzystywane przez zarządców nieruchomości do organizowania różnych ciekawych wyzwań czy zajęć dla najemców.

3. Komunikacja wewnątrzzespołowa

Ważne jest zachowanie stałego kontaktu ze swoimi najemcami, ale również, aby ten kontakt utrzymywać ze współpracownikami odpowiedzialnymi za różne obszary w budynku np. ochronę, serwisy sprzątające i techniczne etc. Wcześniej wspomniane narzędzia służące do efektywnej wymiany informacji i wideokonferencji będą tutaj również niezwykle użyteczne.

4. Technologia bezdotykowa

Kontrola dostępu to kolejny obszar, w którym zarządcy nieruchomości mogą wykorzystywać technologię do zapewnienia bezpieczeństwa i płynnej obsługi najemców.

Istnieją rozwiązania, które łączą zabezpieczenie wejścia do budynku za pomocą nadzoru wideo i wirtualny system do obsługi gości. Jeśli taki system jest dodatkowo zintegrowany z aplikacją w telefonie każdego użytkownika budynku, to nie ma wówczas potrzeby używania magnetycznych, dotykowych kart wejściowych, bowiem karta ta jest wyświetlana w aplikacji. To zmniejsza potencjalne ryzyko rozprzestrzenienia się wirusa, bowiem zmniejszamy znacząco liczbę bezpośredniego kontaktu z jakąś powierzchnią. Taki system może też pomóc w dokładnym określeniu ścieżki gościa, który przyszedł do budynku.

Wedle danych WHO wirus może pozostawać na powierzchniach metalowych nawet przez dwa dni, dlatego tak ważne jest, aby do minimum ograniczyć takie zachowania użytkowników, w których mogą oni bezwiednie dotykać powierzchni, która może stanowić dla nich źródło zakażenia. Integracja systemów dostępu z aplikacjami mobilnymi może pozwolić użytkownikom na otwieranie drzwi bez ich dotykania.