W komfortowych warunkach

Akustyczne meble, przypominające sofy z dachem, fotele do masażu, świetnie wyposażone kuchnie, wewnętrzne kafeterie – to wszystko można już spotkać w niektórych polskich biurach. Kto za tym stoi? Pracodawca, ale wsparty przez swoich pracowników, którzy z chęcią angażują się w wybór i aranżację miejsca pracy. Nowoczesne koncepcje pozwalają na urządzenie biura zgodnie ze strukturą i działalnością danej spółki. W efekcie można poprawić komunikację między poszczególnymi pracownikami i działami, usprawnić przepływ informacji i przebieg procesów biznesowych. Dla szefów wielu firm jest to wizja na tyle kusząca, że coraz więcej z nich decyduje się na zmiany.

Pracownik dochodzi do głosu

Decyzja odnośnie nowej lokalizacji bądź nowego wystroju biura w przypadku wielu najemców nie należy już tylko i wyłącznie do władz danej firmy. Część pracodawców włącza w ten proces pracowników, licząc, że w biurze zaprojektowanym przez jego użytkowników praca będzie przebiegać sprawniej. Nie bez znaczenia jest także rzeczywiste zainteresowanie pracownikiem – jego wygodą i komfortem. – Pracodawcy biorą pod uwagę zdanie pracowników przy wyborze i aranżacji biura, co jest związane ze zwróceniem uwagi na personel jako istotny kapitał firmy. Po 25 latach swobodnego rozwoju środowiska pracy biurowej wreszcie coś zaczyna się dziać. Często to my uświadamiamy klientowi, że w ramach przyjętego budżetu można wprowadzić rozwiązania dużo bardziej przyjazne pracownikom. Te sugestie są coraz częściej odbierane pozytywnie i wdrażane – mówi Bogusz Parzyszek, prezes zarządu firmy Workplace Solutions zajmującej się aranżacją biur. A któż, jeśli nie pracownik, wie najlepiej, czego potrzeba do szczęścia w miejscu pracy? Stąd pomysły, aby zaangażować zatrudnione osoby w dostosowanie powierzchni do ich wymagań. – Jako deweloper mamy styczność z różnym typem najemców. W Warszawie zarządzamy 220 tys. mkw. powierzchni biurowej, z czego w połowie są to budynki nowe, a w połowie starsze, ponad 10-letnie. Negocjując i renegocjując umowy, dostrzegamy, że pracodawcy przywiązują coraz większą wagę do rozkładu powierzchni biurowej i jej funkcjonalności właśnie z myślą o pracownikach. Często na spacer po biurze przychodzą nie tylko prezes i dyrektor finansowy, ale osoba z kadr i przedstawiciele pracowników. Zarządy firm zaczynają mówić ich językiem – zauważa Magdalena Kowalewska, szefowa działu zarządzania powierzchniami biurowymi oraz magazynowymi w Immofinanz Group. Stanowi to wyzwanie dla deweloperów, którzy muszą skroić swoją ofertę, obserwując potrzeby nie tylko władz konkretnej firmy, ale także w coraz większym stopniu jej pracowników. Z kolei dostawcy i producenci wyposażenia biurowego prześcigają się w nowoczesnych rozwiązaniach. Na rynku można dostać akustyczne meble, panele, wykładziny i wygłuszające sufity podwieszane, systemy kontrolujące przepływ pracowników, a tym samym wykorzystanie przestrzeni biurowej. Do tego dochodzą rozwiązania dla deweloperów, np. systemy klimatyzacyjne i wentylacyjne. A czego właściwie pragną pracownicy? Postanowiła to sprawdzić firma Savills. W maju i czerwcu tego roku SW Research na zlecenie Savills przebadała 500 pracowników z firm zatrudniających powyżej 100 osób. Menedżerowie stanowili 20 proc. tej grupy, a pracownicy biurowi – 80 proc. Z badania „What workers want” wynika, że na poziom samopoczucia pracownika w miejscu pracy wpływa komfortowo urządzona przestrzeń: dobre oświetlenie (najbardziej cenione jest to naturalne), temperatura i możliwość jej kontrolowania, poziom hałasu (im mniejszy, tym lepiej) oraz design biura. Wśród ważnych udogodnień znalazły się: miejsca parkingowe, kuchnie, zielona przestrzeń (tarasy), miejsce do relaksu, miejsce do spotkań (salki konferencyjne), kafeterie, miejsca parkingowe dla rowerów, przedszkola, prysznice. Aby to wszystko pogodzić i stworzyć komfortowe warunki dla wszystkich, w zespole Workplace Solutions pracują również psycholodzy. – Psycholog pomaga zrozumieć pracodawcy, jakie interakcje zachodzą między pracownikami oraz całymi zespołami oraz jak dana przestrzeń będzie wspierać ich potrzeby. Architekci wiedzą, jak projektować zgodnie z pewnymi zasadami estetyki, ale nie znają się na zależnościach występujących w psychologii środowiskowej. Efektem są biura, w których część przestrzeni nie jest wykorzystywana, bo ludzie nie czują się w nich komfortowo z różnych względów. Z biznesowego punktu widzenia takie w połowie bierne biuro nie jest opłacalne. Psycholog, znający mechanizmy zachowań ludzkich w różnych środowiskach, jest w stanie podpowiedzieć, co się sprawdzi w danej przestrzeni i czy będzie ona dobrze odebrana przez pracowników – opowiada Bogusz Parzyszek.

Biuro na miarę potrzeb

Oczekiwania najemcy powoli stają się zatem oczekiwaniami jego pracowników. Powstające obiekty biurowe w Polsce są od początku wyposażane w najnowsze rozwiązania, odpowiadające nawet najbardziej wybrednym. Standardem staje się również certyfikowanie budynków. Młodszym obiektom jest nieco łatwiej. Gorzej mają się starsze biurowce, bo przy obecnej konkurencji muszą wyróżniać się czymś więcej. – Jest kilka czynników, które deweloperom pozwalają zdobyć przychylność najemcy. Z mojego doświadczenia wiem, że przy wyborze biura liczy się głównie lokalizacja, ale jest szereg innych istotnych kwestii. Bardzo ważny jest zespół opiekujący się danym najemcą (również po podpisaniu umowy), serwis techniczny dostępny od ręki, a ponadto spersonalizowana obsługa. W nowo oddanym budynku Nimbus funkcjonują np. pokoje dla matki z dzieckiem. W innych naszych lokalizacjach znajdują się bankomaty, paczkomaty, a nawet pralniomaty. Uruchomiliśmy także autobusy, które dowożą pracowników biur do węzłów komunikacyjnych. To wszystko wpływa na komfort pracy w biurowcu – wymienia Magdalena Kowalewska. I dodaje, że w starszych obiektach to jakość opieki nad klientem jest decydująca. – Z jednej strony liczą się techniczne uwarunkowania budynku, z drugiej responsywność, opieka i zainteresowanie, jakimi deweloper/zarządca otacza swoich najemców. W przypadku relokacji liczy się bowiem atmosfera i stosunki panujące między najemcą a wynajmującym. Stąd tak ważne jest, aby docenić naszego partnera. W tym celu organizujemy tzw. common property walks – spacery z klientem po biurowcu. Uzyskujemy wówczas informację, co jeszcze można usprawnić, jakie udogodnienia wprowadzić – podsumowuje Magdalena Kowalewska. Aby przekonać się, co czuje klient modernizujący biuro lub zmieniający lokalizację, firma doradcza Colliers International zdecydowała się przeprowadzić operację na własnym organizmie. Najemca Metropolitana jest w trakcie przebudowy swojego biura, które zostanie zaaranżowane zgodnie z indywidualną koncepcją powstałą po konsultacjach z pracownikami. – Włączyliśmy naszych pracowników w działania związane z modernizacją biura. Wysłaliśmy do nich ankietę, powstały grupy robocze, które miały wpływ na wygląd biura i jego aranżację. Przed przystąpieniem do prac nad projektem mierzyliśmy wykorzystanie procentowe naszej powierzchni: biurek, sal konferencyjnych, pomieszczeń wspólnych. Dodatkowo powołaliśmy zespoły robocze, których przedstawiciele reprezentowali poszczególne działy i wnieśli bardzo dużo w powstawanie projektu – podkreśla Monika Rajska-Wolińska, partner zarządzający Colliers International w Polsce. Firma w nowym biurze nie zdecydowała się na wprowadzenie modelu typu „hot desk”. Powierzchnia jest urządzana zgodnie z koncepcją „flexible workplace”. – Koncept dopasowaliśmy do oczekiwań pracowników. Z badania wynikało jasno, że ludzie chcą przebywać w biurze, cenią kontakt z drugim pracownikiem i potrzebują go w codziennym działaniu. Dlatego na etapie koncepcji dążyliśmy do stworzenia przyjaznej, otwartej przestrzeni, przedzielonej jedynie naturalnymi barierami. Przestrzeń dopasowaliśmy do specyfiki pracy konkretnych działów. Inaczej pracuje się bowiem w księgowości, a inaczej w zespole brokerskim. Żeby zminimalizować wysokie natężenie hałasu, wydzieliliśmy pomieszczenia przypominające budki telefoniczne. Partnerzy firmy mają teraz jeden wspólny pokój, co sprzyja wewnętrznej komunikacji. Pracownicy wyposażeni będą w laptopy, dzięki czemu – w zależności od bieżących potrzeb – będą mogli pracować w różnych częściach biura – opowiada o nowej aranżacji szefowa polskiego oddziału Colliers. W odnowionym biurze powstało także dużo więcej salek konferencyjnych dla 2-5 osób, ponieważ badanie wykorzystania powierzchni wykazało braki w tym zakresie. O wystrój tych pomieszczeń zadbali pracownicy – każdy zespół zaaranżuje swój pokój zgodnie z charakterem prowadzonych działań. Zaplanowano więc salki w klimacie np. sklepu czy magazynu. Są one objęte systemem rezerwacji, który stworzył jeden z informatyków pracujących w Colliers. Ponadto powstaną pokoje do relaksu, gdzie znajdą się piłkarzyki, kanapa, fotel do masażu. Już funkcjonuje w pełni wyposażona, przestronna kuchnia. Zaplanowano również wewnętrzną kawiarnię w domowym stylu, gdzie np. klienci będą mogli poczekać na spotkanie. – Postanowiliśmy przejść ten proces, aby na własnej skórze przekonać się, jak on przebiega. Remont biura był dla nas cennym doświadczeniem. Dzięki niemu będziemy mogli naszym klientom opowiedzieć o plusach i minusach oraz o trudnościach, z jakimi mogą się zetknąć, wdrażając koncepcję „flexible workplace”. A jest ich niemało. Urządzanie nowej przestrzeni to proces długi. Trwa zwykle około 1,5 roku. Do tego dochodzą ustalenia z pracownikami, próba pogodzenia różnych interesów. W przypadku „flexible workplace” ważne jest, aby nie kopiować pomysłów wprost z zachodnich koncernów, ale uszyć biuro na miarę własnych potrzeb – dodaje Monika Rajska-Wolińska.

Przypadek Providenta

Ciekawą aranżację wcieliła w życie firma Provident, która w warszawskim biurowcu Gdański Business Center firmy HB Reavis zajmuje dwa piętra – ponad 4 tys. mkw. Jej nowa siedziba funkcjonuje od lipca, kiedy to firma przeprowadziła się z wcześniej zajmowanej lokalizacji w International Business Center. – Projekt zaczął się w styczniu 2013 roku. Zapoczątkowało go badanie wykorzystania przestrzeni biurowej w naszej poprzedniej siedzibie w celu określenia potrzeb pod nową lokalizację. Trwało ono dwa tygodnie. Wszystko odbywało się z uwzględnieniem charakteru pracy wykonywanej przez daną grupę pracowników. Kolejnym etapem była ankieta, którą wypełniali nasi pracownicy. Otrzymaliśmy 70 proc. wypełnionych ankiet ze wszystkich rozesłanych do pracowników, czyli około 360. Częścią całego procesu były także warsztaty z zarządem oraz menedżerami największych zespołów. Prowadzone były również warsztaty z pracownikami różnego szczebla – podkreśla Radosław Wierzchowski, dyrektor departamentu zarządzania majątkiem, Provident. Co zdecydowało? – Wybierając biuro, wzięliśmy pod uwagę wiele aspektów. Decyzja zapadła na poziomie centrali, natomiast rekomendacja wyszła z polskiego oddziału i została zaakceptowana przez grupę. Nowe biuro musiało być dobrze skomunikowane. Patrzyliśmy na możliwość dojazdu różnymi środkami transportu: komunikacją miejską, samochodem i rowerem. Pytaliśmy o parking – mamy flotę
140 samochodów i potrzebowaliśmy tyle samo miejsc parkingowych w budynku, aby nasi pracownicy nie musieli ich szukać po okolicy. Interesowały nas tylko budynki minimum klasy A, certyfikowane. Ponadto efektywny układ piętra, pozwalający na dużą elastyczność w aranżacji wnętrza – wymienia Radosław Wierzchowski. Zespół przygotował się do relokacji solidnie i z przeprowadzonej ankiety wysnuł wnioski, które stały się kluczem do aranżacji nowego wnętrza. – Jesteśmy otwarci na potrzeby pracowników, a przestrzeń w dawnym biurze bardzo hierarchizowała strukturę firmy. Członkowie zarządu, senior i junior menedżerowie mieli własne pokoje, co utrudniało relację z zespołem, nie wspierało procesów biznesowych i konsumowało dużą ilość powierzchni. Pojawiły się strefy martwe, zupełnie niewykorzystane. Chcieliśmy, żeby nowe biuro żyło, miało pazur i energię. Mieliśmy zbyt mało sal konferencyjnych, a istniejące były zbyt duże. Podobnie jak recepcja, która nie odpowiadała charakterowi firmy. Brakowało również stref socjalnych i networkowych, gdzie pracownicy mogą się spotkać i porozmawiać w nieformalnej atmosferze – kontynuuje Radosław Wierzchowski. Na te wskazówki Provident zareagował m.in. poprzez wprowadzenie aranżacji zonal space – to rodzaj open space’u, w którym poszczególne zespoły są oddzielone od siebie naturalnymi barierami: salkami konferencyjnymi, przepierzeniami, meblami. – Nie odpowiadała nam forma dużej hali, jak w przypadku open space, gdzie zespoły się mieszają, wzrasta poziom hałasu, a funkcjonowanie w takiej przestrzeni staje się meczące. Zonal space łączy pracowników z konkretnego działu, ale jednocześnie oddziela od innych. Zrezygnowaliśmy z pokojów. Nawet członkowie zarządu mają biurka przy swoich działach. Zaaranżowaliśmy ponadto 29 salek spotkań. Teraz są one mniejsze, bardziej dopasowane do potrzeb. Dominują te 3-, 4-osobowe. Jest kilka salek 12-osobowych, które można ze sobą łączyć. Mamy dwanaście specjalnych mebli akustycznych, które lepiej absorbują dźwięk. Są one wygłuszone, wyposażone w stolik, można w nich spokojnie rozmawiać – zostały zaprojektowane specjalnie dla nas i z naszym udziałem. Zainwestowaliśmy także w wyciszenie całego biura specjalnymi płytami sufitowymi, parawanami, panelami akustycznymi oraz wykładziną – chwali się Radosław Wierzchowski. Obecnie każdy pracownik Providenta ma swoje biurko. – Testujemy rozwiązania, które odwiązują pracownika od biurka: elastyczne formy pracy, home office, praca zdalna. Te kroki wynikały z rezultatów badania: mieliśmy dokładne informacje, ile biurek, przez jaki czas jest wykorzystywane. To pozwoliło nam zmniejszyć ilość powierzchni oraz wyprowadzić menedżerów z ich pokoi do zonal space. Ich biurka były czasem przez 70 proc. dnia pracy wolne – zaznacza Radosław Wierzchowski. Dzisiaj pracownicy są zadowoleni. – W całym biurze działa bardzo dobre Wi-Fi. Ponadto salki mają specjalny system rezerwacji połączony z programem Outlook, co umożliwia łatwe i szybkie zamówienie konkretnego pomieszczenia na spotkanie. Pracownicy mają do dyspozycji sprzęt audio i wideo dobrej klasy. Mogą popracować w skupieniu w pomieszczeniach do pracy cichej. Kuchnia i strefa network po połączeniu oferują przestrzeń, gdzie mogą zebrać się wszyscy pracownicy biura na ogólne zebrania. Mamy również dobrej klasy oświetlenie ledowe oraz rolety w przypadku ostrego słońca – wymienia zalety biura. Ponadto pracownicy (tzw. design crew) decydowali o kolorze ścian, designie przestrzeni. – Przeprowadzając się tutaj, zaoszczędziliśmy. Zastosowane w budynku rozwiązania ekologiczne sprawdzają się – obiekt zużywa mniej prądu, co się przekłada na obniżenie opłat eksploatacyjnych. Ponadto ta działka jest własnością inwestora, co znacznie odciąża opłatę eksploatacyjną – zauważa Radosław Wierzchowski. Provident przeciera szlaki i oferuje swoim pracownikom pracę w przestrzeni, którą sami mogli stworzyć. Takie działania podjęły również firmy z nieruchomościowego ogródka: Skanska czy CBRE oraz inni, np. Grupa Saint-Gobain czy Jeronimo Martins. ν