Wydanie:
polskienglish
zaloguj się | rejestruj konto
poprzedni
następny
Cube ma nowego właściciela

reklama

Activity Based Working, czyli modernizacja biura IG Group

Activity Based Working, czyli modernizacja biura IG Group

Zmiana czegoś, co jest dobre, na coś jeszcze lepszego zawsze będzie wyzwaniem. Tak było z biurem Grupy IG, świadczącej usługi finansowe. Wynikało to przede wszystkim z faktu, że większość pracowników krakowskiej siedziby było zadowolonych z miejsca, w którym pracuje. Nie mniej podczas analiz przeprowadzonych przez Cushman & Wakefield okazało się, że jest kilka aspektów, nad którymi warto popracować, aby nowa siedziba w pełni odpowiadała potrzebom firmy.

W ciągu całego swojego życia w biurze spędzamy łącznie prawie 6 lat. Dlatego jest to jeden z najważniejszych zasobów firmy, mający wpływ zarówno na jej wizerunek, jak i zaangażowanie pracowników. Mimo licznych badań pokazujących, że odpowiednio zaprojektowana przestrzeń do pracy podnosi efektywność zespołu, przekłada się na jakość pracy oraz pełni rolę dodatkowego motywatora, wiele firm nadal nie przykłada należytej uwagi do aranżacji biura. Na tle lokalnego rynku polski oddział firmy IG Group jest chlubnym wyjątkiem. I to nie tylko dlatego, że firma postanowiła spojrzeć na swoje biuro od nowa i wprowadzić zmiany, które podniosą komfort pracowników. Spółka podjęła taką decyzję, pomimo że znaczna część zespołu była zadowolona z poprzedniego miejsca pracy.

Krakowski oddział IG jest obecnie w fazie intensywnego rozwoju. Powiększa się zespół firmy a jej styl pracy zmienia na bardziej mobilny, dlatego postanowiło spojrzeć świeżym okiem na przestrzeń, w której funkcjonuje firma. Pracownicy nie zgłaszali zastrzeżeń co do biura, ale funkcjonalnie i organizacyjnie przestało ono przystawać do tempa, w jakim działa spółka - wyjaśnia Aleksander Szybilski, Associate w dziale Workplace strategy firmy Cushmann & Wakefield. Co ważne i unikalne w skali kraju – zmiany musiały wynikać z rzeczywistych potrzeb pracowników, a nie rynkowej mody czy wizji przełożonych. Punktem wyjścia do tworzenia nowego miejsca pracy stały się więc badania potrzeb zespołu oparte zarówno o indywidualne wywiady z przedstawicielami poszczególnych działów, jak i rozmowy z pracownikami w ramach grup focusowych, podczas których każdy miał możliwość płynąć na przyszłe zmiany. Zestawienie tych dwóch elementów pozwoliło nam wyodrębnić obszary, które wymagały przebudowy lub usprawnienia.


Wizualną modernizację siedziby firmy IG powierzono polskiemu oddziałowi firmy Bene, europejskiego lidera innowacyjnych koncepcji biurowych. Aby sprostać wymaganiom projektu, w zmienionym biurze firmy IG wykorzystane zostały najnowsze systemy i rozwiązania, oferowane przez Bene. Część z nich właśnie w Krakowie miała swoją premierę na polskim rynku.

Komfort pracy koncepcyjnej i potencjał spotkań zespołowych

Wnioski z badania przeprowadzonego przez Cushmann & Wakefield ujawniły zarówno potrzebę rozplanowania na nowo przestrzeni zajmowanej przez poszczególne zespoły firmy IG jak i wdrożenia rozwiązań, które usprawnią realizację codziennych zadań. Jedną z przyczyn jest zmiana stylu pracy podążająca w kierunku współpracy z małych zespołach i grupach projektowych. Badanie wykazało, że w 83% zgłaszanych spotkań uczestniczą nie więcej, niż 4 osoby. Dlatego niektóre ze standardowych sal konferencyjnych zostały przekształcone w sale typu tzw. „drop in”. Te mniej formalne pokoje z miękkimi meblami bardziej przypominają domowy salon niż pokój biurowy. Co ważne, aranżacja nowego biura zakładała przenikanie się przestrzeni roboczych i miejsc do spotkań czy pracy koncepcyjnej. Zostały one wydzielone, wyposażone w odpowiednie rozwiązania akustyczne i zlokalizowane w pobliżu biurek, umożliwiając tym samym swobodny wybór optymalnego miejsca do pracy. Z drugiej strony w rozmowach ze wszystkimi członkami zespołu pojawiła się potrzeba stworzenia nowych, funkcjonalnych i dostępnych od ręki przestrzeni do szybkich spotkań czy burz mózgów, wyposażonych w takie akcesoria, jak tablice suchościeralne i ściany z możliwością przypinania notatek. Chcąc oszczędzić inwestorowi kosztownej i czasochłonnej przebudowy całego biura, firma Bene zastosowała najnowsze rozwiązania typu room-in-room, pozwalające wydzielić przestrzenie do spotkań. Dzięki temu wnętrze zachowało otwarty charakter zgodny z filozofią firmy zakładającą takie same warunki bez względu na stanowisko, dzielenie zasobów i współpracę.

Aranżacja biura firmy IG była ciekawym wyzwaniem, tym bardziej, że poprzeczka została ustawiona naprawdę wysoko. Chcieliśmy sprostać wymaganiom stawianym przez inwestora, jednocześnie nie skazując go na przebudowy i remonty związane z tworzeniem kolejnych pokoi spotkań. Potrzebowaliśmy kompleksowego systemu stanowiącego bazę całej zmiany. Zdecydowaliśmy, że fundamentem projektu będą ścianki NOOXS – system grubych (15 cm) i wysokich (240-260 cm) ścian modułowych o właściwościach akustycznych i wygradzających przestrzeń. Wyposażyliśmy je w zależności od potrzeb w monitory, listwy elektryczne i tablice suchościeralne. Taki zabieg pozwolił stworzyć przestrzenie oddzielone wizualnie i akustycznie. Ponadto wykorzystując ten sam system stworzyliśmy pomieszczenia do rozmów telefonicznych, które są jednocześnie pełnowartościowymi miejscami do pracy, wyposażonymi w oświetlenie i wentylację – opisuje projekt Mateusz Małachowski, Architect/Planner firmy Bene. Zastosowanie ścianek NOOXS dało inwestorowi komfort uniknięcia robót remontowych, a szybkość montażu zapewnia elastyczność i możliwość ich szybkiej relokacji w razie zmiany koncepcji biura. Zastosowane rozwiązania dodały także nowych możliwości w już istniejącej przestrzeni i wypełniły ją kolorem.


Ścianki NOOXS wprowadziły tak cenne przestrzenie do pracy zespołowej, a także wizualnie ożywiły nowe biuro. Mnogość rodzajów wykończeń dała Bene swobodę wizualnego wydzielenia poszczególnych przestrzeni za pomocą różnych tapicerek i melamin. Mając taką podstawę, firma skupiła się na dopełnianiu projektu odpowiednimi rozwiązaniami podnoszącymi komfort pracy. Przestrzenie wydzielone ściankami NOOXS zostały uzupełnione akustycznymi siedziskami produkowanymi przez Bene i partnerów takimi jak fotel Wing Chair czy Oppo. Jednym z wyzwań, przed którym stanął wykonawca nowego biura firmy IG było stworzenie strefy kreatywnej. W tym celu narożna wnęka biura wydzielona została ścianami tapicerowanymi na kolor pomarańczowy i wyposażona w innowacyjne moduły PIXEL, dające szereg możliwości rearanżacji. W zależności od bieżących potrzeb, uczestnicy spotkania będą mogli samodzielnie, w szybki i łatwy sposób zmienić strefę kreatywną w miejsce prezentacji, stół roboczy czy przestrzeń odpoczynku.

Podążając za trendami – Activity Based Working

Ze względu na rozwój firmy, wykorzystanie nowych technologii, coraz większą mobilność pracowników i wprowadzenie polityki home office, przy okazji modernizacji firma IG zaplanowała także wprowadzanie stopniowych zmian w sposobie pracy i użytkowania przestrzeni biura. Modernizacja stała się okazją do wsparcia Activity Based Working. Jak wyjaśnia Aleksander Szybilski, podstawą takiego podejścia jest zapewnienie odpowiedniej liczby pomieszczeń typu focus roomy, budki telefoniczne czy pokoje do cichej pracy, otwarte przestrzenie do pracy zespołowej oraz desk-sharing. O ile kwestie związane z dodatkowymi powierzchniami wspólnymi nie budzą kontrowersji, o tyle optymalizacja liczby stanowisk pracy często spotyka się z oporem pracowników. Z raportu Unwork wynika, że wykorzystanie stacjonarnych stanowisk pracy nie przekracza 45%. Zawsze jakaś część pracowników przebywa na urlopie, pracuje z domu, odbywa służbowe podróże albo uczestniczy w szkoleniach lub spotkaniach poza biurem. Poprzez zmniejszenie liczby tradycyjnych stanowisk do pracy można w lepszy sposób wykorzystać przestrzeń oraz zapewnić pracownikom swobodę wyboru miejsca w zależności od wykonywanej pracy. Badania firmy Cushmann & Wakefield pokazały bowiem, że w zależności od działu w ciągu dnia nie wykorzystane pozostaje od 15% do nawet 40% dostępnych miejsc roboczych. Firma Bene stanęła więc przed wyzwaniem stworzenia miejsc, które zachęcą pracowników do dzielenia zasobów i jednocześnie zapewnią komfort korzystania z przestrzeni wspólnych w biurze.

Dla jak najlepszego zagospodarowania przestrzeni zdecydowaliśmy, że część miejsc indywidualnej pracy będzie mogła być wykorzystana również jako hot-deski. W te potrzeby idealnie wpisały się stanowiska Bene Dockland. W podobny sposób wykorzystaliśmy także budki The Hut, służące przede wszystkim do prowadzenia dyskretnych rozmów telefonicznych i videokonferencji – mówi Mateusz Małachowski. Przy okazji modernizacji inwestor chciał również odświeżyć i ożywić kolorystycznie całe wnętrze. Dlatego tam, gdzie nie było konieczności stosowania wysokich ścianek wykorzystaliśmy stojące panele akustyczne ScreenIT lub dekoracyjne, robiące duże wrażenie Airflake. Na meblach, panelach i ścianach użyliśmy kolorów intensywnych, a ich zestawienia stanowiły barwy uzupełniające. Do podkreślenia akcentów kolorystycznych wykorzystaliśmy rozsiane po biurze dodatkowe siedziska StandUp i Ballz. Dzięki temu udało nam się zerwać z monotonią poprzedniego biura i dotrzeć do młodego zespołu, podkreślając innowacyjny styl pracy IG.


A jak na zmiany zareagowali sami pracownicy? Po zapoznaniu i oswojeniu nowej przestrzeni zespół firmy IG ponownie wziął udział w ankiecie satysfakcji przeprowadzonej przez Cushmann & Wakefield, dotyczącej użytkowania nowego biura. Jak podkreśla Aleksander Szybilski, jej wyniki wypadły bardzo pozytywnie choć pojawiły się pewne elementy wymagające poprawy. Konsultowanie zmian z pracownikami i szukanie najlepszych rozwiązań jest ważnym elementem procesu tworzenia nowej przestrzeni do pracy. Wyzwaniem często jest bowiem nie odpowiednie wyposażenie biura, ale zmiana nawyków jego użytkowników. W przypadku biura IG wprowadzane modernizacje są wypracowywane w toku konsultacji i dotyczą na równi całego zespołu. Potwierdza to także Irmina Naguszewska, Facility Manager firmy IG.

Krakowski oddział IG Group to jedno z dwóch największych biur w grupie. Zależało nam, aby poprzez ten projekt dostosować jego funkcjonowanie do globalnych standardów reprezentowanych przez naszą firmę. Głównym założeniem zmian było spojrzenie na przestrzeń biurową oczami pracownika - usprawnienie pracy między zespołami, a także wsparcie pracowników wykonujących swoje zadania mobilnie. Jednocześnie była to świetna okazja dla krakowskiego biura do zbudowania lokalnego wizerunku firmy jako dynamicznego, otwartego na współpracę pracodawcy. Badania przeprowadzone przez Cushmann & Wakefield pozwoliły nam wspólnie z pracownikami nakreślić główne cele zmian, a współpraca z firmą Bene z sukcesem je zrealizować. Jesteśmy zadowoleni z wdrożonych rozwiązań. Dzień po dniu nowe biuro zachęca zespół do wspólnej pracy, tworząc nowoczesne i przyjazne środowisko dla dotychczasowych i nowych pracowników.

Newsletter
Jeśli chcesz mieć więcej informacji tego typu, zapisz się na newsletter


reklama
reklama

konferencje

5. Konferencja Inwestycje na Rynku Nieruchomości Komercyjnych
4. Turniej Tenisa Stołowego
25. Doroczna Konferencja Rynku Nieruchomości Komercyjnych
Eurobuild Awards 2019
reklama

reklama
O nas Kontakt Polityka prywatności Archiwum Newsletter
Copyright 2017 EuroCEE. All rights reserved.