Dłuższe umowy, droższe fit-outy

Biuro pozostaje strategicznym narzędziem według 90 proc. ankietowanych przez nas firm. W wyniku wzrastania na znaczeniu elastyczności, autonomii i różnorodności wiele podmiotów wykorzystuje bieżący moment, żeby zredefiniować swój model pracy i zaoferować pracownikom większą elastyczność niż kiedykolwiek wcześniej, ale w centrum zawodowego życia cały czas pozostanie biuro. Trzeba się liczyć z tym, że jego forma, funkcja, wielkość i jakość ulegną jednak zmianie. Najemcy chcący zaadoptować nowe standardy rynkowe i związane z nimi oczekiwania pracowników, muszą się liczyć ze zmianami w warunkach najmu.

Przeprowadzone wśród naszych globalnych klientów badanie, w którym wzięły udział 373 firmy zatrudniające łącznie niemal 10 mln osób na świecie, wskazuje, że 90 proc. ankietowanych uważa biuro za strategiczne narzędzie dla swojej firmy. Bardzo jednak ważne jest, że forma, funkcja, jakość i wielkość biur ulegnie zmianie. Z ankiety wynika, że nieco ponad jedna trzecia respondentów (35 proc.) spodziewa się zmniejszenia wielkości swoich globalnych portfeli biur w ciągu najbliższych trzech lat, przy czym taka sama część oczekuje, że wielkość ich portfela powierzchni biurowej pozostanie na niezmienionym poziomie. Z kolei około 30 proc. respondentów przewiduje powiększenie ilości wynajmowanej powierzchni w związku z rozwojem działalności i wejściem na nowe rynki.

Biorąc pod uwagę rolę biura jako strategicznego narzędzia HR-owego, jeszcze przed pandemią zauważalne było podnoszenie standardu wykończenia powierzchni przez najemców. Pandemia z pewnością przyspieszyła przejście na bardziej elastyczne warunki pracy, ale pracownicy byli już niezadowoleni ze swojego środowiska pracy na długo przed wybuchem pandemii. Biura były projektowane jako duże przestrzenie typu open space bez wydzielanych stref, które przy dużym zagęszczeniu tworzyły hałaśliwe, rozpraszające i niezdrowe otoczenie, wpływające na obniżenie nastroju i produktywności. Pandemia dodatkowo narzuciła to, że pracodawcy chcąc zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom musieli wdrożyć dodatkowe rozwiązania, które spełniałyby wymogi sanitarne. O ile obostrzenia zostały już dawno zniesione zmiany w sposobie funkcjonowania biur i oczekiwania pracowników w tym zakresie pozostały. Pomimo, że już od kilku lat obserwujemy jak systematycznie wprowadzane były zmiany w projektowaniu przestrzeni biurowych, aby tworzyć miejsca skoncentrowane na ludziach i sprzyjające współdziałaniu, dopiero pandemia wymusiła zmianę sposobu w jaki pracujemy prawie z dnia na dzień, co znacznie przyspieszyło i długofalowo wpłynęło na zmianę funkcji jakie pełni biuro.

W efekcie powyższych przemian coraz więcej firm zaczęło przywiązywać wagę do wyglądu, estetyki oraz funkcjonalności swoich biur, co jednakże przekłada się również na koszty jego wykończenia. Najemcy muszą mieć świadomość, że pandemia i wojna w Ukrainie znacząco wpłynęły na sytuację w sektorze budowlanym. Trudności z pozyskaniem materiałów budowlanych, w następstwie zerwanych łańcuchów dostaw, ich dynamicznie rosnące ceny, a także problemy z siłą roboczą w związku z naborem ukraińskich pracowników do armii i ich wyjazdem sprawiły, że oprócz tego, że realizacja kontraktów na wykończenie powierzchni może ulec wydłużeniu, to firmy muszą wkalkulować wyższe koszty ponoszone na wykończenie swoich biur.

W przypadku umów na okres pięciu lat właściciele nieruchomości, w ramach zachęt, oferują najemcom na wykończenie ich biura 500 euro/mkw. O ile jeszcze przed wybuchem pandemii to wystarczało, o tyle teraz trudno się zmieścić w tej kwocie. Klienci mają do wyboru, albo dopłacić sami do fit-outu, albo podpisać umowę najmu na dłuższy okres. Przy podpisaniu takiej umowy na sześć lat, deweloperzy są gotowi ponieść koszty wykończenia biura nawet do poziomu 700 euro/mkw. Jeśli najemcy nie zdecydują się na dłuższy okres najmu i nie są również gotowi, żeby dopłacać, wynajmujący mogą przekonwertować zachęty w postaci zwolnień z czynszu na poczet kosztów ponoszonych na fit-out. Koszt cały czas leży po stronie najemcy, jednakże nie trzeba go ponosić na samym początku umowy i w jednej transzy.

W obliczu powyższych wyzwań najemcy pozostają elastyczni i są skłonni podpisywać umowy na okres sześciu lat argumentując to tym, że różnica pomiędzy okresem pięcio-, a sześcioletnim jest niewielka, a oszczędność finansowa zdecydowanie bardziej korzystna. Najemcy szukający biura na okres trzech lat muszą się liczyć z ograniczeniem finansowania fit-outów ze strony właścicieli, którzy przypadku krótkoterminowych umów przeznaczają na ten cel 250 euro/mkw. Taka kwota nie jest wystarczająca, żeby wykończyć biuro od podstaw, ale może wystarczyć na przeróbki na istniejących i już wykończonych powierzchniach.