Polska W poszukiwaniu złotego środka

Obecnie w biurze spędzamy 60 proc. czasu sprzed pandemii. Według 58 proc. pracowników praca z domu sprzyja zadaniom wymagającym koncentracji, a 45 proc. twierdzi, że pracując zdalnie są bardziej produktywni, dlatego oczekują większej elastyczności i autonomii w tym, jak i gdzie pracują. Pracodawcy natomiast starają się znaleźć optymalną równowagę pomiędzy wydajnością i spełnieniem tych oczekiwań.

Zgodnie z wynikami globalnego badania JLL, 87 proc. pracodawców wprowadziło politykę zachęcającą do powrotu do biura, a 33 proc. nałożyło na pracowników obowiązek obecności w siedzibie firmy w różnej formie. Pracodawcy coraz częściej stawiają pod znakiem zapytania przyrost produktywności tak chętnie przypisywany pracy zdalnej w poprzednich latach. Jako najważniejszy powód, dla którego pracodawcom zależy na powrocie do biura wskazują na bezpośrednią współpracę w zespole (87 proc.), budowanie kultury organizacyjnej (61 proc.), a także budowanie relacji w zespole (47 proc.). Wynikiem pracy zdalnej jest ich zdaniem pogorszeniem kreatywności i innowacyjności oraz osłabieniem relacji między współpracownikami.

Perspektywa pracowników prezentuje się odmiennie. Dotyczy to w szczególności elastyczności w zakresie sposobu i miejsca wykonywania pracy. Kiedyś miejscem pracy było po prostu biuro, dziś może to być też salon, kuchnia lub pobliska kawiarnia. Zmianie uległo także spojrzenie na to, gdzie i które zadania można wykonywać efektywniej. Według 58 proc. pracowników zacisze domowe umożliwia większe skupienie, a 45 proc. uważa, że pracując z domu można być bardziej produktywnym. Natomiast biuro pozostaje miejscem, które w pierwszej kolejności daje możliwość porozmawiania na żywo z drugą osobą, szybką wymianę myśli czy uchwycenie tzw. wiedzy ukrytej niezmiernie istotnej w wielu branżach.

Z naszego badania wynika jednoznacznie, że większość pracowników sektora prywatnego w Polsce preferuje model hybrydowy. Chęć pracy z biura do trzech dni w tygodniu wyraziło łącznie 75 proc. ankietowanych. Najwięcej, bo ponad 40 proc. pracowników, wybrałoby pracę w biurze jeden dzień w tygodniu lub mniej, a kolejne 19 proc. chciałoby wykonywać swoje obowiązki stacjonarnie dwa dni w tygodniu. Co ciekawe, istnieje również duża grupa zainteresowana pracą stacjonarną w pełnym lub prawie pełnym wymiarze godzin (tj. cztery-pięć dni) – ci pracownicy stanowili łącznie 25 proc. ankietowanych. Pracodawcy natomiast mają zdecydowanie inny pogląd na obecność w biurze. 38 proc. z nich uważa, że pracownicy powinni być na miejscu cztery lub pięć razy w tygodniu, z naciskiem na pełną pracę stacjonarną. Tak duży rozdźwięk w oczekiwaniach jest przyczyną spięć między pracodawcami a pracownikami. W wielu przypadkach, pracownicy nie stosują się w pełni do narzuconej z góry obowiązkowej frekwencji w biurze. Musimy mieć jednak na uwadze, że praca hybrydowa na tak masową skalę jest dość nową koncepcją, a wszelkie wzory i schematy są na bieżąco ulepszane, aby coraz lepiej odpowiadać nowej rzeczywistości – mówi Mateusz Polkowski, szef Działu Badań Rynku w JLL.

Wbrew powszechnie panującemu przekonaniu, nawet przed pandemią polscy pracownicy nie przebywali w biurze pełne pięć dni w tygodniu. Z naszych analiz wynika, że przed 2020 rokiem obecność w biurze wynosiła przeciętnie 4,1 dnia, co przekłada się na frekwencję na poziomie 82 proc. Taka obecność w biurze była argumentem dla firmy do zapewnienia biurka do pracy dla każdego pracownika, każdego dnia tygodnia – dodaje Jakub Zieliński, szef Działu Strategii Miejsca Pracy i Zarządzania Zmianą w JLL.

Obecnie, czyli cztery lata po wybuchu pandemii, frekwencja w biurze wynosi około 50 proc., a pracownicy spędzają w siedzibie firmy przeciętnie 2,4 dnia, co plasuje Polskę pomiędzy Wielką Brytanią (2,2 dnia) a Holandią (2,6 dnia) i Niemcami (2,9 dnia). Taki sposób korzystania z powierzchni biurowej niesie diametralnie inne podejście do planowania zapotrzebowania na biura oraz projektowania przestrzeni niezbędnych do pracy.

Wprowadzenie pracy zdalnej na szeroką skalę wymusiło implementację nowego modelu współpracy. Dość szybko okazało się jednak, że tu również nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, a każda organizacja musi znaleźć własny „złoty środek”. Nasze analizy potwierdzają, że pracownicy wciąż cenią biuro, jednak równie mocno zależy im na utrzymaniu elastyczności w zakresie miejsca wykonywania pracy. Dlatego tak ważne jest zrozumienie potrzeb i wypracowanie rozwiązań, które będą akceptowane przez obie strony. Wbrew pozorom, wdrożenie dobrze funkcjonującego systemu pracy hybrydowej wymaga czasu jak i poznania specyfiki danej organizacji. Tylko 36 proc. pracodawców globalnie monitoruje, jak pracownicy korzystają z biura. Powoduje to trudności z optymalizacją zapotrzebowania i wykorzystania powierzchni – dodaje Jakub Zieliński.