Styl pracy wymusza zmiany na biurach

Trudno nadążyć za trendami. Zwłaszcza, gdy proces powstawania budynku – począwszy od stworzenia projektu skończywszy na jego realizacji – trwa kilka lat. Rynek biurowy stara się jednak nadążać za zmieniającymi się trendami i stylem pracy, oferując rozwiązania dostosowane do potrzeb najemców.

W czasach automatyzacji, cyfryzacji oraz szybko zachodzących zmian gospodarczych, przedsiębiorstwa starają się unikać długoterminowych zobowiązań. Coraz więcej firm funkcjonuje w oparciu o określone projekty, zmienia się więc charakter pracy, a to powoduje zmiany w podejściu do zatrudnienia. Firmy, które nie mogą przewidzieć, ile osób będą zatrudniać za rok, czy za pięć lat, niechętnie podejmują pięcio- czy dziesięcioletnie zobowiązania dotyczące tradycyjnego najmu biura. Może się bowiem okazać, że centrala firmy zdecyduje się na umieszczenie jednego ze swoich zespołów w Warszawie albo krakowski oddział wygra przetarg na ogromny projekt wymagający dodatkowego zatrudnienia 60 osób od zaraz. Potrzeba elastyczności urosła do takich rozmiarów, że eksperci ds. rynku nieruchomości komercyjnych mierzą się z podobnymi wyzwaniami na co dzień. Jednym z rozwiązań mogą być w tym przypadku zapisy kontraktowe, takie jak możliwość ekspansji czy redukcji powierzchni. Nadal trzeba się jednak liczyć z czasem niezbędnym na realizację takich zapisów i wykończenie powierzchni – a przy obecnej sytuacji na rynku budowlanym, wykończona powierzchnia zostanie dostarczona najwcześniej po kilku miesiącach.

Dla najemców, którzy nie mają tyle czasu, dobrym rozwiązaniem mogą być biura serwisowane i powierzchnie coworkingowe, których rozwój w ostatnim czasie w Polsce bardzo przyśpieszył. Tylko w 2018 roku w Warszawie oddano do użytku prawie 40 tys. mkw. nowych powierzchni coworkingowej. Operatorzy oferują najemcom rozwiązania krótkoterminowe, dając nieograniczone możliwości elastyczności – w przypadku zmiany zapotrzebowania, można dostosować wielkość biura lub liczbę biurek, z miesiąca na miesiąc przedłużyć lub z wypowiedzieć umowę, a z godziny na godzinę zarezerwować dodatkowe sale konferencyjne. Mamy tu do czynienia z wykończonym i umeblowanym biurem, a dostępność takiego rozwiązania pozwala na szybkie podejmowanie decyzji. W tym przypadku, od momentu zidentyfikowania potrzeby najemcy do momentu wprowadzenia się na powierzchnię, mija zaledwie kilka dni.

Walka o talent

Sytuacja na rynku pracy zmieniła się na korzyść pracowników. Obecnie warunki dyktują pracownicy, z których większość stanowią milenialsi. Aby sprostać ich oczekiwaniom, firmy zmuszone są do budowania odpowiedniej kultury organizacji. Według raportu Deloitte’a dot. milenialsów, jednymi z najważniejszych czynników przy wyborze pracodawcy są: pozytywna kultura organizacyjna oraz elastyczność miejsca i czasu pracy. To właśnie odpowiednie biuro ma znaczenie dla tworzenia tej kultury i elastycznego miejsca pracy. W rezultacie, w procesy poszukiwania powierzchni biurowej powinien być angażowany zespół ds. kadr. Aby wyjść naprzeciw rosnącym oczekiwaniom pracowników wobec miejsca pracy, rośnie jakość oferowana najemcom przez deweloperów. To oni prześcigają się, aby uzyskać przewagę konkurencyjną wprowadzając nowe rozwiązania ekologiczne i technologiczne oraz wszelkie inicjatywy wpływające na szeroko pojęty „wellbeing”. Certyfikowanie typu LEED i BREEAM wprowadzono 20 lat temu, dlatego dziś trudno nadal nazywać to rozwiązanie trendem. Nowym modnym certyfikatem jest Well, który ocenia wpływ budynku i biura na zdrowie i samopoczucie użytkownika poprzez monitorowanie jakości wyposażenia i wykończenia powierzchni, ale przed wszystkim powietrza, temperatury i wilgotności.

Dla niektórych certyfikacja nie jest jednak wystarczająca, więc deweloperzy idą krok dalej. Niezwykle atrakcyjnym udogodnieniem są aplikacje budynkowe. To koncept, który w wielu krajach jest już nieodzowną częścią budynku biurowego, w Polsce dopiero się rozwija. Dobrymi przykładami są narzędzia typu SpaceOS lub Connected by Skanska. Aplikacje łączą w sobie różne funkcje – zastępują kartę wejściową, informują o wydarzeniach w budynku, atrakcjach i menu lunchowym. To również wirtualna recepcja służąca do rejestracji gości, jednocześnie informująca o przyjściu osoby odwiedzającej. Synchronizując aplikację z systemem zarządzania parkingiem można wskazać gościom miejsce parkingowe, z którego mogą skorzystać. Aplikacje są na tyle elastyczne, że najemca sam decyduje o jej funkcjonalności, mogąc połączyć ją z systemem rezerwacji sal konferencyjnych lub monitorując wykorzystanie powierzchni biurowej w celu poprawy efektywności.

Czy rynek biurowy nie prześcignął zmian mentalności?

Wprowadzanie zmian do biura jest procesem długotrwałym, wymagającym zmiany w myśleniu pracowników. Moda na tworzenie open space’ów musiała na dobre się rozgościć, aby realna funkcjonalność tego rozwiązania mogła zostać oceniona. Rozwiązanie „one size fits all” idzie do lamusa, najemca chce otrzymać w pełni spersonalizowane rozwiązanie. Dlatego rośnie rola specjalistów zajmujących się strategią środowiska pracy. Dzięki ich obecności w procesie poszukiwania biura można zbadać nawyki pracowników, monitorować efektywność wykorzystania powierzchni i stworzyć koncepcję biura, dostosowanego do zmieniającego się stylu pracy. Rozwiązania przestrzenne muszą iść w parze z kulturą organizacyjną firmy. Jak ma się sprawdzić „agile workplace” w organizacji, w której manager z zegarkiem sprawdza ile godzin pracownik siedzi przy biurku? Rozwój technologii umożliwia przecież pracę z dowolnego miejsca, a pracownik oczekuje od pracodawcy elastyczności i przyzwolenia na pracę zdalną. Biorąc pod uwagę urlopy, choroby i inne absencje, zajętość biurek w typowej organizacji wynosi średnio około 50–80 proc. Idea open space’u nigdy nie brała pod uwagę tego problemu, natomiast tworząc środowisko pracy „agile” można zredukować niską zajętość biurek czy zlikwidować problem związany z nieustannym brakiem sal konferencyjnych na spotkania ad hoc. Dlatego wprowadzany jest „desk sharing” i współczynnik 0,7–0,9 biurka na pracownika przy adekwatnym wzroście liczby alternatywnych miejsc pracy, właśnie takich jak sale spotkań ad hoc czy miejsca do pracy w ciszy. Możemy w ten sposób zoptymalizować wynajmowaną powierzchnię oraz zaprojektować elastyczne biuro bez przypisanych miejsc pracy. Umożliwia to łatwiejszą adaptację w razie zmian zespołowych i pojawienia się dodatkowych prac projektowych. To może być właśnie jeden trend, za którym rynek biurowy nadąży szybciej, niż wymagana zmiana kultury organizacji i mentalności pracowników.