Bądź świadomy, za co płacisz

Po podwyżkach mediów oraz wzroście płacy minimalnej najemcy w biurowcach coraz baczniej przyglądają się rozliczeniu kosztów wspólnych. Nie ma w tym nic dziwnego, skoro w niektórych budynkach opłaty eksploatacyjne dochodzą do blisko 35 proc. obciążeń finansowych wynikających z tytułu najmu. Dlatego renegocjując kontrakt, firmy najmujące powierzchnię biurową coraz częściej decydują się na przeprowadzenie audytu kosztów, który może być punktem wyjścia do dalszych rozmów z właścicielem budynku. Wcześniej najemcy nie przywiązywali tak dużej wagi do kosztów eksploatacyjnych, po prostu płacili rachunki. Jednak po kolejnych podwyżkach, przede wszystkim mediów oraz wynagrodzeń związanych ze wzrostem płacy minimalnej, utrzymanie biura stało się sporym obciążeniem dla firm. Pojawiają się więc kolejne pytania: czy te opłaty mogą być niższe. Po przeprowadzeniu audytu, często okazuje się, że owszem mogą.

Idealnym momentem na przeprowadzenie audytu są m.in. renegocjacje związane z przedłużeniem umowy najmu. W takim wypadku sprawdzamy, czy katalog kosztów w rocznym rozliczeniu jest zgodny z zakresem ustalonym w umowie, pamiętając też o generalnej zasadzie, że najemca ponosi opłaty związane z utrzymaniem budynku, a nie z inwestycjami w biurowiec. W praktyce oznacza to, że nie powinien płacić za takie pozycje, jak naprawa elementów konstrukcji czy elewacji, ani ponosić kosztów przekształcenia użytkowania wieczystego działki, na której znajduje się biurowiec. Jako doświadczeni specjaliści jesteśmy w stanie zweryfikować również, czy stawki za opłaty eksploatacyjne są zgodne ze standardami na rynku, a sposób rozliczenia klarowny.

Jeżeli podczas audytu okaże się, że wysokość niektórych kosztów znacznie odbiega od realiów rynkowych – np. opłaty za sprzątanie czy ochronę są zbyt wysokie, podczas renegocjacji najemca albo jego doradcy mogą poprosić o negocjowanie oferty albo zmianę dostawcy, szczególnie ma to znaczenie w odniesieniu do najemców zajmujących większą powierzchnię. Trudno jest z góry przewidzieć, gdzie pojawią się nadwyżki kosztów, dlatego każdy punkt rozliczenia wymaga dokładnej analizy. Najemca nie zawsze zwróci uwagę na pewne pozycje, ale doświadczony audytor już tak.

Warto pamiętać, że opłaty eksploatacyjne to nie jest worek bez dna. Dlatego negocjując albo renegocjując kontrakt w imieniu klienta zawsze staramy się doprowadzić do domknięcia katalogu kosztów wspólnych. Z doświadczenia wiemy, że pozostawienie w umowie tej kwestii otwartej, może prowadzić do nadużyć. Kolejny krok to zapewnienie sobie kontroli nad zrównoważonym wzrostem opłat, np. przez wprowadzenie limitu podwyżek w zbiorze pozycji zależnych od właściciela nieruchomości. Podpisując aneks albo nową umowę najmu, powinniśmy pamiętać o zawarciu odpowiednich zapisów zabezpieczających interesy najemcy. Ważne jest też, aby wszyscy mieli świadomość, że ustalenie koszyka kosztów wspólnych oraz sposobu ich rozliczenia nie leży wyłącznie w gestii wynajmującego – przeciwnie, prawie zawsze podlega negocjacjom, szczególnie, jeśli chodzi o firmę zajmującą znaczącą powierzchnię budynku.