Wynajęcie biura instytucji państwowej nie takie łatwe

Wynajęcie powierzchni biurowej instytucji państwowej nie jest łatwym zadaniem. Zazwyczaj wiąże się z udziałem właściciela budynku w przetargu na wybór powierzchni, spełnieniem wielu wymagań formalnych, a czasem nawet renegocjacjami umowy z bankiem w zakresie zabezpieczeń umowy najmu. Czy będąc właścicielem biurowca warto zatem starać się o pozyskanie takiego najemcy?

Skutkiem panującej pandemii jest spowolnienie na rynku biurowym. Według najnowszych danych w całym 2020 roku w miastach regionalnych podpisano umowy na ponad 580 tys. mkw., czyli wynajęto o ponad 100 tys. mkw. mniej niż w 2019 roku. Osłabiony popyt i nie w pełni skomercjalizowana nowa podaż wpłynęły na wzrost średniego wskaźnika pustostanów, który na koniec 2020 roku wyniósł 12,7 proc. i był o ponad 3 pp. wyższy niż przed rokiem. Spowolnienie nie było aż tak dotkliwe jak początkowo przewidywano, ale mimo to warto otworzyć się na nowe grupy najemców np. instytucje państwowe. Jest to doskonały moment, ponieważ coraz więcej z nich zaczyna wynajmować powierzchnię poza budynkami będącymi własnością poszczególnych instytucji czy Skarbu Państwa - komentuje Monika Sułdecka-Karaś, partner, dyrektor regionalna, Knight Frank.

Zazwyczaj pierwsze kroki w pozyskaniu instytucji państwowej jako najemcy powinny polegać na znalezieniu informacji o przetargu, dostarczenie w wymaganym terminie potrzebnych dokumentów oraz dostosowanie oferty do wymagań przetargowych. Właściciele budynków biurowych powinni liczyć się z tym, że podmioty te inaczej niż spółki prywatne podchodzą do aranżacji powierzchni najmu. Bardzo często chcą wynająć gotową powierzchnię, która nie wymaga wprowadzenia żadnych zmian czy też dopłaty z ich strony z tytułu kosztów prac aranżacyjnych.

Z naszych obserwacji wynika, że część właścicieli budynków biurowych nie decyduje się na udział w przetargach. Odrzucają możliwość pozyskania wieloletniego i niewątpliwie stabilnego najemcy z powodu niespełnienia kilku kryteriów. Moim zdanie to spory błąd, ponieważ czasem małym nakładem finansowym można dostosować powierzchnię do wymogów przetargowych i pozyskać najemcę nawet na okres 10 lat. Jest to bardzo atrakcyjna perspektywa szczególnie w czasach spowolnienia na rynku nieruchomości biurowych. Zawsze zachęcam właścicieli biurowców do wzięcia udziału w przetargu, a w konsekwencji do zrobienia wyceny ewentualnych modernizacji i dopiero na tej podstawie podjęcia decyzji, czy faktycznie warto zrezygnować - dodaje Anna Patrzyk-Sperzyńska, leasing manager, Knight Frank.

Kolejnym problemem dla niektórych właścicieli budynków biurowych jest płatność czynszu w złotówkach, a nie euro. Ze względu na umowy kredytowe lub przyjętą politykę wynajmu nie mogą się oni na to zgodzić.

Rozwiązaniem tej sytuacji może być renegocjowanie umowy z bankiem finansującym inwestycję. Bardzo często wpisuje się też do umowy najmu kwotę wyrażoną w euro, a płatności dokonuje się w złotówkach po kursie NBP sprzed dnia wystawienia faktury lub zamrożenie tego kursu - dodaje Iwona Kalaga, negocjator, Knight Frank.

Większą elastycznością w kwestii zmiany płatności czynszu z euro na złotówki z pewnością mogą wykazać się lokalni właściciele obecni na rynku nieruchomości od wielu lat, których budynki są w dużym stopniu wynajęte.

Decydując się na rozmowy z państwowym najemcom trzeba mieć na uwadze brak zgody z jego strony na dodanie do umowy praktykowanych na rynku zabezpieczeń w postaci kaucji, gwarancji bankowej, kar umownych i odsetek czy oświadczenia o poddaniu się egzekucji – art. 777 KC. To wszystko może być bardzo trudne do zaakceptowania z perspektywy banku finansującego.

Często zauważam, że właścicieli biurowców do startu w procesie pozyskania instytucji państwowej na najemcę budynku zniechęcają liczne formalności, których należy dopełnić. Przy tej okazji chciałabym zwrócić uwagę, że takie działy jak reprezentacja właściciela są między innymi po to, aby poprowadzić właściciela przez cały proces. Powinny zająć się wyszukaniem oferty przetargowej, wypełnieniem dokumentów, doradzeniem w jaki sposób dostosować przestrzeń do wynajęcia, pomóc podjąć ostateczną decyzję o sensowności udziału w przetargu czy też wynajęciu powierzchni - mówi Monika Sułdecka-Karaś.

Jednym z największych plusów posiadania najemcy państwowego w swoim budynku jest niemożliwość jego bankructwa. W praktyce oznacza to brak problemów z płatnościami zobowiązań wynikających z umowy najmu.