Tetris szeroko otwarty
O tym, jak przeprowadzić proces aranżacji wnętrza w sposób transparentny, wiarygodny i korzystny dla klienta dyskutowali eksperci podczas śniadania biznesowego organizowanego przez Eurobuild Conferences oraz firmę Tetris Poland.
Około 70 przedstawicieli rynku, inwestorów, najemców, doradców i architektów przybyło na spotkanie organizowane w warszawskiej restauracji Stixx przy placu Europejskim. Pytanie wyjściowe zawarte w tytule spotkania, czyli „Jak przeżyć duży projekt aranżacji wnętrza?”, sugerowało, iż aranżacja to proces niełatwy i wymagający. Że rzeczywiście tak jest, w pierwszej prezentacji przekonywał Radosław Krawczyk, prezes zarządu Dil Polska Baumanagement, spółki specjalizującej się w zarządzaniu procesami inwestycyjnymi w budownictwie. Czerpiąc ze swojego kilkunastoletniego doświadczenia z dużymi projektami, wskazywał pułapki czyhające na osoby zaangażowane w proces oraz możliwe rozwiązania. – Najważniejsze pytanie dla klienta to, czy chce być organizatorem całego procesu, mieć wszystko na głowie i przyjmować całe ryzyko, które z tym się wiąże, czy też kupić sobie spokój, oddać najtrudniejszą część podmiotom, które są w tym wyspecjalizowane i mieć tym samym zagwarantowany sukces – mówił Radosław Krawczyk. Mówiąc najprościej, z fit-outem jest jak z kupnem sukienki czy garnituru – w większości przypadków lepiej jest pójść do sklepu i kupić fajną rzecz, niż samemu zastanawiać się, jak ją uszyć. – Sukces jest wtedy, gdy klient podejmuje najprostsze i zarazem najważniejsze dla siebie decyzje, a nie zajmuje się problemami – zaznaczył Radosław Krawczyk.
Następnie głos zabrał Rajmund Węgrzynek, dyrektor zarządzający firmy Tetris, który w swojej prezentacji uwypuklił zalety modelu projektuj i buduj, czyli design & build. – W porównaniu z tradycyjnym modelem, gdzie architekt, wykonawca i inni podwykonawcy to odrębne podmioty, model design & build niesie znaczne oszczędności czasowe. Przyspiesza decyzje i analizę zmiennych. W aranżacji średniej wielkości biura może skrócić to prace o około 35 dni. To naprawdę dużo – powiedział Rajmund Węgrzynek. Przedpołudniową sesję dopełniła prezentacja na temat realizacji inwestycji w modelu otwartych ksiąg rachunkowych, czyli open book. Tym razem mikrofon przejął drugi dyrektor zarządzający firmy Tetris, Paweł Brodzik. W odróżnieniu od najczęściej spotykanej na rynku sytuacji, gdy wykonawca otrzymuje kwotę ryczałtową za realizację projektu i w tej kwocie ukryta jest jego marża, tu mamy do czynienia z jawnością wydatków. Marża wykonawcy jest z góry ustalona, a klient ma wgląd we wszystkie pozostałe wydatki i może o nich decydować poprzez wybranie różnych wariantów wykonania. – To mechanizm transparentny, bo koszty są znane i podlegają wyłącznie redukcji. To metoda wiarygodna, bo firma taka, jak Tetris określa jasno swoje wynagrodzenie. Nie jest ono sekretem, więc możemy skupić się na tym, by optymalizować budżet – mówi Paweł Brodzik. Jak tłumaczy dyrektor firmy Tetris, w modelu inwestycyjnym, który jest pakietowy, zamiast jednego przetargu na generalne wykonawstwo mamy kilkanaście małych przetargów – na prace budowlane, instalacyjne, elektryczne, meble i inne. – Z praktyki wynika, że takich pakietów w standardowym procesie fit-outowym może być około piętnastu. To oznacza piętnaście miniprzetargów, każdy z nich analizuje jakąś cząstkę budżetu – mówi Paweł Brodzik. Zaznaczał, że jego firma, biorąc pod uwagę koszty pakietów i swoje własne wynagrodzenie, jest w stanie już na samym początku procesu przewidzieć cenę końcową wraz z marginesem zabezpieczającym ryzyko. – To wszystko usuwa ryzyko związane z budżetem i pozwala skupić się na samym zadaniu – zapewniał Paweł Brodzik.
Po przerwie kawowej spotkano się ponownie na dyskusji panelowej. – Mamy okazję zadawać pytania trudne i niewygodne. Liczę na ciekawe odpowiedzi – zagrzewał do dyskusji moderator Grzegorz Grodzicki, architekt ze studia InSpace Architektci. Brali w niej udział nie tylko przedstawiciele wykonawców i doradców, którzy już wcześniej zabierali głos, ale również przedstawiciele najemców. Agnieszka Karwacka, dyrektor i partner w Deutsche Bank, wskazała, iż kluczem do sukcesu jest analiza wykonalności, którą robi się na początku. – Dzięki bardzo dobrze przeprowadzonej fazie początkowej i jasno określonych oczekiwaniach klient i wykonawca unikają późniejszych rozczarowań – powiedziała Agnieszka Karwacka. Joanna Gajewska-Sokołowska, dyrektor operacyjna – EMEA Center of Excellence, JLL, zaznaczyła, iż design & build świetnie spisało się w przypadku biura JLL w Warsaw Spire, ze względu na to, iż w trakcie realizacji zmieniły się założenia co do wielkości biura. Początkowo miał to być projekt dla 400 pracowników, potem dla 800 czy nawet 1 tys. – W takich sytuacjach design & build się sprawdza, bo siadamy szybko do stołu i mimo że wiemy, iż harmonogram jest bardzo napięty, kombinujemy, co możemy poprawić w istniejącym projekcie i jak przygotować kolejne piętra, aby się zmieścić w budżecie – powiedziała Joanna Gajewska-Sokołowska.
Zadowolenia ze spotkania nie krył Rajmund Węgrzynek, który podkreślił, że jest to dobry moment, by mówić o mało rozpowszechnionym w Polsce modelu realizacji projektów fit-outowych. – Czas na to, żeby mówić, jak naprawdę wygląda proces aranżacji wnętrz. Da się go przeprowadzać jednocześnie w dobrej jakości przy pełnej transparentności i w interesie klienta. Nasz rynek już do tego dojrzał. Niekomplikowanie procesu – przez które rozumiemy wyłożenie na stół informacji o budżecie, wymaganiach i ograniczeniach klienta – pozwala wykonawcy na sprawne działanie i redukuje niepotrzebne ryzyko. Jest to w interesie wszystkich stron: klienta, doradców i wykonawcy – podsumował Rajmund Węgrzynek.
