Polska Komfortowe i bezpieczne biura

Przez ostatnie 18 miesięcy sytuacja w biurach zmieniała się kilkukrotnie – od przechodzenia na pracę zdalną, przez częściowe powroty do pracy stacjonarnej, po wypracowywanie formatów hybrydowych. Docelowy model pracy zależy od specyfiki każdej firmy i tworzącego jej struktury zespołu. Jesteśmy świadkami transformacji, która wpływa na zmiany w funkcjach przestrzeni biurowych i w podejściu do nich, zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. To z kolei przekłada się na pojawianie się nowych trendów w projektowaniu biur. Według ekspertów Tétris, to dopiero początek czekającej nas rewolucji.

Wraz z pojawieniem się pandemii firmy zaczęły zwracać się do nas z pytaniami, jak mogą lepiej zadbać o zdrowie pracowników, jak sprawić, że poczują się oni komfortowo. Eksperymentowaliśmy i uczyliśmy się najlepszych praktyk razem z naszymi zleceniodawcami. Dzisiaj śmiało mogę powiedzieć, że mamy ten temat dobrze rozpracowany - podkreśla Anna Rębecka, senior creative architect, Tétris.

Zmiany w projektowaniu biur wynikają obecnie najczęściej z nowej organizacji biura. Jak podkreślają projektanci Design x Build Tétris, teraz przy ustalaniu koncepcji współpracują między innymi z działami HR – co nie było kiedyś powszechnie stosowane. Istotne stało się dokładne poznanie nowych zwyczajów panujących w firmie – którzy pracownicy pracują z biura na stałe, jaki procent załogi jest w biurze każdego dnia, jakie zespoły współpracują ze sobą, a także jakiego rodzaju zadania są realizowane w biurze, a jakie w modelu łączącym osoby pracujące stacjonarnie i zdalnie. To pozwala na przygotowanie dopasowanego do potrzeb firmy i jej pracowników space planu.

Zaczynaliśmy od wdrażania w biurach rozwiązań zapewniających dystans społeczny. W praktyce okazało się, że oddalone od siebie biurka nie sprzyjają pracy zespołowej i zabierają dużo cennej, ale i nie oszukujmy się, kosztownej przestrzeni. Wypracowaliśmy więc koncepcję, w której pracownicy nie siedzą od siebie daleko, ale za to w mniejszych grupach. Sprawdza się tu idea desk-sharing, czyli tymczasowego zajmowania wolnego biurka. Oczywiście nie dla każdej firmy to rozwiązanie będzie odpowiednie. Najbardziej sprawdzi się ono tam, gdzie pracownicy nie spędzają przy biurku całego swojego czasu pracy – są zaangażowani w spotkania na terenie firmy lub poza nią, pracują częściowo zdalnie, itp. - tłumaczy Anna Rębecka.

Rozwiązanie desk-sharingu, oparte na koncepcji współdzielenia stanowiska pracy jest coraz chętniej przyjmowane przez pracowników. Wpływa na to duża popularność usług umożliwiających dzielenie się różnymi dobrami – mowa tu m.in. o aplikacjach do wynajmu samochodów, skuterów, noclegów czy też miejsc parkingowych. Niemniej jedną z obaw, jaka przytaczana jest przez przeciwników takiego rozwiązania jest strata własnego biurka. Warto tu jednak podkreślić, że pracownicy w zamian otrzymują dużo więcej udogodnień i różnorodnie urządzonych przestrzeni.

Wdrażając biurka współdzielone jednocześnie planujemy w przestrzeni biurowej więcej ukierunkowanych na komfort pracowników rozwiązań i stref dopasowanych do różnych typów pracy jak np. pokoje pracy w ciszy, budki telefoniczne, niewielkie sale do spotkań, przypominające kawiarnie strefy z wygodnymi sofami, miejsca do pracy kreatywnej i projektowej. Pracownik ma możliwość, by niektóre obowiązki wykonać tam, gdzie jest mu po prostu wygodniej. Z naszych doświadczeń wynika, że sprzyja to efektywności - mówi Anna Rębecka.

Jeszcze do niedawna jedną z istotnych funkcji biura była funkcja reprezentacyjna. Odbywały się tu spotkania i negocjacje z klientami. Z myślą o nich projektowane były elementy, które miały wywołać tzw. efekt „wow”. Dlatego projektanci koncentrowali się głównie na wyglądzie recepcji, sal konferencyjnych, gabinetów dyrektorskich czy innych miejsc przeznaczonych do spotkań formalnych. Pandemia wprowadziła nas w erę koncentracji na potrzebach pracowników. Pracodawcy coraz chętniej i częściej inwestują w well-being, a biuro jest obecnie istotnym elementem employer brandingu.

Domowy klimat jest jednym z najsilniejszych trendów w biurowej modzie. Trzeba o nim myśleć już na etapie projektowania, by odpowiednio rozplanować przestrzeń, w której np. kuchnia i jadalnia będą odgrywały istotną rolę. Podczas wykańczania wnętrza ważny jest dobór materiałów, tak by dominowało w nim drewno i tkaniny. Jednym z rozwiązań jest także zastosowanie dużej liczby roślin.

Biophilic design rozwija się bardzo dynamicznie. W naszych projektach rośliny występują tam, gdzie to tylko możliwe i widzimy, że firmy chcą w nie inwestować. Na rynku są dostępne systemy do zdalnego kontrolowania cykli nawadniania i mierzenia wilgotności podłoża – co obniża koszty eksploatacyjne i znacząco ułatwia pielęgnację - zachęca Anna Rębecka.

Jeszcze trochę czasu upłynie zanim na dobre pożegnamy tradycyjne recepcje, ale ze względu na mniejszą liczbę gości w biurach projektanci już szukają alternatywnych rozwiązań.

Obecnie mamy przyjemność pracowania nad wirtualną recepcją. Projekt zaczęliśmy realizować w czasie pandemii i na początku miała ona wyglądać klasycznie. Jednak przy ograniczonych wizytach kontrahentów, ta część biura jest rzadko używana – a przestrzeń można wykorzystać znacznie lepiej. Dlatego wdrożyliśmy tam wirtualne rozwiązania – gość zgłasza swoje przybycie poprzez tablet, a informacja ta przekazywana jest zdalnie odpowiedniej osobie. Pomyśleliśmy tu też o kontroli dostępu po obu stronach. Jednocześnie zmieniliśmy aranżację mebli w pomieszczeniu – wykorzystaliśmy więcej sof, stolików i stołów projektowych, przy których można przeprowadzić spotkanie. Osoba z zewnątrz nie ma kontaktu ze wszystkimi pracownikami, co jest również elementem zwiększającym poczucie bezpieczeństwa - mówi Anna Rębecka.