Polska Warszawski rynek biurowy zmienia układ sił

Do niedawna większość firm rozpoczynała rozmowy z właścicielem biura około rok przed wygaśnięciem obowiązującej umowy. Dziś taki termin już nie wystarcza, ponieważ o tę samą powierzchnię konkurują firmy, którym umowy wygasają w ciągu najbliższych dwóch–trzech lat. W efekcie najemcy zaczynają szukać biur z wieloletnim wyprzedzeniem.

Wczesne rozpoczęcie negocjacji lub renegocjacji dużej umowy najmu pozwala nie tylko dokładnie przeanalizować rynek, ale przede wszystkim odpowiednio skonstruować zapisy umowy, które będą chronić interesy najemcy przez cały okres jej obowiązywania.

Z perspektywy prawnej kluczowe jest zaplanowanie strategii negocjacyjnej z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby najemca nie znalazł się w sytuacji presji czasowej, która osłabia jego pozycję wobec wynajmującego – informuje Michał Gliński., radca prawny i partner zarządzający w kancelarii Wardyński i Wspólnicy.

Wcześniejsze rozpoczęcie poszukiwań biura daje firmom możliwość przeanalizowania pełnej oferty dostępnej na rynku, rozmów z deweloperami na temat projektów będących w budowie oraz wynegocjowania korzystnych warunków pozostania w obecnej siedzibie. Coraz więcej warszawskich firm rozważa również zakup nieruchomości biurowych na własne potrzeby. W obecnych warunkach rynkowych dobrze przygotowana strategia dotycząca nieruchomości stała się jednym z ważniejszych elementów zarządzania ryzykiem operacyjnym.

Czas to najcenniejszy atut najemcy

Sytuacja na warszawskim rynku biurowym stała się na tyle trudna, że nawet rozpoczęcie procesu najmu z kilkuletnim wyprzedzeniem nie gwarantuje znalezienia powierzchni w pełni odpowiadającej potrzebom firmy. Dostrzegają to zarówno duże korporacje, jak i mniejsze przedsiębiorstwa, które usprawniają procesy decyzyjne i zwiększają elastyczność organizacyjną, aby szybciej reagować, gdy pojawi się odpowiednia oferta.

W procesie wynajmu powierzchni w Warszawie wygrywa dziś, nie najwyższa oferta, ale szybka decyzja. Przewagę daje, nie tylko budżet, ale przede wszystkim odpowiednio wcześnie rozpoczęty proces najmu. Firmy, które zaczynają poszukiwania powierzchni z dużym wyprzedzeniem mają do wyboru różne opcje. Jeśli natomiast do zakończenia umowy pozostaje mniej niż rok, przy dużej skali najmu oznacza to dla firmy najczęściej wyłącznie możliwość renegocjacji umowy i pozostanie w tej samej lokalizacji. Jeśli czasu jest więcej analizujemy i porównujemy różne możliwości, także zakup mniejszych budynków biurowych na cele własne firm, o co spływa teraz coraz więcej zapytań - mówi Bartłomiej Zagrodnik, partner zarządzający i CEO Walter Herz.

Popyt nadal przewyższa podaż

Tempo zmian najlepiej pokazuje aktywność najemców. W drugim kwartale 2026 roku na warszawskim rynku biurowym wynajęto ponad 280 tys. mkw. powierzchni, co było jednym z najlepszych wyników kwartalnych w historii rynku. Popyt netto przekroczył 134 tys. mkw., a renegocjacje i przedłużenia umów odpowiadały za 52 proc. całkowitego popytu. Na wynik wpłynęło kilka transakcji obejmujących ponad 10 tys. mkw., a także rosnąca liczba nowych umów na powierzchnie liczące po kilka tysięcy metrów.

Rynek już wcześniej ustanowił rekord. W czwartym kwartale 2025 roku w Warszawie podpisano umowy najmu obejmujące 310 tys. mkw. powierzchni — był to najlepszy kwartalny wynik w historii stołecznego rynku biurowego. W tym okresie renegocjacje i przedłużenia umów odpowiadały za 64 proc. całkowitego wolumenu najmu.

Rekordowy popyt nie rozkładał się jednak równomiernie na całym rynku. Koncentrował się przede wszystkim w zachodnim centrum Warszawy, gdzie dostępne były największe moduły nowoczesnej powierzchni biurowej. W efekcie w ciągu jednego kwartału wskaźnik pustostanów w tym podobszarze spadł o połowę, do zaledwie 3,6 proc.

Brakuje biur z najwyższej półki

Na obecną sytuację na warszawskim rynku wyraźnie wskazuje również poziom i struktura pustostanów. Choć statystycznie wolna powierzchnia biurowa jest nadal dostępna, rzadko odpowiada potrzebom największych najemców. Na koniec czerwca 2026 roku średni wskaźnik pustostanów w Warszawie wynosił 8,5 proc., a w centrum miasta — 4,8 proc.

Obecnie dostępnych jest około 500 tys. mkw. wolnej powierzchni biurowej, jednak znaczna jej część znajduje się w starszych budynkach poza centralnymi lokalizacjami. Taka powierzchnia zazwyczaj nie jest brana pod uwagę przez duże firmy. Najemcy poszukują przede wszystkim nowoczesnych budynków klasy A, położonych w centrum miasta lub w atrakcyjnych lokalizacjach, dobrze skomunikowanych z głównymi węzłami transportowymi.

Luka podażowa ma już charakter strukturalny

Spadek dostępności nowoczesnych biur nie wynika wyłącznie z wysokiego popytu, ale przede wszystkim ze znacznego spowolnienia aktywności deweloperów. Obecnie w Warszawie w budowie jest niewiele ponad 140 tys. mkw. powierzchni biurowej — najmniej od ponad dekady. Według szacunków Walter Herz do końca 2026 roku na rynek trafi mniej niż 30 tys. mkw. nowych biur. W pierwszej połowie tego roku oddano zaledwie 45 tys. mkw. powierzchni.

Jednocześnie realna podaż kurczy się, ponieważ starsze budynki biurowe są wycofywane z rynku lub zmieniają funkcję. Wśród projektów znajdujących się obecnie w budowie są AFI Tower (około 50 tys. mkw.), Upper One (35 tys. mkw.), Skyliner II (23 tys. mkw.), LightOn (23,6 tys. mkw.) i Puławska 533 (około 4 tys. mkw.).

Nawet gdyby dziś ruszyła większa liczba nowych inwestycji, na ich ukończenie trzeba byłoby poczekać kolejne 2–3,5 roku. Oznacza to, że wyraźnego wzrostu podaży biur raczej nie należy spodziewać się przed końcem dekady.

Rynek wynajmującego

Połączenie rekordowego popytu z mocno ograniczoną podażą wyraźnie zmienia układ sił na rynku. W segmencie premium właściciele budynków zyskują przewagę negocjacyjną i coraz częściej dyktują warunki najmu. Kurcząca się dostępność nowoczesnych biur przekłada się również na wzrost czynszów. Analitycy Walter Herz prognozują, że przed końcem tego roku stawki za najlepsze powierzchnie biurowe w centrum Warszawy przekroczą 30 euro za mkw. miesięcznie. Skuteczna ochrona interesów najemcy wymaga odpowiedniego skonstruowania umowy, tak aby uwzględniała jego potrzeby i ryzyka na każdym etapie najmu.

Wśród najważniejszych zagadnień prawnych, które powinny zostać uwzględnione już na wstępnym etapie negocjacji, znajdują się opcje przedłużenia umowy oraz prawo pierwszeństwa zawarcia umowy najmu lub wynajęcia dodatkowej powierzchni, warunki i koszty wcześniejszego rozwiązania umowy, zasady waloryzacji czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, a także precyzyjny podział odpowiedzialności i kosztów między stronami, także w zakresie prac aranżacyjnych (fit-out) i ich rozliczenia po zakończeniu najmu. Renegocjacja istniejącej umowy wymaga dodatkowo szczegółowej analizy jej dotychczasowych postanowień, w tym klauzul dotyczących zabezpieczeń (gwarancje bankowe, kaucje, oświadczenia o poddaniu się egzekucji), warunków zwrotu przedmiotu najmu oraz ewentualnych ograniczeń w zakresie podnajmu czy zmiany przeznaczenia powierzchni – dodaje Michał Gliński

Zakup biurowca zamiast najmu

Coraz więcej firm rozważa zakup budynków biurowych na własne potrzeby jako alternatywę dla najmu. Na takie rozwiązanie zdecydowała się niedawno WB Electronics, która kupiła Mokotowska Square (8,6 tys. mkw.), wcześniej będąc jednym z głównych najemców tego budynku.

Uniwersytet Łazarskiego kupił z kolei budynek Taifun (7 tys. mkw.) przy ul. Jutrzenki w Warszawie. Nieruchomość zostanie przekształcona w nowoczesne Centrum Symulacji Medycznej oraz obiekt dydaktyczny dla nowych kierunków lekarskiego i lekarsko-dentystycznego uczelni.

Na własne potrzeby kupiono również budynek Cybernetyki Office Center (7,85 tys. mkw.) na Mokotowie, który zostanie przystosowany do nowej funkcji. Wcześniej Indotek Group sprzedał Bokserska Office Center (6,6 tys. mkw.) polskiej linii lotniczej Enter Air, która przeniosła tam swoją siedzibę.

Kolejnym przykładem jest zakup budynku B w kompleksie Wiśniowy Business Park (8,8 tys. mkw.) przez firmę spoza sektora nieruchomości. Nabywca zamierza wykorzystywać nieruchomość na własne potrzeby operacyjne.

Prawne aspekty zakupu nieruchomości

Jak zauważa Michał Gliński z kancelarii Wardyński i Wspólnicy, zakup budynku na własną siedzibę daje firmie wiele korzyści — od większej swobody w zarządzaniu nieruchomością po uniezależnienie się od wahań na rynku najmu. Taka decyzja wymaga jednak starannego przygotowania całego procesu transakcyjnego.

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniej struktury transakcji: share deal, czyli zakup udziałów w spółce celowej będącej właścicielem nieruchomości, albo asset deal, czyli bezpośredni zakup samej nieruchomości. Każde z tych rozwiązań wiąże się z innymi konsekwencjami podatkowymi i wymaga osobnej analizy umów najmu, umów dotyczących usług oraz — w razie potrzeby — przejęcia zespołu zarządzającego nieruchomością i pracowników.

Kluczowym elementem przygotowania do zakupu jest badanie due diligence, obejmujące kwestie prawne i techniczne. Od strony prawnej należy przede wszystkim sprawdzić stan księgi wieczystej, tytuł prawny do nieruchomości, obciążenia i służebności, toczące się spory i zgłoszone roszczenia, status planistyczny, dokumentację budowlaną, pozwolenie na użytkowanie oraz decyzje środowiskowe. Jeżeli budynek ma innych najemców, analizie powinny podlegać również umowy najmu, zabezpieczenia oraz zachęty dla najemców. Audyt techniczny powinien natomiast obejmować ogólny stan budynku i jego instalacji, w tym m.in. zgodność wykonanych prac z dokumentacją projektową, pozwoleniem na budowę i pozwoleniem na użytkowanie.

Proces transakcyjny jest zazwyczaj podzielony na dwa etapy. Umowę sprzedaży udziałów w spółce będącej właścicielem nieruchomości albo umowę sprzedaży samej nieruchomości zazwyczaj poprzedza umowa przedwstępna. Określa ona warunki zawieszające, odpowiedzialność sprzedającego za złożone oświadczenia i zapewnienia oraz mechanizmy zabezpieczające finalizację transakcji, takie jak zadatek, rachunek escrow czy ubezpieczenie odpowiedzialności z tytułu oświadczeń i zapewnień.

Okres między podpisaniem umowy przedwstępnej a umową finalną może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Po sfinalizowaniu transakcji nabywca przejmuje zarządzanie budynkiem, aktualizuje umowy dotyczące usług, realizuje związane z nieruchomością obowiązki podatkowe i, jeśli jest to konieczne, przeprowadza prace aranżacyjne dostosowujące powierzchnię do potrzeb nowego właściciela.