Test na elastyczność

Ostatnie lata były dla fleksów czasem szybkiej ekspansji. Dzięki takim firmom, jak WeWork, IWG z markami Regus i Spaces, Brain Embassy, New Work, Business Link, oraz wielu mniejszym operatorom warszawski rynek tego typu powierzchni w ciągu pięciu lat wzrósł aż pięciokrotnie. Według danych firmy Savills, w 2015 roku w stolicy było blisko 40 tys. mkw. powierzchni elastycznych, a rok 2020 (zgodnie z przewidywaniami) zamknie się wynikiem blisko 209 tys. mkw. – Tempo wzrostu powierzchni biur elastycznych w latach 2015-2020 było imponujące, natomiast wydaje się, że w roku 2021 wzrost będzie już stosunkowo niewielki – zapowiada Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych, reprezentacja najemcy w firmie Savills. O ile bowiem jeszcze w 2020 roku przyrost nowych powierzchni elastycznych na rynku warszawskim ma szansę wynieść około 23 proc. (wobec średniej dla ostatnich pięciu lat na poziomie ok. 40 proc.), o tyle w 2021 wedle przewidywań wzrosnąć ma zaledwie o 8,5 proc.

Ostre hamowanie

Większość umów najmu na nowe powierzchnie operatorzy elastyczni podpisali jeszcze przed pojawieniem się wirusa. – Pandemia na razie dosyć skutecznie wstrzymuje zapędy operatorów co do ekspansji na rynku i efekt tego będzie widoczny w przyszłym roku – mówi Jarosław Pilch. W istocie w całych trzech pierwszych kwartałach tego roku operatorzy elastyczni podpisali w Warszawie tylko jedną nową umowę najmu (nie licząc trzech przedłużeń) – polski operator Omnioffice wynajął na początku października 1,6 tys. mkw. w Warsaw Hub, jego biuro znajdować się będzie na 26. piętrze wieżowca ukończonego latem przez Ghelamco przy rondzie Daszyńskiego. Szczegółów co do popytu właściciel sieci nie zdradza, ale zaznacza, że nie spodziewa się problemów z zapełnieniem przestrzeni ze względu na bardzo dobrą lokalizację. – Do otwarcia biura mamy jeszcze blisko trzy miesiące, a pierwsze kontrakty najmu zostały już podpisane – deklaruje Piotr Woźny. Wliczając trzy przedłużenia umów (w tym dwa Regusa), w ciągu pierwszych trzech kwartałów operatorzy biur elastycznych wynajęli w Warszawie zaledwie 8,5 tys. mkw., podczas gdy na koniec roku 2019 było to 33,4 tys. mkw., a w rekordowym 2018 roku – aż 108 tys. mkw.

Jednak drastyczny spadek aktywności najemców to nie tylko, jak można byłoby sądzić, efekt koronawirusa, ale w dużej mierze także sporego nasycenia warszawskiego rynku powierzchnią elastyczną. Po agresywnym wejściu WeWorku w 2018 roku znacznie zaostrzyła się konkurencja w stolicy, po raz kolejny spadły ceny i rynek dostał zadyszki. – Już w 2019 roku aktywność operatorów zmniejszyła się o prawie 70 proc. w porównaniu z 2018 rokiem – zwraca uwagę Jarosław Pilch.

Elastyczność idzie w pięty

Nieoficjalnie wiadomo, że wkrótce zniknie z rynku warszawski Office Hub (trzy duże biura w bardzo atrakcyjnych lokalizacjach w Warszawie), jednak Adam Lis, doradca ds. elastycznych rozwiązań biurowych z JLL, podkreśla, że nie widać znaczącego wzrostu liczby zamykanych centrów w porównaniu z okresem przed pandemią. – Już w 2019 roku wzmożona walka o klienta była pierwszym sprawdzianem, czy ich model biznesowy jest dobry. Można powiedzieć, że Covid dzisiaj też weryfikuje poniekąd modele biznesowe operatorów – czy mają odpowiedni poziom cen i kosztów oraz dobry mix najemców – tłumaczy Adam Lis. Te centra, które jako klientów miały głównie freelancerów i małe startupy, a do tego oferowały (notabene) zbyt elastyczne warunki najmu, ucierpiały najbardziej. Freelancerzy bowiem w większości przypadków nie mają problemu ze zmianą biurka w coworkingu na kanapę w domu. – Dziś wiemy, że najważniejszym czynnikiem wpływającym na stabilność biur elastycznych jest obecność w tenant miksie małych i średnich, ale przede wszystkim dużych firm korporacyjnych. Co do zasady, te ostatnie biorą większą przestrzeń, nie mają zatorów płatniczych i płacą nawet wtedy, gdy pracownicy nie przychodzą do biura – mówi Adam Lis. Mniejszym operatorom nie pomaga też to, że mają mniej zdywersyfikowane portfele, złożone z mniejszej liczby lokalizacji. Czkawką (szczególnie na początku pandemii) odbiły się im właśnie elastyczne umowy. – Ci, którzy promowali umowy na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, na samym początku pandemii poniekąd opustoszeli i mieli najwyższą rotację – dodaje Adam Lis.

Receptą jest zarządzanie?

Fleksy nie działają jednak według jednego modelu. W tym roku zostały zamknięte między innymi centra Smart Office w Silesii Star w Katowicach, a także Opti Office w budynku Renaissance Tower przy ul. Skierniewickiej na warszawskiej Woli. Co ciekawe, w obu przypadkach, po niedługim czasie, we wrześniu i październiku podwoje pod tymi adresami otworzyły nowe biura elastyczne pod marką Własne B. Ten koncept rozwija się nie tak, jak zdecydowana większość fleksów – na zasadzie umów najmu z właścicielem budynku i podnajmu, ale w oparciu o umowę na zarządzanie, gdzie sam właściciel budynku jest de facto inwestorem. Szybka zmiana podmiotu po natychmiastowym wypowiedzeniu umowy najmu operatorowi pozwoliła właścicielowi przejąć klientów coworku, czyli podnajemców, i zaproponować im bezpośrednio nowe umowy najmu. Przy pomocy nowego operatora udało się też zbić koszty operacyjne, by biznes znalazł się „nad kreską”. – Odchudziliśmy projekt z usług, które nie uważamy za niezbędne. Odpadają dzięki temu koszty np. recepcji – kurier czy listonosz dostają kartę wstępu i idą bezpośrednio do najemcy. Nie ma ekstra dodatków, jak bezpłatne śniadania, lekcje jogi czy degustacje prosecco. Używając porównania z branży motoryzacyjnej, można powiedzieć, że ten samochód nie ma spryskiwaczy przy reflektorach. Ale dzięki temu wszystko, co jest naprawdę w biurze niezbędne – czyli dobry internet, prywatne pokoje czy salki do spotkań – jest w bardzo przystępnej cenie – tłumaczy Michał Nisengolc, prezes zarządu firmy Własne B.

Możliwość, by działać właśnie w oparciu o model zarządczy, sieć dostrzegła po raz pierwszy mniej więcej dwa lata temu. – Jako pierwszy wytypowaliśmy problematyczny budynek przy ul. Marynarskiej w Warszawie, czyli w tzw. Mordorze. Zrobiliśmy analizę rynkową, testy i powiedzieliśmy właścicielowi, czyli funduszowi Octava Property Trust, że jeśli uelastyczni najem, pomożemy zapełnić biura. Przedstawiliśmy to więc jako pewien sposób na pustostany – tłumaczy Michał Nisengolc. W ten sposób Własne B. najpierw doradzało funduszowi przy aranżacji powierzchni, potem skomercjalizowało ją, dało swoją markę i marketing, a także reprezentowało właściciela w kontaktach z najemcami. Wynagrodzeniem dla operatora jest marża od przychodów. Jerzy Węglarz z Własnego B. uważa, że obecna sytuacja rynkowa sprzyja takiemu właśnie modelowi biznesowemu nie tylko jako pewna recepta na pustostany, ale też na zapewnienie właścicielowi możliwości wprowadzenia do swojego budynków komponentu elastycznego.

W oparciu o model zarządzania rozwijać chcieliby się także duzi operatorzy, niekoniecznie nastawieni na nieruchomości w kłopotach, jak choćby silna, międzynarodowa marka Mindspace, która w swojej światowej ekspansji zaczęła iść właśnie w kierunku zarządczym mniej więcej półtora roku temu. – Podpisaliśmy już pięć takich umów na świecie. Jedną w Europie, jedną w Stanach Zjednoczonych i trzy w Izraelu. Jesteśmy przekonani, że to dobra strategia na przyszłość dla sieci Mindspace i że świat pójdzie właśnie w takim kierunku – mówi Yotam Alroy, współzałożyciel i dyrektor rozwoju sieci Mindspace.

Biura świecą pustkami

Pierwsza fala koronawirusa w marcu tego roku zatrzymała ludzi w domach i sprawiła, że centra biur elastycznych świeciły pustkami. Operatorzy pozostawili lokale otwarte i robili, co mogli, by nie dawać pretekstu do wypowiadania umów. – Teraz, podczas drugiej fali pandemii przychodzi pewnie 30-40 proc. osób, a czasem mniej – mówi Jarosław Bator, dyrektor zarządzający należącej do Echo Investment sieci CitySpace. Co do zasady, tam, gdzie są małe firmy, pracownicy częściej chodzą do biur. Z kolei zatrudnieni przez korporacje nie pojawiają się w ich siedzibach z powodu regulacji międzynarodowych, które wymuszają na wszystkich pracę z domu.

Na szczęście dla operatorów to, że klienci nie przychodzą do biur, nie znaczy jeszcze, że nie płacą. – Jeżeli klient wynajął stanowiska pracy na rok, to nawet gdyby chciał, nie może tak łatwo tej umowy zakończyć. A większość operatorów podpisuje jednak ze swoimi klientami umowy okresowe – tłumaczy Jarosław Pilch. Umowy z klientami korporacyjnymi podpisywane są najczęściej na 12 miesięcy. – Korporacje lubią taki okres, który pozwala im na zrealizowanie jakiegoś projektu lub stanowi okres przejściowy przed podjęciem decyzji o ekspansji na danym rynku – mówi Jarosław Pilch. Jednak w sektorze biur elastycznych zdarzają się również i umowy dłuższe – dwu- albo trzyletnie. I często są to znaczące transakcje – niekiedy na 100, 200 czy 300 stanowisk pracy. – W Polsce miała już miejsce nawet umowa na ponad 400 stanowisk – zaznacza Jarosław Pilch. Dodaje też, że do tej pory sytuacje, kiedy klient rozwiązywał trwającą umowę, były bardzo rzadkie. – Na ogół strony starają się w takich przypadkach dojść do porozumienia – na przykład poprzez zmniejszenie ilości zajmowanej powierzchni. Co do zasady jednak klienci, których obowiązuje umowa, muszą nadal płacić za biuro, również gdy z niego nie korzystają – mówi Jarosław Pilch.

Zamrożone decyzje

Jak biurowe absencje odbiły się zatem na poziomach najmu? – Faktycznie obłożenie trochę spadło, głównie w okresie marzec–kwiecień, gdy część decyzji była podejmowana pod wpływem paniki – mówi Piotr Woźny, prezes zarządu Omnioffice. Jerzy Węglarz z Własnego B. szacuje, że w niektórych lokalizacjach zaraz po lockdownie obłożenie spadło o 20-30 proc. Z kolei Robert Jarząbek, współwłaściciel Chillispaces, ocenia spadek obłożenia w swojej sieci na nie więcej niż 10 proc. – Kilka firm rozwiązało umowy lub zmniejszyło powierzchnię. Każdą firmę traktujemy indywidualnie i gdy jest taka potrzeba, prowadzimy rozmowy, żeby znaleźć rozwiązanie – deklaruje Robert Jarząbek. Piotr Woźny dodaje, że większość wakatów udało się uzupełnić pod koniec wakacji i na początku października.

Również z końcem wakacji CitySpace powiększyło swoje centrum w kompleksie Moje Miejsce na warszawskim Mokotowie, zaś 1 października otworzyło nową część w centrum w budynku Nobilis we Wrocławiu. – Z końcem tego roku zwiększymy również gdański CitySpace Tryton, gdzie przygotowujemy biuro dla jednego z obecnych klientów oraz zaproponujemy nową przestrzeń hot deskową i eventową. Dlatego mimo ekspansji utrzymujemy wysoki poziom wynajęcia – mówi Jarosław Bator. Przyznaje jednak, że w tej chwili klienci zamrozili decyzje o wszystkich większych umowach, o których rozmawiano wcześniej, gdy sytuacja była lepsza. – Większość dużych procesów pozyskania powierzchni elastycznej – od 20 do 200 miejsc – została wstrzymana. Dziś mamy popyt na poziomie 10-20 proc. tego przed pandemią, ale myślę, że zapotrzebowanie na biura elastyczne bardzo szybko odbuduje się, kiedy tylko skończy się lockdown – przekonuje Jarosław Bator.

Śmielej w regionach

W sumie w Polsce jest dziś około 270 tys. mkw. powierzchni elastycznych, z czego dwie trzecie w Warszawie. – Na tle sytuacji na warszawskim rynku dużo odważniejszą postawę można zaobserwować w regionach – zapewnia Jarosław Pilch. Gwiazdą czasu pandemii jest polski operator, pochodząca z Krakowa sieć Chillispaces, niegdyś działający pod marką Rise.pl – do czerwca przyszłego roku zamierza powiększyć sieć do 25 tys. mkw., czyli o ok. 7-8 tys. mkw., poprzez otwarcie nowych lokalizacji w Bydgoszczy, Trójmieście, Rzeszowie i Wrocławiu. W połowie listopada operator podpisał umowę na 1,6 tys. mkw. z możliwością jej podwojenia w Bydgoszczy. Chce przy tym wykorzystać fakt, że w mieście nie ma sieci biur serwisowanych. – Jesteśmy też dosyć zaawansowani w rozmowach, jeśli chodzi o Gdańsk, gdzie powstanie centrum na ok. 3 tys. mkw., zaś niedługo powinniśmy podpisać umowę w Rzeszowie na ok. 1,6 tys. mkw. – zdradza Robert Jarząbek z Chillispaces. Z nowymi centrami firma ma ruszyć wiosną 2021. – Zakładamy, że do tego czasu gospodarka się upora z problemem Covidu i wtedy w nowych lokalizacjach będziemy mieli gotowy produkt do zaoferowania – tłumaczy Robert Jarząbek.

CitySpace z kolei chce w przyszłym roku otworzyć nową lokalizację w Katowicach w budynku Face2Face oraz jedną, której szczegółów firma jeszcze nie ogłasza. Szef sieci zaznacza, że pandemia w niewielkim stopniu wpłynęła na plany rozwojowe. – Jeśli te wszystkie firmy, które zgłaszały zapotrzebowanie, odmrożą procesy, to elastyczne powierzchnie biurowe będą potrzebne. Wygra ten, kto je dzisiaj ma, nie splajtuje i w dobrym momencie będzie dostępny – zapewnia Jarosław Bator.

Byle do wiosny

Przestrzenie elastyczne szykuje w ramach swoich własnych budynków także inwestor i developer Adgar. Ma on własne koncepty sieci elastycznych, Brain Embassy i Flexi Lease, a także pewien nowy projekt, który firma planuje oddać do użytku jeszcze w grudniu tego roku w budynku Adgar Wave przy ul. Rzymowskiego w Warszawie. Ma to być, jak wyjaśnia deweloper, konkurencyjna cenowo, klasyczna przestrzeń biurowa w wydzielonych przestronnych gabinetach, ale – najwyraźniej w odpowiedzi na realia pandemii – bez rozbudowanych przestrzeni wspólnych. – Jest to z pewnością również interesujące rozwiązanie dla klientów, którzy ze względu na aktualnie obowiązujące obostrzenia, chcieliby relokować część zespołu poza swoje główne biuro – twierdzi Monika Szelenberger, szefowa działu najmu i zarządzania w Adgar Poland. Dodaje również, że firma nie musiała korygować ani odkładać swoich planów rozwoju z powodu koronawirusa. – Pojawiła się nowa grupa klientów, czyli firmy, które do tej pory preferowały najem klasyczny, ale ze względu na niepewną sytuację na rynku zainteresowały się najmem elastycznym. Już po ogłoszeniu stanu epidemii podpisaliśmy umowy z dwiema korporacjami i wynajęliśmy w ramach Flexi Lease łącznie około 300 stanowisk pracy – podaje Monika Szelenberger.

Podobnie rozwój w czasach Covidu postrzega Yotam Alroy, współzałożyciel i dyrektor rozwoju sieci Mindspace. – Niepodejmowanie decyzji to też ryzyko, że ktoś inny wejdzie i zajmie miejsce w budynku zamiast ciebie, a koronawirus może minąć za pół roku – uważa Yotam Alroy. Jednak jego firma koncentruje plany rozwoju poza Polską – w najbliższych miesiącach będzie otwierać centra w Tel Awiwie i Filadelfii oraz powiększy biuro w Berlinie.

Ostrożniej o dalszej ekspansji w czasach Covidu wypowiada się z kolei Piotr Woźny z Omnioffice. – Przyglądamy się największym miastom regionalnym i ich lokalnemu rynkowi, ale jeszcze bez ostatecznych decyzji. Na pewno nigdzie nie chcemy wchodzić jako pierwsi i ponosić ryzyka testowania danego rynku – deklaruje Piotr Woźny.

Jeszcze będzie przepięknie

Jaka zatem przyszłość czeka operatorów? Jak twierdzą specjaliści, z rynkiem mimo wszystko nie jest tak źle. – Owszem, mogą zdarzyć się (i prawdopodobnie zdarzą się) na tym rynku konsolidacje, ale zamknięć jako takich nie ma znacząco więcej niż przed pandemią i raczej dotyczą one tylko tych centrów, które i przedtem nie radziły sobie wystarczająco dobrze. Nie sądzę, żeby pandemia miała tu wiele zmienić – uważa Adam Lis z JLL. Dodaje również, że jest mało prawdopodobne, aby operator, który miał 80 proc. obłożenia przed Covidem, z powodu pandemii popadł teraz w duże tarapaty. Szczególnie że wielu operatorów, jak podaje Adam Lis, utrzymuje poziomy obłożenia rzędu 70-80 proc.

Jeśli wierzyć zapewnieniom analityków, można też zakładać, że w postcovidowej rzeczywistości sektor fleksów szybko odzyska dawny wigor. – Moim zdaniem korporacje, w tym centra usług wspólnych, będą coraz częściej decydować się na najmy hybrydowe – część powierzchni wynajmą, podpisując tradycyjną umowę, a część dostarczą im operatorzy elastyczni. To pozwoli w przyszłości zmniejszać ryzyko związane ze zmianą biznesu, sytuacji finansowej czy zatrudnienia w firmie – uważa Jarosław Pilch. Piotr Woźny również wierzy w popyt ze strony firm, które dotychczas wynajmowały biura tradycyjne. – Z każdym miesiącem wygasają kolejne 5-7-letnie tradycyjne kontrakty, dla najemcy to okazja, żeby chociaż część stanowisk zlokalizować w biurze elastycznym – mówi Piotr Woźny.

Optymistą jest również Jarosław Bator – choć te najbliższe dwa czy trzy miesiące będą, jego zdaniem, trudne dla fleksów, to mimo wszystko jest to dość krótki okres dekoniunktury. – W biznesie trzeba na coś postawić – my stawiamy na to, że rynek fleksów będzie się w przyszłości mocno rozwijał – zapowiada szef CitySpaces. Zdaniem Adama Lisa, pandemia poniekąd już udowodniła zasadność modelu elastycznego, bo przecież część najemców skorzystała z możliwości szybkiej rezygnacji z najmu, gdy było im to potrzebne. Ekspert JLL sądzi przy tym, że rynek elastyczny ucierpiał relatywnie niewiele i może się wkrótce okazać, że to nie fleksy, ale biura tradycyjne mają o wiele większy problem. – Przekonamy się dopiero za rok i to w sytuacji, gdybyśmy mieli kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy niewynajętych metrów kwadratowych nowej powierzchni biurowej – mówi Adam Lis. Wynika to stąd, że obecnie wstrzymywane są procesy wynajmu biur tradycyjnych, co może odbić się czkawką za rok, dwa lub trzy, gdy na rynek trafi duża ilość nowej powierzchni biurowej. – Inaczej jest w przypadku powierzchni elastycznych, gdzie skutki spadku popytu widoczne są niemal od razu – zauważa Adam Lis. Jest jednak optymistą, jeśli chodzi o rozwój rynku biur elastycznych w czasach pandemii i potem. – Dwa lata temu prognozowaliśmy, że do 2030 roku 30 proc. portfela biurowego dużych firm będzie elastyczna. Możliwe, że w związku z doświadczeniem pandemii ten udział będzie jeszcze wyższy – przewiduje Adam Lis.

Zdjęcie: Pandemia na razie dosyć skutecznie wstrzymuje zapędy operatorów co do ekspansji, efekt będzie widoczny w przyszłym roku – zapowiada Jarosław Pilch z Savillsa