Polska Pandemia zmienia biura

W drugiej połowie 2019 roku JLL i Skanska opublikowały raport prezentujący pięć różnych osobowości pracowników w polskich biurach. Wśród nich znalazły się osoby szczególnie zainteresowane tematem ekologii, pracownicy ceniący tradycyjne układy biur i przywiązani do swoich biurek, członkowie zespołu skupieni przede wszystkim na work-life balance, specjaliści otwarci na innowacje i nowinki technologiczne, a także zadaniowcy. Grupy te różniły się między sobą podejściem pracy zdalnej. Na przykład bardziej tradycyjny typ pracownika był niechętnie nastawiony do home office, podczas gdy osoby zorientowane przede wszystkim na realizację zadań, uznawały ten model pracy za bardzo interesującą opcję. Wnioski z raportu miały na celu wsparcie pracodawców w przygotowaniu biur, które będą odpowiadać na bardzo różne i często trudne do pogodzenia potrzeby ich zespołu.

Początek 2020 roku w branży biurowej zdominowany został przez temat kreowania pozytywnych doświadczeń w miejscu pracy. Firmy zastanawiały się, co mogą zmienić czy dodać do swojej oferty, aby budować lojalny zespół i przyciągać najlepszych pracowników. W rozmowach z naszymi klientami bardzo często przewijał się temat wdrożenia współdzielonych biurek i wydzielania alternatywnych przestrzeni, takich jak kreatywne strefy, ciche pokoje, przestrzenie nieformalne i strefy relaksu. Wielu pracodawców miało bardzo ambitne plany i z optymizmem patrzyło na kolejne miesiące - tłumaczy Anna Bartoszewicz-Wnuk, dyrektor Działu Doradztwa ds. Miejsca Pracy, JLL.

Polskie biura stawały się coraz bardziej zróżnicowane, sprzyjające zarówno pracy indywidualnej, jak projektowej. 2020 rok miał stać pod znakiem dalszego wprowadzania innowacji do przestrzeni biurowych.

4 marca 2020 roku ogłoszono pierwszy przypadek Covid-19 w Polsce, w kolejnych dniach wiele firm wdrażało pracę zdalną, a do 20 marca, kiedy ogłoszono stan epidemii, większość z nas pracowała już w swoich domach. 42 proc. respondentów badania JLL, które zostało przeprowadzone na przełomie marca i kwietnia, albo w ogóle nie korzystało z home office przed pandemią, albo pracowało z domu zaledwie jeden dzień w miesiącu.

Pierwszy miesiąc pandemii to czas, kiedy zarówno w naszym zespole, jak i wśród naszych klientów obserwowaliśmy dużą niepewność. Większość z nas obawiała się w końcu o zdrowie swoje i swoich najbliższych, a oprócz tego musieliśmy nauczyć się funkcjonować w całkiem nowych warunkach. Warto w tym miejscu podkreślić, że jeszcze w lutym home office traktowany był jako benefit, a niektórzy pracownicy nie mogli pracować w tym modelu wcale. Od połowy marca nie mieliśmy jednak wyboru i musieliśmy organizować nasze biura na kanapach, w kuchniach czy w sypialniach - dodaje Jakub Zieliński, Lider Zespołu Doradztwa ds. Środowiska Pracy, JLL.

Początek wiosny był prawdziwym testem produktywności polskich pracowników, którzy byli zmuszeni działać pod większą presją związaną z niecodzienną, pandemiczną sytuacją. Większość z nas zdała go z sukcesem, w związku z czym zaczęto kwestionować przydatność tradycyjnych biur.

Ci, którzy już na przełomie marca i kwietnia dostrzegli na horyzoncie zmierzch tradycyjnych powierzchni biurowych, stanowczo się pospieszyli. Z naszego badania jasno wynikało, że tygodnie izolacji, niekończące się telekonferencje zamiast normalnych spotkań, konieczność współdzielenia domowego biura z rodziną i brak wygodnych mebli do pracy rodziły w pracownikach frustrację i były powodem dużego dyskomfortu. Wszyscy chcieliśmy wrócić do normalności, choć już wtedy eksperci wskazywali, że nasze biura będą musiały trwale zaadaptować się do nowych norm i zwyczajów społecznych - mówi Jakub Zieliński.

Druga połowa wiosny to czas, kiedy pracodawcy zaczęli nieśmiało podchodzić do tematu powrotu do swoich biur. W praktyce okazał się on złożonym procesem, który należało odpowiednio zaplanować.

Ponowne otwarcie biurowców dla pracowników nie mogło odbyć się od ręki, a wymagało przyjęcia odpowiedniej strategii. W JLL rozłożyliśmy ten proces na kilka etapów, uwzględniając powołanie zespołu roboczego odpowiedzialnego za całościowe zaopiekowanie się tematem, przygotowanie komunikacji do pracowników, podzielenie zespołu na grupy, które mogły do biura wrócić, oznakowanie przestrzeni biurowej czy stworzenie systemu do rezerwacji biurek. W przypadku JLL w tym pierwszym okresie do Warsaw Spire powróciło około 5-10 proc. naszego zespołu - dodaje Jakub Zielinski.

Na początku lata, kiedy nieco oswoiliśmy się z pandemią, zaczęły pojawiać się różne scenariusze masowego powrotu do biur.
To, jak miały wyglądać biura, było uzależniane od długości trwania pandemii i sposobu, w jaki będzie się rozprzestrzeniać. Z perspektywy czasu, trudno uwierzyć, że w połowie ubiegłego roku niektórzy z nas mieli nadzieję, że epidemia zacznie się stopniowo wyciszać - mówi Jakub Zieliński.

Scenariusze nowej rzeczywistości biurowej brały pod uwagę wypłaszczenie krzywej zachorowań, nawracającą kwarantannę i zaostrzanie się pandemii, a wraz z nią również restrykcji.

Trzeci scenariusz sprowadzał biuro do roli bunkra, w którym każdy pracuje sam i jest odizolowany od reszty zespołu. Ta koncepcja oczywiście upadła, ponieważ czas pokazał, że biura nie są nam potrzebne do pracy indywidualnej, a mają służyć interakcjom ze współpracownikami, wymianie myśli, czy burzom mózgów, które trudno na dłuższą metę prowadzić podczas wideokonferencji - tłumaczy Jakub Zielinski.

Praca z domu na przemian z pracą z biura, system pracy rotacyjnej i rezerwacje biurek to nowa normalność, którą przyniosła druga połowa roku. Hybrydowy model pracy był wtedy na ustach wszystkich.

Hybryda jest już pojęciem na tyle uniwersalnym, że wydaje się być stosunkowo prostym do wdrożenia modelem pracy. Tak naprawdę to jest jednak temat wielowątkowy, wymagający sprawnej komunikacji z pracownikami, wyedukowania zespołu oczy dostosowania firmowych polityk do nowych realiów. Nie ulega jednak wątpliwości, że home office już z nami zostanie. Według raportu JLL „Reimagining Human Experience”, liczba dni, podczas których będziemy pracować zdalnie, podwoi się z 1,2 dnia sprzed Covid-19 do 2,4 dnia tygodniowo po pandemii. Jednak warto, aby pracodawcy zadali sobie pytanie, ile powierzchni zaadaptować na potrzeby pracy zespołowej oraz indywidualnej i jak dostosować biuro do faktycznych potrzeb swoich pracowników - tłumaczy Jakub Zieliński.

Warto tu opierać się o koncepcję Activity Based Workplace (odpowiednio dostosowaną do nowej normalności), która ekspertom związanym ze środowiskiem pracy jest znana już od wielu lat, a która polega na aranżacji biura w oparciu o specyfikę zadań, jakie na co dzień wykonujemy i nasze wymagania względem przestrzeni biurowych.

Zatem jak docelowo będą wyglądać nasze biura, a przede wszystkim – jak pracownicy chcieliby, aby wyglądały naszej biura? Jedna na dwie osoby, które wzięły udział w badaniu JLL „Shaping Human Experience”, wskazuje na przestrzenie służące integracji, jako te, które przekładają się na pozytywne doświadczenia. Z kolei 40 proc. ankietowanych chciałoby mieć możliwość pracy z alternatywnych lokalizacji takich, jak biura coworkingowe.

Co ciekawe, 34 proc. respondentów chciałoby każdego dnia pracować w biurze, 32 proc. wskazuje na potrzebę jednego lub dwóch dni home office w tygodniu, 24 proc. - na trzy do czterech, a tylko 10 proc. ankietowanych chce pracować na stałe z domu. Te wyniki mogą oczywiście różnić się w zależności od firmy i branży, jaką dana organizacja reprezentuje, jednak dobitnie wskazują na kluczową rolę biur w naszej codziennej pracy - tłumaczy Jakub Zieliński.

Biuro przyszłości będzie opierać się o ideę spotkań, uwzględniając przestrzenie do szybkich prezentacji, pokoje do pracy projektowej i oferując odpowiednie technologie multimedialne czy też do integracji pracowników.

Co ważne, z początkiem roku wielu pracodawców przystąpiło do tematu powrotu do biur z nową energią. Nadzieję dała szczepionka. Ważne jednak, aby planując proces bazować na danych dotyczących potrzeby swojego zespołu i kluczowych potrzebach własnego biznesu. Teraz po wielu miesiącach pandemii jesteśmy w stanie ocenić, które elementy przestrzeni biura należy zmienić, jak przemodelować pracę i jak nawigować w nowej rzeczywistości - podsumowuje Anna Bartoszewicz-Wnuk.