Życie w biurze w czasach pandemii

Pandemia nowego koronawirusa doprowadziła do sytuacji, z którą nie mieliśmy dotychczas do czynienia. Ograniczenie poruszania się, zamknięcie wielu sektorów gospodarki, przerwane łańcuchy dostaw i strach przed zarażeniem udzieliły się ludności na każdym kontynencie. Ta sytuacja dotknęła również branżę nieruchomości biurowych w Polsce. Nikt nigdy nie przypuszczał, że będziemy musieli przystosować się z dnia na dzień do nowego dla wszystkich trybu funkcjonowania.

Mimo stanu pandemii obiekty biurowe są otwarte dla najemców. Z pewnością jest w nich nieco spokojniej, ciszej i życie toczy się wolniej. Oczywiście większość firm zorganizowała pracownikom możliwość pracy zdalnej, tzw. home office, ale zazwyczaj część pracowników pracuje w biurze. Obecnie w jednych biurowcach na co dzień pracuje 20 proc. osób, a w innych jest to nawet 40 proc. Nie wszystkie organizacje mogą sobie pozwolić na całkowitą pracę z domu. W każdym biurze pojawiają się także osoby odbierające pocztę, przesyłki, itp. Wyjątkiem są firmy z branż, które w tym czasie zupełnie wstrzymały działalność – gastronomia, hotelarstwo, turystyka, usługi kosmetyczne, fryzjerskie, itp.

Obsługa obiektu funkcjonuje normalnie. Zespoły starają się mieć jak najmniej ze sobą kontaktu i więcej pracy wykonywać w pojedynkę. Jeżeli była taka potrzeba, zmniejszono ilość obsługi, ale tylko w tych obiektach i serwisach gdzie to było możliwe. Część zespołów pracuje na zmiany, tak aby jeszcze bardziej zminimalizować potencjalne zagrożenie. Serwisy sprzątające pracują ze zdwojoną siłą ponieważ wprowadzono procedury częstego dezynfekowania miejsc, które dotykane są przez wszystkich użytkowników, czyli: klamek, poręczy, przycisków wind, drzwi, toalet, włączników oświetlenia, itp.

Sami zarządcy także mają wiele więcej pracy. Oprócz standardowych obowiązków typu wystawianie faktur, rozliczanie kosztów za rok 2019 czy nadzór nad pracą obiektu, doszło tworzenie dodatkowych procedur, organizacja logistyczna w przypadku wykrycia COVID-19 w obiekcie, a także dezynfekcja, ścisła współpraca z użytkownikami i służbami. Bieżąca współpraca z najemcami także wiąże się z organizacją i wprowadzeniem procedur, zasad współpracy z serwisami, organizacji funkcjonowania poszczególnych biur (np. wprowadzanie oszczędnych trybów systemów tak, aby zmniejszyć zużycie mediów na powierzchniach najemców). Zauważyliśmy większą ilość korespondencji mailowej i pytań ze strony najemców – przede wszystkim związanych z procedurami, zmianami w prawie i organizacją pracy obiektu z powodu COVID-19. Dodatkowo także doszło wyszukiwanie i negocjowanie zakupu środków do dezynfekcji oraz ochrony osobistej niezbędnych w budynku.

Większość przeglądów w budynkach odbywa się zgodnie z harmonogramem. Niektóre serwisy preferują pracę w czasie, gdy w budynkach jest mniej użytkowników. Te, które z jakichś względów musiały być przełożone odbędą się jedynie nieco później. Na bieżąco obsługiwane są także wszystkie zgłoszenia najemców, a wszelkie awarie usuwane. Pojawia się wiele pytań zarówno ze strony właścicieli obiektów, jak i najemców na temat tego jak ten czas wpłynie na koszty eksploatacyjne. Niektórzy oczekują znacznych oszczędności. Z pewnością oszczędności w zakresie zużycia mediów będą widoczne. Budynki biurowe spożytkują mniej energii elektrycznej, wody, natomiast jeśli chodzi o obsługę serwisów, to wszystkie prace i nadzory są wykonywane, a umowy na obsługę w pełni wykonywane.