Obiekty magazynowe – jak przygotować się do przeprowadzki

Proces przeprowadzki do nowej lokalizacji logistycznej wymaga odpowiedniego przygotowania już od samego początku. O czym pamiętać, by dobór nowego miejsca, negocjacje umowy najmu oraz budowa magazynu przebiegły zgodnie z planem i były pod naszą kontrolą.

Gdy rozpoczynamy proces wyboru nowej lokalizacji logistycznej ważne jest, aby na początku określić, jakiego magazynu oczekujemy, jakie powinien spełniać parametry techniczne – tak, aby wprowadzić się do takiego budynku, który będzie odpowiednio wybudowany pod nasze potrzeby.

Specyfikacja techniczna magazynu – co powinno się w niej znaleźć?

Deweloperzy są w stanie przygotować nową lokalizację logistyczną „pod klucz”, jednakże powinni znać oczekiwania, którym muszą sprostać. Należy je określić w specyfikacji technicznej, która powinna być – obok lokalizacji i terminu rozpoczęcia działalności w nowym obiekcie – jedną z istotniejszych części zapytania ofertowego wysyłanego do deweloperów.

W specyfikacji technicznej powinniśmy określić między innymi:

• Wymiary budynku magazynowego (powierzchnia, wysokość, siatka słupów, podział na strefy, itp.).
• Wymiary oraz standard wykończenia budynku biurowo-socjalnego (powierzchnia), liczba pracowników, zmian, rodzaju szatni, etc. – te dane pozwolą deweloperom na dokładne określenie powierzchni części biurowo-socjalnej i standardu w jakim być wykonana. Obecnie przygotowują oni biura w dobrym standardzie (klimatyzacja, wykładzina dywanowa itp.), jednakże część najemców ma wymagania przewyższające standard dewelopera.
• Określenie rodzajów i liczby towarów niebezpiecznych (ADR), które będą magazynowane w budynku wraz z ich sposobami składowania. Produkty niebezpieczne potrzebują odpowiedniego przygotowania budynku i wyposażenia go w odpowiednie instalacje gaśnicze. Przygotowanie informacji o produktach niebezpiecznych jest istotne również ze względów formalnych, ponieważ jeżeli nie uzgodnimy tego z deweloperem w umowie najmu, to standardowe jej zapisy mówią o zakazie składowania towarów niebezpiecznych.
• Określenie, czy planujemy zainstalować antresolę (zwana również mezaniną) w budynku, oraz podanie jej parametrów (np. liczba poziomów i liczba pracowników). Ten punkt jest ważny ze względu na skomplikowaną procedurę dotyczącą uzgodnień projektu i uzyskiwania pozwolenia na budowę antresoli. Dodatkowo, antresola wymaga dostosowania instalacji budynkowych, takich jak m.in. tryskacze, wentylacja, oświetlenie), których przewidzenie na etapie projektowania budynku jest dużo prostsze i tańsze niż ich wykonanie po wybudowaniu budynku (np. wydajność systemu przeciw pożarowego).
• Określenie dopuszczalnego obciążenia, wypoziomowania i płaskości posadzki. Standardowe dopuszczalne obciążenie wynosi 5 ton na mkw. Jednakże w przypadku planowanego zastosowania antresoli lub regałów wysokiego składowania z wózkami systemowymi wymaga zwiększenia nośności posadzki. Zwiększone obciążenie posadzki dochodzi z reguły do 10 ton na mkw. Wypoziomowanie i płaskość posadzki mają znaczenie szczególnie w przypadku zastosowania wózków systemowych z uwagi na ich dużą wysokość podnoszenia i prędkość pracy, a jakiekolwiek odchylenia posadzki mogą być zagrożeniem dla regałów i budynku.
• Określenie oczekiwanej temperatury w budynku magazynowym. W zależności od planowanej temperatury w budynku dobiera się przegrody zewnętrzne budynku (ściany, dach, itp.). Polskie przepisy przewidują różne współczynniki izolacyjności cieplnej w zależności od planowanej temperatury w budynku. Standardowo w budynkach magazynowych przyjmujemy temperaturę +15 stopni Celsjusza (współczynnik izolacyjności dla temperatury mniejszej niż 16 stopni Celsjusza). Jednak np. ze względu na charakter pracy może być wymagana wyższa temperatura - w takim przypadku należy zastosować wyższe współczynniki izolacyjności cieplnej dla temperatury większej niż 16 stopni Celsjusza). Powyższego określenia planowanej temperatury należy dokonać na etapie wysyłania zapytań ofertowych do deweloperów, ponieważ zmiana izolacyjności przegród po wybudowaniu budynku jest praktycznie niemożliwa i bardzo kosztowna. Z drugiej strony zastosowanie przegród o nieodpowiednich współczynniku izolacyjności może powodować wzrost kosztów eksploatacyjnych.
• Chłodnictwo. W przypadku oczekiwania na wykonanie przez dewelopera instalacji chłodniczej, należy określić m.in. czynnik chłodzący, ilość, wymiary i temperaturę chłodni, wymagania dot. monitoringu temperatur. To wszystko ma wpływ na koszty eksploatacji instalacji ponoszone przez najemcę. Jako przykład dodam, że np. czynnik chłodzący CO2 (R744) zużywa ok. 40% mniej energii elektrycznej, a amoniak (R717) – ok. 30% mniej energii elektrycznej w porównaniu ze standardowym czynnikiem HFC (R404a).
• Jeżeli chcemy, aby w naszym nowym budynku pojawiły się rozwiązania proekologiczne, to nasze oczekiwania należy uwzględnić w specyfikacji technicznej. Obecnie certyfikacja budynków logistycznych w standardzie BREEAM lub LEED nie jest jeszcze regułą, dlatego istotne jest określenie oczekiwań w tym zakresie.

Przygotowanie dokładnej specyfikacji technicznej i przekazanie deweloperom razem z zapytaniem ofertowym powoduje, że deweloper – przygotowując ofertę najmu – jest w stanie dokładniej wycenić koszty przygotowania budynku zgodnie z oczekiwaniami najemcy. W przypadku nieprecyzyjnej specyfikacji technicznej lub jej braku deweloper z reguły szacunkowo wycenia koszty dostosowania, co może powodować, że przedstawiona oferta najmu będzie niezgodna z oczekiwaniami najemcy.

Wycena budowy magazynu a specyfikacja techniczna

Dobrze przygotowana i dokładna specyfikacja techniczna stanowi również załącznik techniczny do umowy najmu – wraz z layoutami działki i budynku. Jest również podstawą do przygotowania przez dewelopera projektu wykonawczego budynku.

Zaletami dobrze przygotowanej specyfikacji technicznej są:

• optymalna oferta najmu przy dostarczeniu budynku zgodnego z oczekiwaniami najemcy,
• porównanie ofert najmu opartych na jednakowych danych dostarczonych do deweloperów biorących udział w przetargu,
• ograniczenie ryzyka konieczności zmian (opóźnienia i dodatkowe koszty) po podpisaniu umowy najmu, na etapie projektowania i budowy.

Podsumowując: dokładne określenie oczekiwań najemcy na początkowym etapie procesu zmiany lokalizacji generuje większy nakład pracy, ale powoduje przygotowanie przez dewelopera budynku zgodnego z oczekiwaniami najemcy, jak również mniejsze ryzyko opóźnień oraz nieprzewidzianych kosztów w dalszych etapach procesu relokacji.