Jak naprawić biuro

Jeśli w biurze, w którym pracujesz, od lat nie było zmian, to zapewne nie przystaje ono do dzisiejszych potrzeb twojej firmy. O niektórych wadach przekonasz się już na pierwszy rzut oka. Jeśli pracownicy wolą siedzieć w słuchawkach, to zapewne przeszkadza im hałas. Gdy niektórzy błąkają się między windą a toaletą, próbując wykonać telefon, to jasny sygnał, że nie ma dogodnych miejsc do rozmów telefonicznych. Jeśli wynoszą krzesła na korytarz i tam organizują spotkania, wiadomo, że brakuje miejsc, gdzie mogliby się spotkać.

Zdefiniuj potrzeby i cele

Jednak dokładne poznanie potrzeb wymaga o wiele bardziej specjalistycznych narzędzi. Jest to dla firmy jak rezonans, tomografia i EKG. Większość międzynarodowych korporacji przed dokonaniem poważniejszych zmian w biurze korzysta z usług doradców w zakresie strategii miejsca pracy (workplace strategy). Badanie, które przeprowadzają, trwa od 6 do 12 tygodni. Składa się z ankiet pracowniczych, wywiadów z menedżerami, warsztatów i obserwacji biura. Obserwacja (niekiedy z wykorzystaniem czujników ruchu) ma na celu określenie, jak efektywnie jest wykorzystywana przestrzeń biurowa. Wnioski pozwalają stworzyć założenia dla nowego planu lepiej odpowiadającego potrzebom i celom firmy – Menedżerowie są coraz bardziej świadomi i chcą opierać swoje decyzje na możliwie dużej liczbie wiarygodnych danych – uważa Aleksander Szybilski, associate director w dziale biurowym firmy Cushman & Wakefield.

Nim strategia miejsca pracy na dobre zakorzeniła się na naszym rynku, klienci firm architektonicznych korzystali z bardziej tradycyjnego narzędzia, czyli wywiadu. Przeprowadzano go z menadżerami firmy, która życzyła sobie przearanżować przestrzeń. – Zazwyczaj w trakcie przygotowań do prac projektowych architekt pytał, jak przebiega przepływ informacji w firmie, jaka jest struktura organizacyjna, które zespoły ze sobą pracują, jakie są ogólne potrzeby i jakie zmiany szykują się w organizacji. Wydaje się, że workplace zawiera dużo większy zakres tego badania i jest dla mnie dobrą podstawą do tego, żeby zacząć projektować układ biura – mówi architekt Danuta Barańska, dyrektor kreatywna w firmie Tétris.

– Workplace strategy jest dla mnie dobrą podstawą do tego, żeby zacząć projektować układ biura – mówi architekt Danuta Barańska, dyrektor kreatywna w firmie Tétris

Nie bój się rozmów

Wywiad miał jednak swoje braki. – Opieranie się tylko na opinii menedżerów bywa bardzo ryzykowne. Zazwyczaj wymaga wynajmowania większej przestrzeni, a do tego powstaje układ mniej funkcjonalny – uważa Aleksander Szybilski. Dyrektor może nie chcieć stracić własnego gabinetu i obawiać się niezadowolenia pracowników, więc z góry założy, że dzielenie biurek się w jego organizacji nie sprawdzi. Jest niechętny zbyt dużym wydatkom na modernizacje, więc powie, że pracownicy są zadowoleni z dotychczasowego wyglądu biura. – Dopiero gdy z badania dowiadujemy się na przykład, że 90 proc. pracowników nie byłoby skłonnych pochwalić się zdjęciem biura w mediach społecznościowych lub przyprowadzić swoich bliskich, możemy konfrontować to z przekonaniami menedżerów. Zderzenie danych z opiniami daje bardziej obiektywny obraz, który pozwala zarządowi podejmować świadome decyzje co do zmian – mówi Aleksander Szybilski.

Nierzadko wśród głównych celów zmiany jest poprawa komunikacji i polepszenie kontaktu między pracownikami. Często wiąże się to z rezygnacją z układu gabinetowego. W takim przypadku menedżer pracować będzie nie jak dotychczas w osobnym pomieszczeniu, ale razem z pracownikami. Zmiany mogą objąć także partnerów, którzy odtąd zasiadać będą we wspólnej strefie. – Podobna praktyka była niegdyś w sektorze bankowym. Wspólnicy w firmie przebywali w jednym pomieszczeniu. Nie trzeba było umawiać się na spotkania ani rezerwować terminów w kalendarzu, żeby omówić sprawy ważne dla działania przedsiębiorstwa. Wymiana informacji następowała naturalnie przy okazji codziennej pracy w biurze – mówi Dorota Osiecka, dyrektor w dziale strategii miejsca pracy w firmie Colliers International.

Często przywoływanym przykładem tego, jak aranżacja przestrzeni może pomóc w komunikacji, jest przypadek firmy Telenor. Norweski telecom usunął z biur pojedyncze stanowiska z kawą, a zamiast tego stworzył jedną wielką kuchnię dla wszystkich pracowników, gdzie magnesem była właśnie darmowa kawa. Chodziło o to, aby spotykali się tam ludzie z całego piętra, a nie tylko z okolic najbliższego coffee pointu. Tej jakże drobnej zmianie Telenor przypisuje swój wzrost sprzedaży o 20 proc. Nie inaczej jest z przełamywaniem w firmie struktury silosowej, gdzie celem jest, aby poszczególne działy zaczęły lepiej komunikować się ze sobą. Na przykład sprzedaż powinna często rozmawiać z działem badań i rozwoju (R&D). Bo kto lepiej zna potrzeby rynku niż sprzedaż? A kto z kolei najlepiej zna się na produkcie? – Jeśli jednak w firmie nie ma kultury spotykania się i jeśli uważamy, że każdy pracownik rozmawiający w kuchni przy kawie, to człowiek, który nie pracuje, to trudno będzie o naturalną wymianę zdań między ludźmi. Dziś jednak mówi się, że im więcej ludzie ze sobą rozmawiają i wymieniają informacjami, tym lepiej idzie biznes – tłumaczy Marta Badura, associate director w dziale doradztwa strategicznego EMEA firmy Knight Frank.

– Wykładziny, meble, kleje czy farby mogą być źródłem emisji szkodliwych oparów, tymczasem przy niewielu projektach aranżacji podlegają one kontroli pod kątem zdrowia użytkowników – zwraca uwagę Andrzej Gutowski, dyrektor w dziale certyfikacji zielonych budynków z firmy Colliers International

Ostrożnie dobieraj doradców

Na doradcach workplace strategy ciąży duża odpowiedzialność. Z jednej strony mogą bardzo pomóc, z drugiej ich błędy mogą drogo kosztować. – Dobrze zrobione badanie polepszy wykorzystanie powierzchni, zwiększy efektywność pracy, ograniczy koszty. Źle zrobione badanie może kompletnie zdezorganizować firmę – przestrzega Zbigniew Kostrzewa, właściciel pracowni architektonicznej In Design. Jako przykład podaje korporację, która zredukowała liczbę stanowisk po przeprowadzeniu badania, z którego wynikało, że wykorzystanie biurek wynosi tylko 50 proc. W badaniu nie przewidziano jednak okresów szczytowego wykorzystania powierzchni i specyfiki pracy niektórych działów. – Wkrótce okazało się, że w firmie brakuje miejsc do pracy – przestrzega Zbigniew Kostrzewa.

Dziś usługę workplace strategy możesz otrzymać za darmo. Oferują ją na przykład firmy meblarskie jako bonus do zakupu mebli biurowych lub małe agencje pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Usługa ta nie zawsze spełnia wysokie standardy. – Zamiast założeń do planu aranżacji otrzymuję ogólne dane liczbowe, takie jak na przykład: ile metrów kwadratowych salki konferencyjnej w całej firmie przypada na jednego pracownika. Dla mnie jako architekta nic z takich liczb nie wynika. Na tej podstawie nie można wykonać szczegółowego planu oddającego funkcjonowanie firmy – przestrzega Zbigniew Kostrzewa. Z kolei dobre badanie dostarcza o wiele bardziej szczegółowe informacje – pozwala zrozumieć, jaka jest struktura firmy, jaka praca poszczególnych działów, jaki przepływ informacji wewnątrz, i nie traktuje firmy jako jednolitej masy. – Jeszcze większym absurdem jest przeprowadzanie badania jedynie na wycinku firmy dla oszczędzenia czasu i pieniędzy, a następnie rozciąganie wniosków na całą organizację. W takim wypadku zalecałbym w ogóle zrezygnowanie z badania i ograniczenie się do wywiadu przeprowadzanego przez architekta lub specjalistę. Wnioski będą bogatsze i bardziej wartościowe – podkreśla Zbigniew Kostrzewa. Dodaje, że zważywszy na dzisiejszy rynek, nie chciałby być na miejscu office menedżera czy pracownika administracji, który nie mając doświadczenia, staje przed wyborem firmy do przeprowadzenia tego badania. – Dobrym wyborem pod tym względem są duże agencje nieruchomościowe, które mają doświadczenie z międzynarodowych realizacji i najlepszych specjalistów dostępnych na rynku, a tych osób jest stosunkowo niewiele – mówi Zbigniew Kostrzewa.

Angażuj i komunikuj

Strategia miejsca pracy ma tę przewagę nad innymi podejściami, że przygotowuje ludzi na zmianę. – Najgorsze, co można zrobić, to przyjść do ludzi z gotowym planem niekonsultowanym z nikim, kogo najbardziej dotyczy – tłumaczy Dorota Osiecka. Workplace strategy wykorzystuje narzędzia znane w urbanistyce jako placemaking, gdzie angażuje się użytkowników przestrzeni w proces jej tworzenia. – Jeśli każesz komuś założyć brzydką koszulkę, będzie niezadowolony. Jeśli przedstawisz mu trzy różne opcje, będzie się dużo bardziej identyfikował ze swoim wyborem, nawet jeżeli nie będzie to najładniejsza koszulka – mówi Aleksander Szybilski. Chodzi o to, aby ludzie mieli wpływ na rzeczy, z których będą korzystać. Zarówno te większe, jak umeblowanie, jak i mniejsze, jak kolor wykładziny czy ozdoby na ścianach. Oczywiście nierzadko ograniczeniem bywa budżet. Zarząd może być niechętny przeprowadzaniu badania, bojąc się, że otworzy „koncert życzeń”. – Niepotrzebnie. Ludzie jednak rozumieją, że nie wszystkie ich życzenia mogą być spełnione – mówi Dorota Osiecka. Konieczne jest dotrzymywanie obietnic i zarządzanie oczekiwaniami. – Największym zagrożeniem są błędy w komunikacji na temat projektu i rozbudzanie oczekiwań. Jeżeli obiecamy zbyt dużo, a damy mniej, to ludzie będą rozczarowani, nawet jeśli biuro będzie fajne. Pamiętajmy, by prezentować koncepcję biura wszystkim pracownikom dopiero wtedy, kiedy już mamy potwierdzone kluczowe elementy – przestrzega Szybilski.

Gdy mowa o komunikacji, zmiana biura to nie tylko wyzwanie, ale i szansa na naprawienie starych błędów. Frustracja pracowników nieraz bierze się bowiem stąd, że nie wiedzą, jaka jest wizja biznesowa firmy, jaka jest jej strategia, jakie stawia sobie cele. Proces zmiany biura może tu bardzo pomóc również w zakomunikowaniu na nowo celów i nadrobieniu zaległości w tej sferze. – Możemy także połączyć różne inicjatywy wewnątrz firmy: zmiany technologiczne, HR-owe, strukturalne czy też zmiany stylu pracy – mówi Marta Badura.

Monitoruj efekty

Strategia środowiska pracy przewiduje także badanie ewaluacyjne, które pozwoli ocenić efekty zmiany. – Robi się je po kilku miesiącach, gdy opadnie kurz. Chodzi o to, by pracownicy zdążyli się wystarczająco zapoznać z nowymi warunkami – mówi Marta Badura. Jeśli biuro jest elastyczne, stosunkowo łatwo można je poprawić. Jeśli nie, cenne jest również wychwycenie rzeczy małych, które również bywają irytujące, jak choćby zbyt głośno trzaskające drzwi lub brzydko wyglądające zużyte kubki do kawy. – Świadome firmy, jak na przykład koncerny farmaceutyczne, stale monitorują środowisko pracy i przeprowadzają podobne ewaluacje co rok – mówi Aleksander Szybilski.

Nie można też zapominać o kwestii wpływu biura na zdrowie. – Choć w nowoczesnych budynkach mamy coraz więcej powietrza, coraz wydajniejsze systemy wentylacyjne i gęstsze filtry, wciąż mało kto zwraca uwagę na przykład na to, jakie środki czystości są stosowane na powierzchniach albo jakich użyto materiałów wykończeniowych. Wykładziny, meble, kleje czy farby mogą być źródłem emisji szkodliwych oparów, tymczasem przy niewielu projektach aranżacji podlegają one kontroli pod kątem zdrowia użytkowników – zwraca uwagę Andrzej Gutowski, dyrektor w dziale certyfikacji zielonych budynków z firmy Colliers International.

Najbardziej prozaiczny wydaje się problem czystości. Tam, gdzie zbiera się kurz, może pojawić się problem uczuleń. Z kolei infekcjom sprzyja pleśń, która powstaje na skutek wilgoci. – Należy sprawdzać góry szafek, okolice grzejników czy okien, a więc miejsca, którym na ogół zbytnio się nie przyglądamy, są niewygodne w sprzątaniu, a gdzie kurz czy pleśń mogą się odkładać. Podczas przeprowadzanych w ramach certyfikacji LEED audytów czystości, zdarzały się biura, w których trudno dostępne powierzchnie nie były wystarczająco doczyszczone – mówi specjalista z Colliersa.

Podkreśla też, że są to sprawy, które bardzo łatwo przeoczyć. – Kwestie zdrowotne nie są na ogół na najwyższych pozycjach na liście priorytetów osób, które odpowiadają za prowadzenie biura, co więcej, wymagają najczęściej specyficznej wiedzy i monitoringu – twierdzi Andrzej Gutowski. Ważne jednak, by te kwestie nie znikały z pola widzenia pracodawcy. Mają bowiem wpływ nie tylko na zdrowie, absencje w pracy, lecz i na zadowolenie pracowników. – To może się wydawać banałem, ale decydenci w firmie zdają się zapominać, że szczęśliwi pracownicy są bardziej lojalni i efektywni w swojej pracy – podkreśla Aleksander Szybilski.