Kwestia liczb

Jakie pytania zadać najemcom powierzchni biurowych 
w ankiecie, dzięki której będziemy mogli wskazać najlepszy polski biurowiec? Które projekty uwzględnić na liście 50 obiektów, jakie przejdą badanie? Te i wiele innych pytań zadano grupie najważniejszych osób w polskim sektorze biur. Uczestnicy dyskusji zaprezentowali różne opinie, głównie dotyczące kryteriów wyboru biur, którymi należałoby kierować się w badaniu

Richard Stephens

Doświadczenie ze spotkania na temat kwestionariusza dotyczącego magazynów (zob. majowe wydanie „Eurobuild CEE”, str. 70-73) pozwoliło nam i naszemu partnerowi, niezależnej agencji badania rynku Millward Brown, przygotować projekt prostego kwestionariusza dla najemców biurowych. Uczestnicy postulowali dalsze uproszczenie kwestionariusza.

Lokalizacja, lokalizacja...

Zaczęliśmy od lokalizacji. Ustalono, że na początek dobre będzie ogólne pytanie dotyczące lokalizacji biura pod względem wygody połączeń komunikacyjnych. Następne dotyczyło lokalizacji pod względem bliskości sklepów i usług. Tu udało się dojść do porozumienia po usunięciu wzmianki o przedszkolu, którą uznano za nieistotną i mylącą. Kilka kolejnych pytań dotyczyło aspektów technicznych, związanych z wygodą i projektem. W tym miejscu kilkoro uczestników, m.in. Jacek Kopczyński z Von der Heyden Group oraz Nicklas Lindberg z firmy Skanska, uznało, że pytania te zawierają elementy, które należy oceniać oddzielnie. Dotyczyło to takich pytań, jak: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z budynku biurowego, biorąc pod uwagę takie elementy, jak funkcjonalność powierzchni, warunki techniczne, jakość wykończeń, styl architektoniczny, projekt terenu, itp.?” oraz „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z udogodnień zastosowanych w budynku biurowym, które mają wpływ na komfort pracy, biorąc pod uwagę takie elementy, jak oświetlenie wewnętrzne i zewnętrzne, system chłodzenia i ogrzewania, itp.?” Jak stwierdziła Anna Kot z Jones Lang LaSalle, najemcy może podobać się styl architektoniczny, lecz nie musi on być zadowolony z warunków technicznych, więc umieszczanie tych elementów w jednym pytaniu jest niewłaściwe. Uwzględniono te uwagi i w nowej proponowanej wersji, która jest zamieszczona na końcu tego artykułu, poszczególne elementy rozpatrywane są oddzielnie.

Opalanie przy biurku?

Potrzeba precyzyjnego formułowania pytań stała się jeszcze bardziej oczywista przy kolejnym punkcie: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z okien i dostępu światła dziennego?”. Jak podkreślili uczestnicy spotkania, jakość okien i jakość dostępu światła dziennego to dwie różne rzeczy. Pytanie dotyczyło dostępu światła słonecznego, zatem zmieniliśmy je tak, aby uwzględniało tylko ten jeden element. Opinie co do sensowności pytania w tej ankiecie o okna były podzielone. Niektórzy, np. Piotr Górecki z agencji Knight Frank, uznali pytanie o tę cechę obiektów za ważne, choć niemożliwe jest precyzyjne porównanie, gdyż wiele budynków ma tylko przeszklone ściany fasadowe. Wątpliwości niektórych uczestników budziło pytanie o czas oczekiwania na windę, jednak w przeprowadzonych przez nas wcześniej badaniach pojawiało się ono wielokrotnie, dlatego pozostanie w kwestionariuszu. Elementem istotnym dla uczestników spotkania okazał się parking. Mariusz Kozłowski z Globe Trade Centre zauważył, że najemcom zależy na jak największej liczbie miejsc parkingowych dla siebie i gości swoich firm, lecz nie są skłonni za nie płacić, dlatego nie należy koncentrować się w pytaniu na ilości. Stąd zmiana pytania: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z liczby miejsc parkingowych dla gości?” na mniej szczegółowe: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z parkingu obiektu biurowego?”. Pytanie: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z opłat eksploatacyjnych, biorąc pod uwagę sposób ich szacowania i obliczania, uczciwość, stabilność w ciągu roku i w ciągu okresu najmu?” spotkało się z taką samą reakcją, jak punkt z ankiety dla grupy z sektora magazynowego dotyczący czynszu. Który najemca – powiedzieli uczestnicy – będzie kiedykolwiek zadowolony z wysokości opłaty eksploatacyjnej? Odpowiedź: oczywiście niewielu, lecz można określić stopień niezadowolenia, a zsumowane oceny dadzą obraz grupowego postrzegania danego obiektu przez najemców. Daniel Bienias, który niedawno rozpoczął pracę w agencji CB Richard Ellis uważa, że należy skupić się na przejrzystości zasad obliczania opłat eksploatacyjnych, dlatego pytanie dotyczące tych opłat zostanie podzielone na dwie części: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z przejrzystości zasad obliczania opłat eksploatacyjnych?” oraz „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z poziomu usług uwzględnionych w opłacie eksploatacyjnej?”. Pod koniec kwestionariusza umieściliśmy następujące pytanie: „Do jakiego stopnia wymienione wyrazy trafnie określają Państwa budynek biurowy? Wysokiej jakości; przyjazny; funkcjonalny; wygodny; przestronny; elegancki; wielofunkcyjny; atrakcyjna architektura (część zewnętrzna i fasada); atrakcyjna aranżacja wewnętrznych powierzchni wspólnych; przyjemnie się w nim pracuje”. Uczestnikom spotkania spodobało się to ujęcie, ponieważ – jak uznali – taki sposób sformułowania oceny będzie dla najemców łatwiejszy i szybszy, a wiele punktów, które w oryginalnej wersji były ze sobą połączone, może być teraz ocenianych oddzielnie.

Kto powinien wypełniać?

Grupa z sektora biur miała podobne wątpliwości do tych, które formułowali przedstawiciele sektora magazynów. Uczestnicy chcieli wiedzieć, kto powinien wypełniać formularze w imieniu najemców. Kierownik biura? Dyrektor zarządzający? Jeżeli kierownik biura (office manager) – czy posiada on wystarczającą wiedzę, by odpowiadać na pytania dotyczące kwestii finansowych? Jeżeli ma to być dyrektor zarządzający – czy jest w stanie odnieść się do kwestii technicznych? Pytania te są uzasadnione. Jednak wspólnie z firmą Millward Brown, przeprowadzającą ankietę uważamy, że najemcy poświęcą kilka minut na wypełnienie formularzy, ponieważ zostaną poinformowani, że udzielone przez nich odpowiedzi trafią do właściciela budynku, a jeżeli osoba wypełniająca formularz nie będzie w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania, może poprosić o pomoc kompetentnych współpracowników. Zadaniem agencji Millward Brown będzie zapewnienie wystarczającej liczby respondentów tak, by  ankieta była wiarygodna.

Podobnie jak na spotkaniu grupy magazynowej, najwięcej emocji wzbudziła kwestia doboru projektów, których najemcy wezmą udział w ankiecie. Nie przedstawiliśmy grupie żadnej listy, ponieważ chcieliśmy dowiedzieć się, jakie kryteria wyboru projektów zaproponują uczestnicy spotkania. Tak jak w przypadku ankiet w sektorach magazynowym i handlowym ustalono, że obiekt musi działać przynajmniej 12 miesięcy przed terminem przeprowadzenia ankiety. Niektórzy uczestnicy, m.in. Ricky Aboo z Cushman & Wakefield, uważali, że nie należy wykluczać projektów posiadających mniej niż określoną liczbę najemców (siedmiu lub ośmiu), ponieważ jest to nieuczciwe. Ricky Aboo i Nicklas Lindberg stwierdzili nawet, że obiekt biurowy z jednym najemcą też powinien mieć możliwość wzięcia udziału w badaniu. Jednak czy nie podważyłoby to wiarygodności całego projektu, gdyby najwyższą ocenę uzyskało biuro posiadające jednego, dwóch lub nawet trzech najemców? W tej sprawie przewidziane są dalsze konsultacje.

Na koniec Nicklas Lindberg chciał wiedzieć, dlaczego w projekcie kwestionariusza brak pytań o kwestie ekologiczne. Trzeba przyznać, że prowadziliśmy na ten temat rozmowy, lecz po konsultacjach zdecydowaliśmysię pominąć te pytania. Najemcy mogą nie orientować się, w jakim stopniu budynek jest przyjazny dla środowiska. Jednak z pewnością warto uwzględnić tę kwestię w ankiecie – stąd pytanie: „W jakim stopniu są Państwo zadowoleni ze standardów środowiskowych budynku?”, a w ostatnim punkcie pytamy również, czy najemcy są skłonni ponosić wyższe opłaty za powierzchnie w biurach przyjaznych dla środowiska. ν

Nagrody najemców na podstawie wyników ankiety

Tak jak w sektorach magazynowym i handlowym, kwestionariusz będzie wysłany do najemców wybranych projektów biurowych w Polsce, którzy ocenią budynek według kryteriów określonych w kwestionariuszu. Projekty, które uzyskają najwyższą ocenę, otrzymają Nagrodę dla najlepszego biurowca, centrum handlowego i magazynu. Ich zdobywcy zostaną ogłoszeni podczas Gali Nagród Eurobuild Awards 8 grudnia. Wtedy też zostaną im wręczone nagrody. Lista projektów biurowych, które zostaną uwzględnione w ankiecie, nie jest jeszcze zamknięta. Zostanie ona wkrótce umieszczona na stronie internetowej Eurobuild Awards: 
www.eurobuildawards.com. Rezultaty badania najemców zostaną przekazane deweloperom lub właścicielom każdego z projektów.

Kwestionariusz

Odpowiadając na poniższe pytania (z wyjąkiem oznaczonych *) prosimy o zastosowanie dziesięciostopniowej skali punktacji:

Pasted Graphic 5.pdf ¬

Lokalizacja

1) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z lokalizacji Państwa biura pod względem możliwości dojazdu samochodem i komunikacją miejską?

2) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z lokalizacji Państwa biura pod względem lokalnych udogodnień – sklepów, punktów usługowych, restauracji (poza tymi, które znajdują się 
w budynku)?

Aspekty techniczne

1) 
Do jakiego stopnia następujące wyrazy trafnie określają Państwa budynek biurowy?*

Pasted Graphic 6.pdf ¬

2) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z czasu oczekiwania na windę?

3) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z dostępu światła dziennego do Państwa biura?

4) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z oświetlenia wewnętrznego?

5) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z systemu chłodzenia i ogrzewania? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

6) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z jakości wykończenia budynku? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

7) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z elastyczności powierzchni na piętrze? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

Aspekty finansowe

1) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z poziomu czynszu w stosunku do wielkości, rodzaju i jakości wynajmowanej powierzchni?

2) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z przejrzystości zasad obliczania opłat eksploatacyjnych? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

3) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z jakości usług uwzględnionych w opłatach eksploatacyjnych? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

Aspekty ogólne

1) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z usług i udogodnień dostępnych w budynku? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

2) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z atmosfery i aranżacji lobby wejściowego i recepcji? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

3) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z parkingu?
Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

4) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni ze standardów środowiskowych budynku? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

5) 
W jakim stopniu są Państwo zadowoleni z zarządzania budynkiem, uwzględniając przyjazne nastawienie, dostępność, wrażliwość, zrozumienie dla potrzeb, obecność w obiekcie, zaangażowanie w organizację imprez i dekoracji świątecznych? Jeżeli są Państwo niezadowoleni, proszę wyjaśnić, dlaczego.

6) 
Czy wynajmowana przez Państwa powierzchnia biurowa zaspokaja Państwa bieżące potrzeby?*

Tak

Nie

Jeżeli nie, czego Państwu brakuje?

7) 
Gdyby szukali Państwo dziś powierzchni biurowej, czy wynajęliby Państwo ponownie powierzchnię w tym budynku?*

Tak

Nie

Jeżeli nie, proszę wyjaśnić, dlaczego.

8) 
Czy Państwa firma byłaby skłonna ponosić wyższe opłaty za budynek przyjazny dla środowiska?*

Tak

Nie