Polska Święty spokój w biurze przyszłości

Celem badania było sprawdzenie, jak zmieniają się oczekiwania pracowników względem miejsca wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Chodziło o poznanie potrzeb pracowników odnośnie organizacji i wyposażenia biur, zagospodarowania przestrzeni i dostępu do infrastruktury w sąsiedztwie budynków, a także oceny warunków do pracy w domu, w odniesieniu do najpopularniejszego obecnie modelu hybrydowego.

Wyniki badania jasno pokazały, że czynnikiem, który jest w stanie zachęcić pracowników do częstszego przychodzenia do biura, jest poczucie prywatności, a dokładnie cisza, spokój i brak rozpraszających bodźców, co – zdaniem ankietowanych – pozwala im na efektywną pracę. Respondenci, którzy mieliby zapewnione takie warunki w biurze, zadeklarowali, że przychodziliby do niego o jeden dzień więcej w tygodniu. Dzięki temu spędzaliby w nim trzy z pięciu dni roboczych.

Wszyscy zadajemy sobie pytanie, jak będzie wyglądało biuro przyszłości. W obliczu ugruntowania się zmian, które przyniosła pandemia, musimy swoje wyobrażenia o idealnym biurze zdefiniować na nowo. Dla pracowników kluczowe okazało się to, czy mogą z łatwością znaleźć w nim przestrzeń, która jest odpowiednia do wykonywanego aktualnie zadania. Biuro musi łączyć przytulność, łatwość skupienia i odseparowania się od innych osób, gdy jest to potrzebne, z możliwością interakcji, pracy zespołowej, budowania relacji z pracownikami i organizacją. Tym bardziej na znaczeniu zyskuje trend tworzenia przestrzeni przede wszystkim przyjaznych – stwarzających warunki dobre dla naszego zdrowia fizycznego i psychicznego oraz inkluzywnych – pozwalających na efektywną pracę niezależnie od tego, czy najlepiej pracuje nam się przy wspólnym stole czy w cichym pomieszczeniu z dala od innych – mówi Ewelina Kałużna, szefowa zespołu ds. strategicznego doradztwa w zakresie miejsc pracy w spółce biurowej Skanska w CEE i dyrektor zarządzająca przestrzeniami typu flex Business Link.

Zgodnie z raportem „Zaprojektuj biuro przyszłości” kluczem do realizacji celu, jakim jest częstsze przychodzenie pracowników do biura, jest stworzenie dla nich odpowiedniej różnorodności przestrzeni. Oprócz otwartych powierzchni, pożądane są rozmaite salki konferencyjne, warsztatowe, strefy do spotkań nieformalnych, miejsca do prowadzenia wideokonferencji, tak aby każdy użytkownik mógł znaleźć miejsce pasujące do jego stylu pracy i bieżącego zadania do zrealizowania. Różnorodność przestrzeni idzie również w parze z jej wielofunkcyjnością, co stanowi bardzo pożądaną cechę w biurach firm, które realizują hybrydowy model pracy.

Hybrydyzacja stylów pracy jest przyczyną zmian w fizycznej przestrzeni biurowej. Do biura przyjeżdżamy, aby współpracować, wchodzić w interakcje czy też angażować się w pracę warsztatową. Pracę indywidualną, wymagającą ciszy i koncentracji, chętniej wykonujemy zdalnie. Sprawiło to, że postpandemiczne biura są o wiele bardziej nastawione na wspieranie współpracy, ułatwianie spontanicznych interakcji oraz zapewnianie przestrzeni na kontakty nieformalne. Kluczowe jest także zapewnienie w biurach wielofunkcyjności i adaptowalności. Widać to w takich rozwiązaniach jak mobilne budki telefoniczne, meeting pody, zamknięte i półotwarte przestrzenie do pracy zespołowej czy przestrzenie typu agora. W parze z nimi idą coraz nowocześniejsze aplikacje do zarządzania przestrzenią, ułatwiania kontaktów, np. informujące o obecności współpracowników w biurze, oraz rozwiązania IT/AV niezbędne przy organizowaniu hybrydowych spotkań. Wszystko po to, aby przestrzeń biura mogła sprostać zmianom, nie tylko obecnym, lecz także nadchodzącym, wyłaniającym się w ramach stopniowego definiowania i dojrzewania modelu pracy hybrydowej – mówi Dorota Osiecka, wiodąca ekspertka ds. strategii środowiska pracy, partnerka w Colliersie i dyrektorka platformy Colliers Define.

Do najważniejszych czynników decydujących o atrakcyjności biura należy dobra lokalizacja. Do niedawna była rozumiana jako położenie w centralnych częściach miasta, z możliwością dojazdu różnymi środkami transportu i w otoczeniu bogatym w punkty handlowe, usługowe i kulturalne. Dobra lokalizacja biura oznacza według respondentów przede wszystkim łatwość i wygodę dojazdu.

Niemal wszyscy, bo aż 93 proc. respondentów, którzy określili swój dojazd do biura jako łatwy i wygodny, to osoby, które uznały lokalizację biura jako dobrą. Biuro nie musi więc być w centrum miasta – ważne, żeby było dobrze skomunikowane z innymi dzielnicami czy miejscowościami. To o tyle istotne, że najwięcej pracowników biurowych (42 proc.) jako środek transportu wybiera właśnie komunikację miejską, a tylko 4 proc. korzysta z samochodów służbowych. Co ciekawe, dwie na trzy osoby dojeżdżające firmowym autem, wcale nie uważają, że to łatwy i wygodny sposób transportu. Czas poświęcony na dojazd do pracy ma wpływ na częstotliwość pojawiania się pracowników w biurze. Im dłużej zajmuje droga do biura, tym rzadziej pracownicy chcą do niego jeździć. W przypadku osób, którym droga do biura zajmuje do 30 minut, czas pracy wykonywanej aktualnie z biura to średnio trzy dni w tygodniu. Pracownicy, którzy do biura jadą ponad godzinę, nie chcą w nim spędzać nawet dwóch dni.

Badanie pokazało również, że pracownicy chętniej wrócą do biura i będą spędzali w nim więcej czasu, jeśli w biurowcu lub jego okolicy dostępne są określone udogodnienia. Do najbardziej cenionych przez pracowników biurowych należą miejsca, w których można kupić jedzenie, a więc sklep spożywczy, kantyna w budynku czy restauracja. Tak wskazało 92 proc. badanych i jest to jedna z najbardziej wyróżniających się potrzeb.

Dostępność punktów gastronomicznych i sklepów, w których można zakupić jedzenie, okazuje się jednym z kluczowych elementów, który trzeba wziąć pod uwagę, planując siedzibę swojej firmy. Istnieje potencjał w zakresie oferowania dodatkowych udogodnień w tym aspekcie. Wyniki badania jednoznacznie wskazują, że pominięcie tego obszaru bezpośrednio będzie wpływać na atrakcyjność miejsca pracy, a co za tym idzie, rzadsze pojawianie się w biurze – tłumaczy Ewelina Kałużna.

Badanie potwierdziło także, że obecność w pobliżu budynku automatu paczkowego jest na tyle istotna dla pracowników, że z tego względu bywają oni w biurze o jeden dzień więcej w porównaniu z osobami, których pracodawcy stworzyli biura w miejscach bez dostępu do tego udogodnienia. Gdyby go zyskali, częściej by przychodzili do biura – deklarują respondenci. Istotne dla 82 proc. ankietowanych są również rozwiązania dla rowerzystów: szatnie i natryski, a także parking dla rowerów i stacje naprawcze. Na dalszych miejscach zestawienia stworzonego na bazie odpowiedzi respondentów znalazły się: kawiarnia (76 proc. wskazań), apteka (68 proc.) i siłownia lub klub fitness (64 proc.). Zapewnienie tych udogodnień w budynku lub jego okolicy wiąże się z częstszym pojawianiem się respondentów w biurze, nawet o pół dnia w tygodniu więcej w przypadku możliwości korzystania ze sklepu spożywczego czy apteki.

Zdecydowana większość respondentów badania (prawie 70 proc.) twierdzi, że ma odpowiednie warunki do efektywnej pracy z domu. Laptop do pracy zdalnej ma niemal każdy, a 85 proc. zapewnia, że jakość ich domowego łącza internetowego jest odpowiednia. 58 proc. uznaje, że ich domowe biurko nadaje się do kilkugodzinnej pracy, 56 proc. ma takie samo zdanie na temat domowego krzesła biurowego. Jednocześnie znaczny odsetek respondentów (41 proc.) przyznaje, że ma problem z oddzieleniem pracy od życia prywatnego, gdy pracują z domu.