Filozofia dużego biurka

"New office", "flexible office", czy też "new office environment" - te określenia dotyczą idei stworzenia ekonomicznego i przyjaznego pracownikom biura. Koncepcja ta nie znajduje w Polsce wielu zwolenników. Może i dobrze, bo wpłynęłaby niekorzystnie na ilość wynajmowanych metrów kwadratowych

Dzięki przekształceniu biura w nowoczesne ,new office" firma powinna m.in.:
-osiągnąć większą efektywność przestrzeni
-obniżyć koszty utrzymania biura
-poprawić organizację pracy
-zapewnić swoim pracownikom przyjazne środowisko pracy, co z kolei wpłynie na wyższą wydajność zatrudnionych i ograniczenie dni ich absencji
-poprawić wizerunek firmy.
Efekty te mogą zainteresować szefów mniejszych i dużych firm. Jednak nie każdy może z nich skorzystać, bowiem rozwiązania ,new office" najlepiej sprawdzają się w przedsiębiorstwach, gdzie część pracowników wykonuje swoje obowiązki poza biurem. Ale to nie jedyny warunek. Kolejnym, według Piotra Wisłockiego z firmy projektowej Aukett Polska, jest zmiana mentalności pracowników, którzy - szczególnie w Polsce - są przywiązani do przydzielonych im biurek.
Równie istotną kwestią jest powierzchnia, na której ma powstać ,nowe biuro". Musi się znajdować w jak najbardziej elastycznym budynku. Chodzi tu zarówno o kwestie architektoniczne (np. jak najmniejsza ilość słupków), jak
i techniczne. W Warszawie wciąż jest niewiele budynków, które mogłyby sprostać wymaganiom ,new office". Zdaniem Piotra Wisłockiego zaliczają się do nich: Warsaw Financial Centre, Saski Point i Crescent, Metropolitan i Wiśniowy Business Park.

Wydajność i elastyczność
Ojcowie koncepcji ,nowego biura" to architekt Francis Duffy oraz spece od organizacji Charles Handy i Peter Drucker. Ich dziełem są dwa podstawowe hasła filozofii ,new office": WYDAJNOŚĆ - mająca na celu redukcję kosztów wynajmu (m.in. poprzez rezygnację ze zbędnej powierzchni biurowej) i EFEKTYWNOŚĆ - to z kolei wykorzystanie powierzchni biura tak, aby polepszyć jakość pracy i dodatnio wpłynąć na wyniki firmy.
- To naturalne, że każdy najemca chce zaoszczędzić na kosztach powierzchni biurowej - zauważa Piotr Wisłocki.
- Jednak przy wprowadzaniu tego typu oszczędności warto pamiętać, by nie miały one wpływu na obniżenie skuteczności działania firmy. A ta również zależą od jakości biura.
Terminami nierozerwalnie związanymi z tzw. nowym biurem są ,hot desking", czyli gorące biurka oraz ,virtual offices", czyli wirtualne biura. Pierwsze pojęcie dotyczy przygotowania mniejszej ilości stanowisk pracy, niż osób zatrudnionych w firmie. Drugie zaś to stworzenie pracownikowi nie będącemu fizycznie w biurze możliwości efektywnej pracy. Mógłby on - dzięki odpowiedniemu wyposażeniu - w każdej chwili skontaktować się z biurem z dowolnego miejsca.

Interaktywny pracownik
Zarówno "hot desking" jak i "virtual office" są przejawem tzw. nowej kultury biurowej - tak określa je w swoim opracowaniu Piotr Wisłocki. ,Nowa kultura" jest przeciwieństwem starej, statycznej, hołdującej liniowej strukturze, firmowej hierarchii. Na miano nowoczesnego pracownika zasługują osoby dynamiczne, nie bojące się niestandardowego stylu pracy i wykorzystywania w niej najnowocześniejszych technik komunikacji.
- W Polsce jesteśmy przyzwyczajeni do innych standardów i mamy opory, by je radykalnie zmieniać - twierdzi Piotr Wisłocki. - Na przykład bardzo istotny element w firmie to dla nas hierarchia. Im ważniejsza osoba, tym należy jej się większy gabinet i biurko. Tymczasem w krajach anglosaskich na pierwszym miejscu stawia się osiągnięcia i skuteczność, nie zaś tytuły. Pracownicy warszawskiego biura Aukett byli początkowo zdziwieni, że nie mam osobnego pokoju i pracuję razem nimi w ,open space".

Złoty środek
Jak więc pogodzić możliwość sporych oszczędności z niechęcią i obawami pracowników? Odpowiedzią jest złoty środek, który można znaleźć poprzez analizę  czynników składających się na efektywną pracę biura i firmy. Zaliczają się do nich m.in.: sposób pracy ludzi (w tym ilość godzin spędzonych przy biurku), hierarchię, w jaki sposób przyjmowani są w biurze kontrahenci, ilość metrów przypadających na jednego pracownika itp.
- Podczas projektowania ,nowego biura" standardowe i schematyczne rozwiązania można wyrzucić do kosza - mówi Piotr Wisłocki. - Podstawą koncepcji powinno być zrozumienie funkcjonowania danej firmy. To muszą być rozwiązania szyte na miarę.
Tymczasem większość firm zmienia biura w sytuacji, kiedy na prawdę muszą to zrobić. Dzieje się to w wielkim pośpiechu, kiedy nie ma już czasu na analizy sposobu i charakteru pracy zatrudnionych tam osób. Wówczas liczą się szybkie, a więc zazwyczaj gotowe i mało ekonomiczne rozwiązania.

Koszty "new office"
- Pomimo różnych przeszkód podejście do projektowania powierzchni biurowych, w tym do konceptu ,nowego biura" się zmienia - mówi Piotr Wisłocki. - Widzę zainteresowanie, ale czasem na przeszkodzie stoją również ludzie, którzy podejmują w firmach decyzje o zmianie biura. To z reguły są pracownicy średniego szczebla, którzy mogą być niechętni radykalnym zmianom.
Koszty wdrożenia ,new office" również mogą zniechęcać firmy. Wszystkie najnowocześniejsze urządzenia ułatwiające komunikację to duże wydatki. Dodatkowo należy się liczyć z kolejnymi, na przygotowania projektu. Czy zatem warto? Wydaje się, że tak, bo ,nowe biuro" to oszczędność 20-30 proc. powierzchni klasycznego biura. Chodzi więc o spore kwoty.