Gwaranci wypłacalności

Organy administracji publicznej na różnych szczeblach opuszczają stare kamienice wymagające remontów - co za tym idzie - ogromnych nakładów finansowych. I choć mają biura usytuowane najczęściej w centralnym obszarze miasta, to jednak koszty związane z utrzymaniem gmachów, obecnie zupełnie nieefektywnych energetycznie, są na tyle duże, że nawet strach przed tabloidami i oskarżeniami o marnowanie publicznych pieniędzy nie powstrzymuje jednostek budżetowych przed wyjściem na rynek komercyjny. Pojawia się na nim coraz więcej najemców tego typu, dając dowód, że powoli przestaje pokutować przeświadczenie, że nowa siedziba to fanaberia. Populistyczne i chwytliwe hasła rozpropagowano w związku z budową biur dla zakładów ubezpieczeń społecznych czy urzędów pracy. W 2012 roku decyzję o zmianie biura podjęła Poczta Polska, która wynajęła około 13 tys. mkw. powierzchni w budynku Domaniewska 37C od Polskiego Holdingu Nieruchomości, również zależnego od skarbu państwa. Tą drogą poszła także Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad, wynajmując 11,7 tys. mkw. w Green Corner firmy Skanska Property Poland. Dwa lata wcześniej kompleks Poleczki Business Park (realizowany przez UBM i CA Immo) wybrała Agencja Rozwoju i Restrukturyzacji Rolnictwa. Przykładów jest wiele, a to tylko najemcy z najwyższego szczebla. Sporo jest również przetargów, które zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, rozpisują mniejsze jednostki - regionalne czy gminne. Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego poszukiwał 900 mkw. powierzchni biurowej do wynajęcia w Szczecinie na siedzibę Wydziału Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich (WPROW), czy 800 mkw. dla Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej (ROPS). Czy znalazł, nie wiadomo. Informację tę trudno potwierdzić, nie ma jej nawet na stronach Biuletynu Informacji Publicznej. A, by dowiedzieć się od samych urzędników, trzeba czekać ustawowe dwa tygodnie.

Urzędnik stoi na straży
Tym, co wyróżnia najemców ze sfery budżetowej od tych z firm prywatnych, jest sposób wyboru powierzchni biurowej. Jednostki administracji publicznej podlegają ustawie o zamówieniach publicznych, i chociaż wynajem powierzchni jest wyłączony z tej procedury, to czasami urzędy ogłaszają przetargi. - Są to zwykle przetargi nieograniczone, zapowiadane w prasie. Bywa, że nie są to procesy ciągłe, a na rozstrzygnięcie trzeba długo czekać - mówi Jacek Luzar, dyrektor sprzedaży w UBM. Zgadza się z nim Jarosław Zagórski, dyrektor komercyjny Ghelamco Poland. - Procedury przetargowe są znacznie bardziej rozbudowane w przypadku instytucji publicznych, ale największą niedogodnością jest rozciągnięty w czasie proces zapadania decyzji - podkreśla Jarosław Zagórski. Co jeszcze zmienia się w podejściu urzędników do wynajmu powierzchni biurowej? - Podmioty publiczne coraz częściej korzystają z usług doświadczonych pośredników, i tam, gdzie jest to możliwe, organizują przetargi jedynie na wybór doradcy czy pośrednika - dodaje Marcin Mędrzecki, dyrektor, dział usług inwestycyjnych, region CEE, Colliers International. Urzędnicy dbają o to, by wszystko odbyło się transparentnie i zgodnie z wytycznymi. W przygotowanym przetargu jasno określają, czego potrzebują i jakie są ich wymagania. - Warunki techniczne nierzadko określane są przez konkretne ustawy lub rozporządzenia. W przypadku podmiotów komercyjnych można liczyć na większą elastyczność, np. przy budowie archiwów czy też montażu specjalistycznych instalacji. W przypadku urzędów, w tym zakresie nie ma możliwości manewru. Warto pamiętać, że podmioty z sektora publicznego to klienci równie wymagający jak międzynarodowe korporacje - twierdzi Łukasz Żelezik, starszy menedżer wynajmu w Echo Investment. A co liczy się dla nich najbardziej? - Administracja publiczna zwraca bardzo dużą uwagę na cenę (miesięczny czynsz i wliczone w niego opłaty eksploatacyjne). Stanowi to ponad połowę punktów, które można otrzymać w przetargu. Ważna jest także lokalizacja budynku i jego skomunikowanie z resztą miasta - to około 20 proc. wszystkich punktów do zdobycia. Tacy klienci preferują centralne obszary i zwracają uwagę na dogodny dojazd do danego miejsca. Ponadto liczy się dla nich dostępność miejsc parkingowych w budynku lub w jego najbliższym sąsiedztwie - dodaje Jacek Luzar. Instytucje, które generują duży ruch petentów, raczej nie zdecydują się na siedzibę w parkach biznesowych umiejscowionych na obrzeżach dzielnic. A nawet jeśli urzędu nie odwiedzają interesanci, to trzeba zadbać o odpowiednią komunikację dla pracowników. Na przykład firma UBM uruchomiła dwie linie autobusowe, które dowożą urzędników z biura do przystanków komunikacji miejskiej i z powrotem.

Zrównoważony rozwój, certyfikaty potwierdzające zostosowanie prośrodowiskowych rozwiązań w budynku - jeszcze kilka lat temu rodzaj mody na rynku biurowym, a dziś już standard - stają się ważne także dla najemców ze sfery budżetowej. - Znaczenia nabierają kwestie wizerunku oraz efektywności wykorzystywanej powierzchni, jakiej nie zaoferują starsze budynki, w których znajdują się dotychczasowe siedziby większości potencjalnych najemców z tej grupy. Należy się spodziewać, że podobnie jak firmy z sektora prywatnego, także podmioty publiczne zaczną przywiązywać większą wagę do standardów związanych ze zrównoważonym rozwojem - wyjaśnia Jarosław Zagórski. W procesie wynajmu powierzchni polscy urzędnicy zachowują wysokie standardy i oczekują ofert na odpowiednim poziomie, czym nie różnią się od swoich zagranicznych kolegów. Jak podkreśla Jarosław Zagórski, zarówno unijne, jak i polskie podmioty poszukują powierzchni dobrze zlokalizowanych, efektywnych kosztowo i funkcjonalnych. Kluczowe dla procesu pozyskania najemcy z sektora publicznego, oczywiście poza dobrze przygotowanym projektem, jest wiarygodność dewelopera. Podmioty publiczne bardzo uważnie przyglądają się jego dokonaniom i sprawdzają jego historię na rynku.

Wymagający, ale solidny partner
Chociaż rozmowy z państwowymi najemcami nie należą do najprostszych, a stopień sformalizowania całej procedury jest bardzo daleko posunięty, to jednak deweloperzy cenią klientów z sektora budżetowego. - Urząd czy agencja państwowa uwiarygodnia inwestycję wobec instytucji finansujących, co jest dużym plusem przy uzyskiwaniu pieniędzy na budowę, jeśli obiekt ma być dopiero zrealizowany - podkreśla Jacek Luzar. Ponadto, mimo że tacy klienci nie dają żadnych gwarancji, to za nich odpowiada skarb państwa - trudno o lepszą rekomendację. - Często wymogiem podpisania umowy najmu jest zwolnienie jednostki budżetowej z dostarczenia zabezpieczenia umowy najmu, tj. gwarancji bankowej, właśnie ze względu na to, że wszelkie zobowiązania przejmuje na siebie jednostka zależna od skarbu państwa - twierdzi Anna Duchnowska, dyrektor, dział powierzchni biurowych, reprezentacja właściciela w agencji Colliers International. - Naszą strategią jest budowa dobrego porfela najemców, a jakość tego portfela ocenia się poprzez stabilność przepływów oraz odpowiednią rentowność - umowy najmu z dobrze zarządzanymi urzędami to gwarantują - dodaje przedstawiciel Echo Investment. Proces negocjacyjny nie powinien więc zniechęcać, mimo że żądania mogą być nietypowe. - W przypadku jednostek skarbu państwa ograniczeniem może być niekiedy denominacja czynszów na złote - mówi Richard Aboo, partner, dyrektor działu powierzchni biurowych Cushman & Wakefield. - W 90 proc. przypadków czynsze są przeliczane na złote, a koszty eksploatacyjne trzeba bardzo dokładnie opisać i skrupulatnie wyjaśnić, bo na te kwestie urzędy są bardzo wyczulone. Obecnie zaliczka na koszty eksploatacyjne w Poleczki BP wynosi 15 zł za 1 mkw. Ponadto instytucje administracji państwowej oczekują wykończenia powierzchni pod klucz, a zdarza się także, że łącznie z meblami. Specyficzny jest także podział powierzchni biurowej. Zwykle tylko 20 proc. to tzw. open space - reszta przeznaczana jest na pokoje i gabinety - zdradza dyrektor sprzedaży UBM. Liczą się także kwestie bezpieczeństwa i zabezpieczenia biur. Wynajmujący przed przystąpieniem do rozmów powinien zatem odrobić pracę domową. - Do negocjacji trzeba się bardzo skrupulatnie przygotować, ponieważ przetarg jest bardzo "czułym" procesem, zawiera wiele szczegółowych wymagań. Deweloper musi być gotowy do odpowiedzi na pytania o najdrobniejsze kwestie. Składając ofertę najemcom z sektora publicznego, deweloper powinien również być pewny, że spełnia wszystkie wymagania oraz powinien wcześniej dowiedzieć się jak najwięcej o potencjalnym najemcy - uzupełnia Richard Aboo.
Z wynajęciem dużej powierzchni wiąże się kwestia lokali gastronomicznych. - W każdym parku biznesowym kantyna to bardzo ważny element. Natomiast pracownicy urzędów zazwyczaj wydają niewiele pieniędzy na jedzenie w takich miejscach i nie są ich częstymi gośćmi. Przy wynajmie dużej powierzchni może to rodzić pewne problemy - uzupełnia Jacek Luzar.

Więcej, więcej, więcej
Obecnie firma UBM bierze udział w kilku przetargach, obejmujących łącznie 10 tys. mkw. Przedstawiciele spółki nie chcą jednak zdradzić, w jakich postępowaniach startują. - Jesteśmy zobowiązani do zachowania tajemnicy handlowej - twierdzi Jacek Luzar. Na aktywność tej grupy najemców wskazuje również Łukasz Żelezik i dodaje, że widać ruch na rynku ze strony instytucji państwowych. - Coraz większy udział tych podmiotów w całości transakcji sprawia, że rynek w Polsce dojrzewa i wciąż się rozwija - a to dobrze. Szklana elewacja czy sąsiedztwo dużych podmiotów komercyjnych w parku biurowym niedługo staną się normą dla podmiotów publicznych, tak jak jest to obecnie w Niemczech, Francji czy Belgii. Nowoczesne biura to efektywniejsza i wydajniejsza praca urzędów, a w konsekwencji oszczędność dla nas wszystkich - podatników - dodaje. Wynika to z kilku czynników, ale główną rolę odgrywa opłacalność. Wynajęcie nowego biura i comiesięczne opłaty to i tak mniej niż wydatki na utrzymanie obecnych lokalizacji - zwykle dużych gmachów, nieefektywnych energetycznie i drogich w zarządzaniu. - Faktycznie coraz więcej jednostek budżetowych poszukuje lokalizacji w nowoczesnych biurowcach. Jest to naturalny trend rynkowy pokazujący, że jednostki administracji publicznej kładą coraz większy nacisk na jakość, a także reprezentacyjność swojego biura. Często koszt generalnego remontu, jaki taka jednostka musiałaby przeprowadzić w swojej dotychczasowej lokalizacji, jest tak wysoki, że opłaca się wybrać droższy wariant czynszowy w nowoczesnym budynku, otrzymując powierzchnię klasy A wykończoną według najnowszych standardów - podkreśla Anna Duchnowska.

Porządne, nowoczesne biuro to nie fanaberia, ale konieczność, która ma swoje praktyczne uzasadnienie. Do europejskiej dzielnicy w Brukseli jeszcze wiele nam brakuje, więc mamy do czego dążyć.