Zarządzanie popłaca

Co to znaczy dobrze zarządzać? – Chodzi o to, aby ułożyć długofalową strategię dla nieruchomości, a nie działać krótkowzrocznie – przekonuje Dominik Olechowski, dyrektor zarządzający firmy Lux-Dom, jednej z większych firm na warszawskim rynku zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi. – My planujemy na pięć lat do przodu. Czyli już zakładamy, co w danych latach trzeba będzie robić. Wiąże się to m.in. z odkładaniem środków na odremontowanie nieruchomości w przyszłości – mówi Dominik Olechowski. Szczególnie na początku, gdy wszystko jest jeszcze nowe, trudno przekonać licznych członków wspólnoty, żeby od razu zaczęli odkładać na remonty. Gdy potem nagle okazuje się, że trzeba odświeżyć i zakonserwować dajmy na to ekskluzywną elewację z piaskowca kosztem 100 tys. zł, mieszkańcy nie chcą nawet słyszeć o takim wydatku, nie decydują się na to przez lata, a nieruchomość traci na wyglądzie i na wartości. Wymaga to doświadczenia zarządcy, który powinien umieć przekonać wspólnotę do gromadzenia środków odpowiednio wcześniej. – Trzeba szukać rozwiązań, które spowodują, że nieruchomość nie będzie się degradowała, a przeciwnie – jej wartość będzie rosła. Poszukujemy nowych rozwiązań, myślimy na przykład o inwestycjach w urządzenia solarne, albo szukamy konkretnych oszczędności w zużyciu energii elektrycznej, np. poprzez zmodernizowanie węzłów cieplnych – mówi Dominik Olechowski.

Nie chodzi tu jednak o samą wysokość budżetu na remonty i modernizacje, ale raczej o rozsądek. Dobry zarządca potrafi znaleźć złoty środek między wysokością czynszu a poziomem świadczeń. – Chodzi o to, żeby czynsz nie był za wysoki, bo klienci też o to pytają, gdy kupują mieszkanie. Kwestia tego, jak często będzie sprzątanie, ile osób pracuje w ochronie obiektu albo jaki jest poziom inwestycji w modernizacje, zależeć musi od standardu samej nieruchomości – mówi Konrad Płochocki, dyrektor generalny Polskiego Związku Firm Deweloperskich. Deweloperzy w początkowym okresie, szczególnie ważnym dla nieruchomości, sprawują zarząd sami. Jeszcze na początku ubiegłej dekady był to często okres kilkuletni. W umowach deweloperskich (tzw. realizacyjnych) deweloper zastrzegał sobie bowiem wyłączność na zarząd i według uznania sprawował go sam lub powierzał wybranej przez siebie firmie. Polskie orzecznictwo sądowe oraz Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów wyparło tę praktykę z umów. – Od wielu już lat nie zastrzegamy wyłączności dla jakiejś firmy czy dla samego dewelopera i wspólnota mieszkaniowa może w dowolnym momencie zmienić zarządcę, gdy podejmie taką uchwałę. W praktyce nie dzieje się to szybciej niż po roku czy dwóch od zamieszkania. Bo początek to okres rozruchu, wprowadzania się mieszkańców, i dopiero gdy co najmniej połowa mieszkańców nabędzie mieszkania, wspólnota ocenia zarządcę i w głosowaniu większością głosów decyduje o jego przyszłości – mówi Konrad Płochocki.

Nie ma tu jednak reguły – niekiedy wspólnota pozostawia dotychczasowego zarządcę, a niekiedy wybiera nowego. – Bardzo chętnie, jeśli jest taka wola mieszkańców, podejmujemy się zarządzania nieruchomością. Właśnie po to, aby utrzymać pewien standard, który jest wizytówką dewelopera – mówi Jacek Bielecki, dyrektor ds. jakości w Marvipol Development. Dziś ten deweloper zarządza około połową wybudowanych przez siebie nieruchomości.

Duzi zarządcy mają lepiej

Marvipol należy do tych deweloperów, którzy sprawując zarząd samodzielnie, powierzają jednak żmudny proces administrowania (bieżących czynności związanych z obsługą nieruchomości) wyspecjalizowanym podmiotom w konkursie ofert. Chodzi o to, żeby z jednej strony sprawować kontrolę nad kluczowymi decyzjami, z drugiej część czasochłonnych czynności oddać firmom zewnętrznym. Jakie są kryteria wyboru administratora? Zazwyczaj deweloper patrzy, jak zarządca sprawdza się na innych nieruchomościach. – Działając na tym rynku już kilkanaście lat, wiemy, który administrator dobrze spełnia kryteria jakości. Stawiamy na duże znane nam firmy – mówi dyrektor ds. jakości w Marvipol Development. Jest to równocześnie tendencja, którą można zaobserwować na całym rynku – duzi stawiają na dużych. – Większe firmy wybierają zarządców, którzy mają wypracowane procedury i ekonomikę skali. Oferują mieszkańcom możliwość zajrzenia do kartoteki elektronicznej, gdzie wszystkie uchwały są przechowywane, gdzie można także dowiedzieć się o wszystkich kosztach, skontrolować budżet, a także swoje wpłaty. Czyli nie tylko są więksi, ale też mają bardziej profesjonalne narzędzia – tłumaczy Konrad Płochocki. Chodzi też o doświadczenie. – Doświadczenia wymaga dobre zarządzanie procesem odbioru mieszkań, wyjaśnienie mieszkańcom, w jaki sposób należy zgłaszać usterki lokalowe, informowanie o warunkach rękojmi. Deweloper oczekuje, że zarządca będzie wiedział, jak postępować w tym ważnym dla nieruchomości okresie początkowym. W dłuższej perspektywie oznacza to zapobieganie konfliktom między stronami – mówi Katarzyna Radzikowska, zarządca nieruchomości z firmy Lux-Dom.

Do tego dochodzi kwestia zaplecza, jakim dysponuje duży zarządca. – My zawsze przydzielamy co najmniej trzy osoby do obsługi kontraktu: administrator, zarządca, księgowy. Nie działają oni sami, ale mają jeszcze wsparcie działu prawnego, działu księgowego i technicznego – tłumaczy Dominik Olechowski z Lux-Dom. Oczywiście to wszystko zwiększa koszty administracji, ale duże firmy przekonują, że jakość musi kosztować. Jak twierdzi przedstawiciel jednej z firm działających na rynku warszawskim, miesięczne stawki umożliwiające świadczenie usługi zarządzania na dobrym poziomie w przypadku obiektu na około 100 mieszkań wynoszą 60-80 groszy za 1 mkw. powierzchni użytkowej. Co do zasady jednak im mniejsza nieruchomość, tym większa stawka. W obiekcie do 20 mieszkań możliwe są stawki powyżej 1,5 zł, a nawet 2 zł.

Duzi jednak oprócz jakości oferują korzyści wynikające z ich siły negocjacyjnej w nabywaniu usług takich, jak choćby energia elektryczna czy obsługa techniczna nieruchomości – Negocjujemy stawki z zakładem energii dla całego naszego pakietu nieruchomości, potem na przykład rekomendujemy zmianę sprzedawcy dla nieruchomości wspólnej. Równocześnie negocjujemy też ceny prądu dla indywidualnych użytkowników. Nikogo nie zmuszamy do przyjęcia takiej propozycji, ale kładziemy obie oferty na stole i mówimy: to jest oferta dla klientów naszej firmy, a ta wynika z taryfy ogólnej. Kto chce, ten korzysta – tłumaczy Dominik Olechowski.

Rynek coraz mniej rozdrobniony

Inaczej niż na rynku nieruchomości komercyjnych wśród zarządców nieruchomości mieszkaniowych nie pojawili się w Polsce gracze międzynarodowi. Wyjątkiem jest tu litewski City Service, który w 2012 roku zakupił spółkę Zespół Zarządców Nieruchomości WAM i dziś pod zarządem ma imponujący portfel 10 mln mkw. powierzchni mieszkalnej w różnych miastach Polski, w tym spory zasób nieruchomości komunalnych. Wspomniany już Lux-Dom należy do największych graczy na rynku warszawskim i zarządza (lub administruje) 1 mln mkw. nieruchomości mieszkalnych, składających się wyłącznie z obiektów wybudowanych przez deweloperów. Firma zgromadziła go w ciągu 10 lat działalności. – Wynika to m.in. stąd, że wspólnoty po bardzo krótkiej złej przygodzie z kimś, kto nieumiejętnie administrował czy zarządzał, teraz kierują kroki do dużych graczy, którzy mają wypracowane procedury. Również podczas ofertowania coraz częściej potencjalni klienci proszą nas o pokazanie, jakimi nieruchomościami podobnej wielkości i przez ile lat już zarządzamy. Skala działań i współpracy z innymi pokazuje przygotowanie firmy i profesjonalizm. Stąd kilka dużych firm zarządzających w Warszawie powoli przejmuje rynek, wchłaniając konkurencję. Jest to tendencja, która dobrze wpłynie na jakość świadczonych usług – przewiduje Katarzyna Radzikowska.