Gra w otwarte karty

od 10 do 15 – tyle przetargów na podwykonawstwo organizuje średnio Tétris Polska jako generalny wykonawca w ramach każdego procesu aranżacji biura w systemie otwartych ksiąg. Te małe przetargi (pakiety) dotyczą poszczególnych odcinków robót: prac budowlanych, instalacyjnych, elektrycznych, zakupu i montażu mebli etc. Co ważne, inwestor, dla którego aranżowane jest biuro, ma stały wgląd w umowy i dokumenty księgowe związane z procesem, a nawet wpływ na jego przebieg. – To chyba najbardziej transparentny proces inwestycyjny, jaki można przeprowadzić. Inwestor nie tylko wie, co się składa na ostateczny koszt, ale ma realny wpływ na decyzję, ofertę którego podwykonawcy wybrać – mówi Rajmund Węgrzynek, dyrektor zarządzający Tétris Polska.

Lek na kłótnie

– Open book to formuła, która sprawdziła się na świecie – mówi dr Piotr Kunicki, senior associate z kancelarii K&L Gates. Jako przykład podaje modernizację niektórych stacji londyńskiego metra: Victoria jest obecnie przebudowywana i modernizowana w formule open book za równowartość około 1,5 mld zł, a stacja Bank – 2,8 mld zł. – Wiele inwestycji w tej formule zrealizowano też w Stanach Zjednoczonych – mówi Piotr Kunicki. Jednak polski rynek w tego rodzaju przykłady nie obfituje. W zamówieniach publicznych realizowanych w oparciu o prawo zamówień publicznych nie było jeszcze choćby precedensu, który pozwoliłby zamawiającym śmielej korzystać z tej formuły. – Pewnie open book pojawi się w zamówieniach publicznych, gdy skończą się pieniądze z UE. Obecnie bowiem zamawiający nie chcą ryzykować z obawy przed utratą finansowania. Bo zamawiający najpierw musieliby sami zrozumieć konstrukcję open book, a potem ją wytłumaczyć kontrolującym – wyjaśnia brak postępu w tej sprawie Piotr Kunicki.

Wady ryczałtu są jednak powszechnie znane. To formuła współodpowiedzialna m.in. za liczne i wciąż niezakończone spory wykonawców z Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad. Zgodnie z przyjętymi w tym modelu zasadami, wykonawca otrzymuje za pracę określoną w umowie kwotę ryczałtową. Składowe tej kwoty pozostają najczęściej tajemnicą wykonawcy – w niej mieszczą się jego koszty i w nich ukryta jest marża. Może ona być większa lub mniejsza w zależności od tego, jak wykonawcy uda się je zoptymalizować już w trakcie kontraktu (na przykład przez zmianę materiałów na tańsze). Wykonawca zazwyczaj starać się będzie zwiększyć kwotę kontraktu, twierdząc, że niektóre oczekiwania inwestora nie były wystarczająco jasno doprecyzowane w umowie. Utrudnione są zmiany w projekcie, jeśli inwestor, dajmy na to, chce choćby zmienić rodzaj wykładziny. – Wykonawca być może już sobie założył jakieś najtańsze materiały i tutaj widzi swój zysk. Pewnie nie będzie chciał ustąpić zamawiającemu – tłumaczy Piotr Kunicki.

Formuła otwartych ksiąg zdaje się ustawiać te relacje zupełnie inaczej. – To proces tak przejrzysty, że prawie nie ma w nim miejsca na roszczenia – zauważa Ferdinand Baggeroer, szef firmy inżynieryjnej CMT. Wykonawca, który ma z góry określoną marżę, i którego koszty są zwrotne, może skupić się bardziej na współpracy z zamawiającym niż na szukaniu swojego zysku. – Ten kontrakt ustawia obie strony w jednej drużynie, podczas gdy ryczałtowy w opozycji do siebie – uważa Piotr Kunicki.

Ryzyko po stronie inwestora

Open book inaczej rozkłada ryzyko niż model ryczałtowy. – W formule otwartych ksiąg jest większe zagrożenie dla inwestora, że koszty inwestycji zostaną przekroczone – uważa Artur Dziubak, business development manager w firmie Hill International. Senan Corbett, specjalista ds. zarządzania kosztami, dział zarządzania projektami i doradztwa, Cushman & Wakefield, również widzi ryzyko, że inwestor przepłaci. – Jest bardzo trudno stworzyć przetarg w oparciu o formułę otwartych ksiąg z kilkoma oferentami. Zazwyczaj od początku wybiera się jednego wykonawcę i nie ma tu konkurencji rynkowej. Nie jest to zatem najlepszy sposób, by uzyskać najlepszą cenę – mówi specjalista z firmy Cushman & Wakefield. Z drugiej strony brytyjskie przykłady zamówień publicznych pokazują, że możliwe są przetargi również i w tej formule.

Czy można jednak ograniczyć ryzyko, jakie ponosi inwestor związane z budżetem? Tak. – Gdy wykonawca zagwarantuje tzw. cenę maksymalną (guaranteed maximum price), projekt na otwartych księgach upodobnia się trochę do ryczałtowego. Można powiedzieć, że powstaje hybryda tych dwóch systemów. Gdyż maksymalna cena gwarantowana wymusza troskę o budżet inwestycji także u wykonawcy – tłumaczy Artur Dziubak.

Wykonawca gwarantuje, że jeśli zostanie przekroczony budżet, on sam pokryje dodatkowe koszty. Często towarzyszy też temu zapis o podziale oszczędności wynikających z optymalizacji kosztów pomiędzy inwestora i wykonawcę. Strony mogą na przykład umówić się, że oszczędności dzielone są po połowie albo w innym stosunku. W jaki sposób dochodzi do oszacowania budżetu? – To dosyć proste. Dla doświadczonych firm wykonawczych ceny nie są żadną tajemnicą – mówi Rajmund Węgrzynek.

Podstawą szacunków są dokumenty i wskazówki przedstawione przez inwestora. W idealnej sytuacji za podstawę służy projekt wykonawczy, lecz często na tym etapie strony nim jeszcze nie dysponują. W takiej sytuacji trzeba zadowolić się mniej szczegółowymi wytycznymi takimi, jak program funkcjonalno-użytkowy czy przestrzenny, raport workplace’owy bądź inne dokumenty i wskazania przedstawione przez klienta. Przydatna jest też wizja lokalna w innych biurach, jeśli mogą one stanowić punkt odniesienia. Im większa ogólność tych wskazań, tym większe ryzyko nieporozumień w przyszłości. Może się okazać na przykład, iż wykonawca w swoich szacunkach kosztu zamówienia przewidział szyby z pleksi zamiast szkła, o czym nawet nie pomyślał zamawiający. – Jest istotne, aby poświęcić wystarczająco dużo czasu tej pierwszej wycenie, aby uwzględnić w niej wszystko co istotne, z jakością materiałów włącznie, aby potem nie było zaskoczenia – zwraca uwagę Joanna Gajewska-Sokołowska, dyrektor operacyjna – EMEA Center of Excellence w firmie JLL.

Ferdinand Baggeroer uważa, że kluczem do zabezpieczenia interesu inwestora co do zasady jest stworzenie projektu, który gwarantuje mu, że otrzyma to, czego chce. – Na miejscu inwestora nie rozpocząłbym inwestycji w formule otwartych ksiąg, nie mając projektu – mówi szef firmy inżynieryjnej CMT. Jednak brak czasu to bolączka wielu procesów inwestycyjnych. – Oczywiście, że byłoby lepiej i dla wszystkich spokojniej, gdyby tych niedopowiedzeń nie było. Ale praktyka jest inna. Klientów bardzo często goni termin, bo decyzja o otwarciu nowego biura podjęta zostaje zbyt późno. Zdarza się często, i to nie tylko przy kontraktach w formule open book, ale nawet przy ryczałtowych, że inwestorzy nie mają czasu na przygotowanie wystarczająco szczegółowej dokumentacji. A nawet jeśli ten czas mają, nie chcą ponosić kosztów związanych z przygotowaniem pełnej dokumentacji – uważa Rajmund Węgrzynek.

Inwestor, aby zminimalizować ryzyko towarzyszące inwestycji, z reguły powinien także postarać się o wsparcie doświadczonego project managera – Sami zachęcamy naszych klientów, by zapewniali sobie tego rodzaju pomoc. To dla nich dodatkowe zabezpieczenie i gwarancja, że cały proces przebiegnie po ich myśli – mówi Paweł Brodzik.

Przejrzystość i swoboda

Jednak, jak podkreśla Rajmund Węgrzynek, już sama przejrzystość rozliczeń, jaką daje open book, zwiększa spokój inwestora. – Klient ma pewność, że nie przepłaca, bo wszystkie oferty, czyli składowe ceny końcowej, leżą na stole – uważa Rajmund Węgrzynek. Z wyliczeń firmy Tétris wynika też, że jej realizacje kończą się przeważnie poniżej maksymalnej ceny gwarantowanej. Z kolei powszechnie wiadomo, że umowy ryczałtowe nierzadko kończą się przekroczeniem budżetu w związku ze zwiększeniem zakresu prac. – Open book pozwala zaplanować cały proces tak, aby przebiegał bez nieprzyjemnych niespodzianek i w sposób bardziej uporządkowany – uważa Paweł Brodzik.

Joanna Gajewska-Sokołowska podkreśla, jak wygodna jest dla inwestora swoboda wyboru materiałów i konkretnych rozwiązań już w trakcie realizacji inwestycji. – Nawet jeśli okazałoby się, że na przykład pracownicy mają dodatkowe wymagania co do projektu i inwestor chciałby go zmienić, może zaoszczędzić na to środki poprzez oszczędności w innym miejscu wcześniej założonego planu. Ta możliwość przesunięcia środków w trakcie realizacji projektu sprawia, że nie musimy na przykład pozyskiwać dodatkowych funduszy ani zgód z zarządu regionalnego czy globalnego własnej firmy – mówi Joanna Gajewska-Sokołowska. Ponadto dzięki możliwości wglądu w to, co robi wykonawca na każdym etapie, widząc, co już zostało zakontraktowane, i co ile kosztuje, inwestor sam szybko się orientuje, jakie zmiany są możliwe. – Nie trzeba tak bardzo uzależniać wszystkiego od tego, co powie generalny wykonawca, kiedy samemu się zna i rozumie cały proces – mówi Joanna Gajewska-Sokołowska. Dodaje też, że to właśnie kontrola stanowi jeden z czynników, który najbardziej przekonuje ją do otwartych ksiąg. – Dziś już nie wyobrażam sobie, żeby robić inwestycję, nie mając wglądu w jej przebieg – mówi Joanna Gajewska-Sokołowska.

Przywiązanie do ryczałtu

Dlaczego open book nie jest popularny? Ferdinand Baggeroer uważa, że jest to formuła, która od początku zakłada pewne zaufanie między inwestorem a wykonawcą, i jako taka sprawdza się najlepiej między stronami, które wcześniej miały już ze sobą dobre doświadczenia. – To, że w Polsce tego rodzaju umów jest tak mało, wynika między innymi z krótkiej historii rynku. Przez ostatnie 25 lat ogromny wpływ na niego mieli inwestorzy z zagranicy. Jaki był ich poziom zaufania do tutejszych firm? Na początku żaden. Choćby stąd naturalnym wydawało się sięganie po model ryczałtowy, który z założenia przerzuca większość ryzyka na wykonawcę – tłumaczy powody popularności systemu ryczałtowego Jerzy Binkiewicz z CMT.

Senan Corbett podkreśla zaś, że otwieranie ksiąg nie jest czymś, co chętnie robią sami wykonawcy. – Myślę, że model nie jest popularny głównie dlatego, że wykonawcy muszą udostępnić inwestorom informacje o prawdziwych kosztach budowy – materiałów, robocizny, kosztów głównych i pośrednich, jak również informacje na temat zysku i kosztów ryzyka. Właśnie tego nie chcą robić – mówi Senan Corbett. Dodatkowo generalny wykonawca podaje na tacy inwestorowi swoich podwykonawców i ujawnia faktyczne stawki. Wiele z tych informacji wykonawca traktuje jak swój warsztat, na który pracował przez lata. – Gdyby była pewność, że firma, z którą działasz zachowa te wszystkie informacje tylko dla siebie, to sytuacja byłaby inna. Ale nie masz tej pewności, podobnie jak nie masz pewności, czy klient będzie kontynuował współpracę przy kolejnych projektach, czy ją zakończy, jak już zdobędzie całą wiedzę – mówi osoba z branży. Pozostaje też kwestia opłacalności. – W teorii przynajmniej wykonawca może liczyć na większy zysk, gdy nie stosuje modelu otwartych ksiąg – uważa Senan Corbett.

Firma Art Servis, która działa w sektorze fit-outowym, realizuje również sporadycznie kontrakty w systemie open book. – Na tej zasadzie współpracujemy z niektórymi stałymi klientami. W tej chwili jeden z naszych kontraktów prowadzimy na tej zasadzie – mówi Janusz Lipiński, wiceprezes Art Servis. Dodaje również, że jest za tym modelem i życzyłby sobie więcej tego typu kontraktów. – Dziś nie sądzę jednak, by rynek do tego już dojrzał, a na pewno nie mogłaby to być podstawa naszej działalności – mówi Janusz Lipiński. Dziś Tétris z kolei zdaje się rzucać rynkowi wyzwanie, gdy twierdzi, że nadszedł czas na spopularyzowanie tej formuły. Od początku swojej działalności w Polsce, czyli od 2015 roku, zrealizował około 15 kontraktów na otwartych księgach, w tym duże zlecenia dla firmy Stanley Black & Decker (4,3 tys. mkw.), Sage (2,3 tys. mkw.), MM Conferences (1,1 tys. mkw.) i firmy JLL, która należy do tej samej grupy kapitałowej (13,7 tys. mkw.). – Obecnie open book to około 15-20 proc. naszych zleceń. Chcielibyśmy jednak co najmniej podwoić ten udział – mówi Rajmund Węgrzynek.