Poprawić open space

Mark Robinson, specjalista ds. analiz w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, Colliers International: Technologia sprawia, że możemy pracować nie tylko w biurze, ale i w domu. Zarówno wśród młodszych, jak i starszych jest to dziś całkiem popularne – wpaść do kawiarni na kawę i tam popracować. Firmy są tego świadome, gdy decydują o wynajmie powierzchni biurowej. Na przykład w praskim biurze Colliersa, gdzie pracuję, jest miejsce dla około 40 osób, a mamy więcej pracowników. Gdyby wszyscy przyszli do biura tego samego dnia i chcieli usiąść przy biurkach, nie byłoby miejsca. Biuro zaplanowano z założeniem, że nie wszyscy będą tutaj przebywać jednocześnie. Dziesięć lat temu pomyślelibyśmy: Ok, mamy 55 pracowników, a zatem niezależnie od wszystkiego potrzebujemy 55 miejsc. Czyli kiedyś biuro byłoby większe.

Rozumiem zatem, że najemcy wynajmują mniejsze powierzchnie, bo umożliwiają im to mobilne technologie?

Niekoniecznie, bo to tylko jedna strona medalu. Druga to ta, że część powierzchni potrzebna jest na tak zwany activity-based-working, czyli na strefy biura do różnych aktywności. Są więc miejsca z kanapami, gdzie ludzie siadają, gdy chcą ze sobą porozmawiać i dzięki temu nie muszą szukać salki konferencyjnej na spotkanie. Jeśli chcą zadzwonić, a pracują na otwartej przestrzeni biurowej, idą do budki telefonicznej, będącej niewielkim pomieszczeniem. Zatem może być mniejsze zapotrzebowanie na przestrzeń z biurkami, lecz większe na powierzchnie do różnych aktywności. W rezultacie nie jest łatwo oszacować zapotrzebowanie.

W jaki sposób należy projektować biura, aby odpowiadały najmłodszym pokoleniom?

Dziś na rynku dominuje open space. Z ankiety przeprowadzonej w marcu 2018 wśród klientów z regionu Europy Środkowo-Wschodniej wynika, że zaledwie 11 proc. respondentów pracuje przez cały czas w osobnych pokojach. Oznacza to, że 89 proc. osób spędza co najmniej część czasu – a może cały – na open space’ach. Jednak nowym pokoleniom ten sposób pracy się zanadto nie podoba. To zdecydowanie nie jest coś, co by ich mogło zauroczyć. Deloitte zadał dokładnie takie pytanie w jednej ze swoich ankiet i dowiedział się, że zaledwie 19 proc. spośród zapytanych 2,5 tys. milenialsów w Polsce, o średniej wieku 23 lata, stwierdziło, że woleliby pracować na otwartej powierzchni. Za to 14 proc. chciałoby pracować we własnym jednoosobowym biurze. Kolejne 12,5 proc. zadeklarowało, że zadowala ich praca na częściowo podzielonej otwartej powierzchni, zaś 41 proc. wolałoby oddzielne pomieszczenie przeznaczone dla dwóch do sześciu osób. Widać z tego, że dość duża grupa ludzi wolałaby oddzielne pomieszczenia. To interesująca obserwacja dotycząca pewnego rodzaju odwrotu od otwartego planu.

Co zatem należy robić?

Tworzenie budek telefonicznych w biurze i stref zamkniętych już jest jakąś reakcją na open space. Czasem potrzeba nam bowiem prywatności, a czasem nie chcemy przeszkadzać kolegom z działu, gdy rozmawiamy z klientem. Powierzchnie zamknięte są też potrzebne, ponieważ biuro pełni dziś w dużej mierze funkcję miejsca spotkań. Zdecydowanie przekonaliśmy się na podstawie naszej ankiety, że wiele osób dziś tak postrzega biuro. Dlatego potrzebne są te małe zamknięte pokoje spotkań itp. Te elementy staną się częścią rozwiązań dla miejsca pracy, jest to również pewnego rodzaju następstwo, konsekwencja decyzji dotyczącej aranżacji biura na otwartym planie.

Czy firmy mogą i powinny coś zrobić, aby zachować konkurencyjność i przygotować się na to, co przyniesie przyszłość?

Powinny starać się wyglądać dobrze. Milenialsi – co moim zdaniem jest już ustalonym faktem – są dość wymagający jako pracownicy. Oczekują wysokiej jakości biura, dobrego dojazdu, dobrej lokalizacji... Osoby starsze, takie jak ja, myślą raczej – no cóż, mam szczęście móc siedzieć w biurze, które jest przyjemne w porównaniu z innymi biurami, w których pracowałem wcześniej, a które być może nie zawsze były takie przyjemne. Ale milenialsi pierwszy raz siedzą w biurze i oczekują pewnej jakości. Trzeba mieć więc świadomość, że nieuchronnie każdego roku coraz większy procentowy udział pracowników będzie myśleć w ten sposób. Dlatego należy dbać o to, aby w budynku były na przykład stojaki na rowery, w przeciwnym razie biurowiec nie zrobi na potencjalnych pracownikach dobrego wrażenia. W jednej z analiz Colliersa dyrektor HR firmy Skanska na Polskę powiedziała, że bardzo duża część pracowników chce obejrzeć budynek, zanim zaakceptują ofertę pracy. Nie wyobrażam sobie, żebym idąc do pierwszej pracy 25 lat temu mógł zapytać: „Czy macie stojak na rowery?”, zanim bym ją przyjął. Dziś jednak jest to o wiele częstsze.