Kawa i internet non stop

Coworking wyrósł z biur serwisowanych, które w Polsce zaczęły powstawać pod koniec lat 90. ubiegłego wieku. Jednak biura serwisowane miały zupełnie inny charakter – aranżację gabinetową, a nie open space, więc pod względem specyfiki zarządzania nie odbiegały szczególnie od biur tradycyjnych. – Biura serwisowane umożliwiały firmie rozpoczęcie działalności niemal z dnia na dzień, więc były chętnie wykorzystywane przez duże koncerny, które dopiero wchodziły na rynek i zaczynały jego sondowanie – mówi Jarosław Pilch, dyrektor działu powierzchni biurowych, reprezentacja najemcy w firmie Savills. – Biura serwisowane były też miejscem inkubacji dla rozwijających się przedsiębiorstw, zanim na rynku pojawiły się inkubatory z prawdziwego zdarzenia, trafiały tam więc na początku małe firmy i startupy – teraz tę rolę przejmują coworkingi – wyjaśnia Jarosław Pilch.

Jednak specyfika coworkingu (zwłaszcza duża liczba najemców na wspólnej przestrzeni) generuje dodatkowe problemy związane z zarządzaniem powierzchnią biurową. Jak poważne są to problemy? – Zaryzykowałbym stwierdzenie, że zarządzanie coworkingiem w budynku jest mniej wymagające niż zarządzanie centrum konferencyjnym – uważa Jarosław Pilch. Czy na pewno? Przejdźmy do szczegółów.

Czy jest bezpiecznie?

Do największych wyzwań należy kontrola dostępu – wiele osób z różnych firm może przebywać w tych samych pomieszczeniach biurowych. Co więcej, niektórzy najemcy mogą to robić przez całą dobę (ci z biur wydzielonych), a inni – tylko w godzinach pracy recepcji (ci zajmujący powierzchnie co-creatingowe). – Wiele problemów rozwiązuje nasza aplikacja w telefonie, dzięki której można nie tylko wejść do biura, ale i skorzystać z drukarki czy zarezerwować salę – wylicza Monika Kaczmarczyk, dyrektor zarządzająca Adgar Conference Group i Brain Embassy. – Pracujemy nad kolejnymi funkcjami aplikacji, która zautomatyzuje podstawowe procesy administracyjne, a co najważniejsze – będzie wspierać nawiązywanie relacji wewnątrz społeczności oraz przypominać o zbliżających się wydarzeniach, warsztatach czy biznesowych śniadaniach – dodaje Monika Kaczmarczyk.

– Jeśli chodzi o kontrolę dostępu, w WeWorku działają równolegle karta dostępu i aplikacja, a użytkownicy mniejszych pomieszczeń mają także tradycyjne klucze – mówi o innej opcji Oskar Odziemczyk, facilities manager w WeWork. – Aplikacja służy m.in. do rezerwacji pomieszczeń na spotkania, rejestrowania gości oraz powiadamiania użytkowników o przesyłce, którą trzeba pilnie odebrać z recepcji – dodaje Oskar Odziemczyk.

Społeczności coworkingowe mogą także zazwyczaj korzystać ze wspólnych szaf oraz indywidualnych szafek zamykanych kluczem lub kodem, więc nie ma potrzeby codziennego zabierania do domu laptopów czy innych przyborów biurowych. We współczesnym świecie coraz ważniejszą sprawą staje się bezpieczeństwo danych i wydawać by się mogło, że współdzielone biura są pod tym względem szczególnie wrażliwe na nadużycia, jednak wszyscy operatorzy coworkingów zgodnie zapewniają, że nie mieli dotąd żadnych incydentów. – Spotkałem się z opinią, że główni najemcy coworkingu – jako z reguły przedstawiciele nowego pokolenia i wolnych zawodów – wręcz chcą chwalić się tym, co robią, a wykorzystują do tego ściany zaklejone żółtymi karteczkami czy gęsto zapisane tablice suchościeralne. Myślę jednak, że w miarę swojego rozwoju wiele z tych firm będzie chciało zmienić siedzibę i przenieść się z coworkingu do własnego, tradycyjnego biura – uważa Jarosław Pilch z Savillsa. Innymi słowy: jeśli freelancer-informatyk dostanie nagle zlecenie od NASA, raczej nie będzie mógł nadal korzystać z powierzchni współdzielonych. Operatorzy coworkingów zapewniają także, że nie odnotowują konfliktów między firmami z tej samej branży, które spotykają się we wspólnym biurze. – Wręcz przeciwnie – zamiast niezdrowej konkurencji przeważnie łączą siły we wspólnych projektach – zapewnia Monika Kaczmarczyk.

Gotowanie i parzenie

Wśród rzeczy wymienianych jako niezbędne wyposażenie coworkingu najczęściej pojawiają się dwie: internet i kawa. Ekspres do kawy jest nie tylko najważniejszym, ale czasem także najdroższym elementem wyposażenia kuchni – krążą plotki, że jeden z warszawskich coworków na takie urządzenie wydał kwotę sześciocyfrową. Ale to nic dziwnego. – Podobno najlepsze znajomości zawiera się, czekając na kawę w kuchni. Zdajemy sobie sprawę, że to nie jest takie proste i świadomie animujemy naszą społeczność i pomagamy w nawiązywaniu dobrych, biznesowych i przyjacielskich często relacji, nie ograniczających się do wymiany wizytówek – komentuje Monika Kaczmarczyk z Brain Embassy. Kuchnia jest integralną częścią powierzchni wspólnej, czasem przybiera nawet formę kawiarni – gość coworkingu nie czeka na spotkanie w bezosobowej recepcji, ale przy kawiarnianym stoliku. Zdarza się, że może liczyć na kawę przygotowaną przez etatowego baristę, choć w większości przypadków jest samoobsługa. Każdy jednak cowork potrzebuje osoby do bieżącej obsługi kuchni – blaty muszą być czyste, naczynia wstawione do zmywarki, a zbiorniki z ziarnami kawy zawsze pełne. Serwis kuchenny jest wykonywany przeważnie przez tę samą firmę, która zajmuje się sprzątaniem biura. – Zazwyczaj jest to firma zewnętrzna, a w tej branży jest spora rotacja pracowników, stąd szczególną uwagę należy zwrócić na ciągłość utrzymania jakości serwisu. Operator coworkingu powinien więc oddelegować własnego pracownika do koordynacji – uważa Adam Lis, flexible office solutions manager w JLL, który wcześniej pracował w Brain Embassy.

Kuchnia to także główne miejsce spotkań. – Kładziemy nacisk na tworzenie społeczności – organizujemy eventy, szkolenia i spotkania. W poniedziałki mamy bezpłatne śniadania, na które przychodzą całe firmy, więc dodatkowo integrujemy pracowników wewnątrz ich organizacji. Od godz. 17 do 20 mamy open bar z piwem i prosecco, więc po pracy członkowie też mogą się spotkać i zrelaksować, bo nie każdy ma czas czy możliwości, żeby wychodzić w tym celu do knajpki – mówi Oskar Odziemczyk z WeWork.

Temat serwowania alkoholu w coworkingu należy do wrażliwych i – choć operatorzy zazwyczaj prześcigają się w oryginalnych udogodnieniach – niewielu decyduje się na taki eksperyment. Być może powodem jest wycofywanie się z open barów przez niektóre coworki w USA po tym, jak jeden z operatorów został spektakularnie zaskarżony przez użytkownika – jego współużytkownicy nadużywali bezpłatnego wyszynku i zachowywali się nieobyczajnie.

Bajty bez limitu

O ile przerwa w dostawie internetu powoduje turbulencje w każdym biurze, to w coworkingu jest prawdziwą katastrofą. Jak bronią się przed nią operatorzy? – W przypadku usterek czy drobnych prac technicznych, jesteśmy w stanie szybko i skutecznie uporać się z awarią – na bieżąco współpracujemy z osobą odpowiedzialną za kwestie techniczne. Jesteśmy świadomi, jak ważne dla naszych członków jest bezpieczeństwo ich danych, niezakłócony dostęp do sieci oraz sprawny sprzęt multimedialny (ekrany LCD, projektory, drukarki, sprzęt biurowy), dlatego na pokładzie mamy wewnętrzny serwis IT, który dba o to, by codzienna praca przebiegała zgodnie z planem – zapewnia Itay Banayan, VP real estate, Mindspace.

Jednak dla zdecydowanej większości operatorów zatrudnianie serwisu IT dla jednego biura jest nieopłacalne, lepiej przerzucić ten obowiązek na dostawcę internetu lub firmę zewnętrzną. Albo – jak praktykują największe firmy, które mają po kilka biur w mieście – stworzyć „lotną brygadę” fachowców. – Awarie w coworkingach oczywiście się zdarzają, tak jak w tradycyjnych biurach. Warto zwrócić uwagę na to, że niektórzy, zwłaszcza mali dostawcy internetu, nie do końca rozumiejąc ideę coworkingu, instalują urządzenia o zbyt małej wydajności, podczas gdy coworking wymaga lepszych parametrów niż tradycyjne biuro – wskazuje Adam Lis z JLL.

Także w zwykłych biurach deweloperzy, by oszczędzić, obniżają liczbę urządzeń dostępowych (tzw. access pointów), co odbija się później na jakości i stabilności połączeń z wifi. Natomiast ze względów praktycznych biura (także coworkingowe) coraz częściej rezygnują z instalacji sieci LAN, które operator czy właściciel biurowca dostarcza jedynie na specjalne żądanie. Standardem natomiast jest instalacja dwóch czy nawet trzech oddzielnych sieci wifi – dla operatora, członków społeczności i gości.

Innym problemem na styku branż facility i property management jest użytkowanie sieciowych drukarek i skanerów, z których korzystają wszyscy członkowie społeczności, oraz rozliczanie kosztów drukowania. Podobno jeden z operatorów zaoferował swoim członkom bezpłatny, nielimitowany druk i… szybko się z tego wycofał. Dlatego komendę „drukuj” poprzedza zazwyczaj zalogowanie się do systemu przy użyciu karty lub aplikacji, która identyfikuje użytkownika i obciąża jego konto. – Nasi członkowie dostają w pakiecie 140 bezpłatnych wydruków na miesiąc, a kolejne strony są doliczane do miesięcznego rozliczenia pakietu. Na podobnej zasadzie działa rezerwacja sal na spotkania – ich wynajem opiera się na tzw. kredytach, które można w miarę potrzeb wykorzystywać i zwiększać – wyjaśnia Monika Kaczmarczyk z Brain Embassy.

– Coworking to biuro „plug & play”, w którym najemca może skoncentrować się na swoim biznesie podstawowym – mówi Jarosław Pilch z Savillsa

Parkowanie na żądanie

Kwestią, na którą należy również zwrócić uwagę, zarządzając coworkingiem, jest moment wprowadzania się nowych najemców, zwłaszcza jeśli mają własne meble czy rozbudowaną dokumentację. – Proces ten musi zostać odpowiednio zaplanowany, aby nie dezorganizował pracy innych użytkowników. Stąd operatorzy często wyznaczają „okienko” – np. jeden dzień w miesiącu – w którym można dokonywać takich zabiegów – mówi Adam Lis z JLL. Operatorzy nie mogą też zapominać o konieczności zapewnienia użytkownikom miejsc parkingowych, co bywa wyzwaniem, zwłaszcza w przypadku budynków położonych w centrach miast. – Jeden ze stołecznych operatorów coworkingowych z początku w ogóle zrezygnował z miejsc postojowych z uwagi na bliskość stacji metra. Jednak po kilku miesiącach zmienił zdanie – niektórzy potencjalni klienci przyjeżdżający na wizję rezygnowali z najmu, gdy okazywało się, że nie mają gdzie zaparkować. Budynek może być świetnie skomunikowany z resztą miasta i wyposażony w pełną infrastrukturę dla rowerzystów, ale minimalna liczba miejsc postojowych jest niezbędna każdemu najemcy, choćby dla gości – nie ma wątpliwości Adam Lis.

Czynnik ludzki

Wszyscy operatorzy zapewniają, że kładą nacisk na tworzenie relacji międzyludzkich, bo to jaskrawo wyróżnia coworking od innych formatów biurowych. Co charakterystyczne, operatorzy solidarnie unikają używania określenia „najemca” w stosunku do użytkowników biura – to „memberzy”, czyli członkowie co-creatingowej społeczności. – Co jest najtrudniejsze w zarządzaniu coworkingiem, jeśli chodzi o społeczność? Chyba pogodzenie różnych gustów, przyzwyczajeń i stylów pracy. Gdy ktoś przychodzi do dużej korporacji, wchodzi w gotowy porządek i musi się przystosować. Natomiast w coworkingu ten styl tworzą różne firmy i różni ludzie. Czasem nawet uzgodnienie temperatury powietrza w powierzchniach wspólnych bywa trudne, bo komuś przy 24 stopniach jest za zimno – podaje przykład Oskar Odziemczyk.

Jakie konflikty wywołuje najczęściej współdzielenie przestrzeni biurowej przez osoby, które nie przywykły do takiego trybu pracy? – Nie używałbym tutaj słowa „konflikt”, powiedziałbym raczej „odmienność potrzeb” i „inne oczekiwania w stosunku do przestrzeni do pracy” – proponuje Itay Banayan z Mindspace. – Nie każda firma czy osoba dobrze odnajdzie się w przestrzeni coworkingowej. Według badań, efektywność pracowników pracujących w tzw. otwartej przestrzeni spada nawet o 15 proc., a ich samopoczucie maleje o 32 proc. Tętniący życiem open space to miejsce sprzyjające kreatywności i pracy w grupie, jednak coraz częściej pracodawcy i projektanci widzą potrzebę wydzielenia przestrzeni do pracy w skupieniu – dodaje Itay Banayan.

Na pierwszej linii zapobiegania konfliktom i zapewnienia członkom dobrego samopoczucia stoi community manager, czyli skrzyżowanie animatora eventów, recepcjonisty i „złotej rączki”, czasem z domieszką psychologa i barmana. Jak przebiega podział obowiązków między zarządcą nieruchomości a operatorem przestrzeni coworkingowej? – Do naszych obowiązków jako operatora należy przede wszystkim zarządzanie przestrzenią oraz zapewnienie bieżącej obsługi wszystkich pomieszczeń – prywatnych biur, części wspólnych, kuchni czy toalet. Mam na myśli zarówno ich codzienne sprzątanie, jak i zaopatrzenie w niezbędne produkty – wyjaśnia Itay Banayan z Mindspace. – Poważniejsze awarie, które dotyczą całego budynku, np. związane z ogrzewaniem czy przerwą w dostawie bieżącej wody, operatorzy zlecają zwykle podwykonawcom zarządcy nieruchomości. Do jego zadań należy także utrzymanie w czystości powierzchni poza przestrzenią coworkingową – klatek schodowych, wind, chodników przed budynkiem czy okien od zewnątrz. Zarządca zajmuje się również przeglądami dźwiękowych systemów ostrzegawczych i przeciwpożarowych, a także odpowiada za infrastrukturę telefonii komórkowej – wylicza Itay Banayan.

Biuro Mindspace

Z inspiracji memberów

W coworkingu daje się już zauważyć segmentacja rynku – są biura mniej i bardziej samoobsługowe. – To dobrze, bo klient ma możliwość wyboru usług, za które chce płacić operatorowi. Niektórych procesów nie da się zautomatyzować, jak odbieranie przesyłek poleconych czy przyjmowanie gości, ale ogólna tendencja jest taka, że coworkingi powinny być jak najbardziej samoobsługowe – uważa Adam Lis.

W jakim kierunku będzie szedł coworking? – Sądzę, że w stronę dodawania usług i udogodnień. Mamy XXI wiek, najemcom już nie wystarcza biurko i krzesło – nie ma wątpliwości Oskar Odziemczyk. – Nasza sieć rozwija na przykład koncept WeGrow, czyli sieć kreatywnych szkół dla małych dzieci (3-11 lat) naszych członków. Mamy też w biurze pokój dla matki i dziecka, w którym można spokojnie przewinąć i nakarmić malucha. Popieramy również przychodzenie do pracy z psami – obecność zwierząt zdecydowanie wprowadza miłą atmosferę. Ponadto wspieramy rozwój biznesowy naszych członków – nie tylko przez szkolenia, ale także przez dział WeWork Labs, który oferuje startupom i małym firmom wsparcie marketingowe, organizacyjne czy prawne – wylicza Oskar Odziemczyk.

O dzieciach i czworonogach myśli też Brain Embassy – w warszawskim biurze przy Al. Jerozolimskich najmłodsi mają specjalne miejsce – domek na drzewie, gdzie mogą się bawić, nie przeszkadzając innym w pracy. Projektując kolejne lokalizacje, firma zaprosiła do współtworzenia członków społeczności, którzy przetestowali różne funkcjonalności przestrzeni.

– To właśnie nasi memberzy doradzili nam, by w kolejnych coworkingach pojawiło się więcej zieleni, a także w pełni wyposażone, zamykane kuchnie umożliwiające gotowanie posiłków. Zwrócili nam także uwagę na potrzebę zwiększenia liczby pomieszczeń do cichej pracy, dlatego w kolejnych lokalizacjach pojawiły się biblioteki. W nowych projektach unikaliśmy również umieszczania głośnych miejsc do aktywności fizycznej (jak rower stacjonarny czy zakątek do gry w koszykówkę) tuż przy miejscach pracy – wylicza Monika Kaczmarczyk.

Lepszy mniejszy, ale elastyczny

Większość operatorów przyznaje, że powierzchnia współdzielona coworkingu jest efektywna jedynie w przypadku niedużych firm, zatem gdy organizacja się rozrasta, trzeba pomyśleć o alternatywnej siedzibie. – Jedna z firm rozwinęła się i powiększyła zespół w Brain Embassy z kilkunastu do 28 osób. Wówczas korzystanie przez nią z co-creatingu stało się kłopotliwe i dla niej, i dla pozostałych memberów. Jednak przyjęli naszą ofertę biur serwisowanych BeYourself, które mieszczą się piętro niżej – opowiada Monika Kaczmarczyk. – W razie potrzeby nadal mogą korzystać ze wszystkich powierzchni, udogodnień i wydarzeń Brain Embassy. Z mojego doświadczenia wynika, że maksymalna liczba pracowników w firmie, która chce wygodnie korzystać z co-creatingu, to 12-15 osób. Z myślą o firmach zatrudniających powyżej 15 pracowników stworzyliśmy właśnie BeYourself – koncept, który łączy co-creating z tradycyjnym najmem biurowym – rekomenduje Monika Kaczmarczyk.

Coraz częściej coworking jest także traktowany jako powierzchnia uzupełniająca klasyczny najem. Duży najemca, planując transakcję, musi myśleć z dużym wyprzedzeniem i przewidywać, na jakim etapie znajdzie się jego firma za kilkanaście lat. Skąd taki długi okres? – Do (średnio) trzech lat procesu inwestycyjnego nowego budynku biurowego dodajmy umowę najmu na 10 lat, co oznacza potrzebę oszacowania tego, jak duża będzie dana firma za 13 lat, a to niezwykle trudne. Rozwiązaniem tego problemu mogą być transakcje hybrydowe, które zapewniają większą elastyczność – w tym modelu można wynająć np. 80 proc. tradycyjnej powierzchni biurowej na umowę długoterminową, dobierając około 20 proc. powierzchni elastycznej ze znacznie krótszym (np. rocznym) kontraktem najmu – podpowiada Jarosław Pilch z Savillsa.

Coworkingi i biura serwisowane rozwiązują większość problemów, z którymi musiałby się zmierzyć nowy najemca, wprowadzając się do tradycyjnego biura – tu ma gotową recepcję, odpadają mu koszty wyposażenia, ochrony i sprzątania. – To model „plug & play”, w którym najemca może skoncentrować się na swoim biznesie podstawowym. Koszty te operator oczywiście wlicza w czynsz albo opłatę serwisową, ale dzięki efektowi skali (np. dużemu zleceniu na usługi sprzątania czy choćby zbiorczemu zakupowi kawy do ekspresu) może uzyskać lepszą cenę. Popularnym benefitem w wielu firmach jest też abonament do klubów fitness – nic nie stoi na przeszkodzie, by wdrożyć go również w coworkingu – przekonuje Jarosław Pilch. ν