Biurko z funkcją przyciągania

Kiedy w czerwcu zeszłego roku, czyli trzy miesiące po wybuchu pandemii w USA, Mark Zuckerberg zapowiedział, że w ciągu następnych 5-10 lat nawet połowa pracowników Facebooka może przejść na pracę zdalną, dla sektora biurowego nie był to sygnał napawający optymizmem. Swoje trzy grosze dorzucił także Microsoft, który wkrótce później ustami rzeczniczki zapowiedział, że pozwoli zatrudnionym przez siebie osobom pracować z domu nie tylko w czasie pandemii, ale również po jej złagodnieniu. Jeśli podobny trend miałby się upowszechnić, mogłoby to oznaczać zapowiedź jeśli nie końca, to przynajmniej potężnego osłabienia sektora biurowego. Dziś możemy jednak być spokojniejsi, widząc, jak sektor poradził sobie z (miejmy nadzieję) główną falą pandemii i najbardziej surowym lockdownem i uniknął masowego odpływu najemców.

Pod jednym sztandarem

O tym, że praca zdalna ma negatywne skutki dla firm, napisano już wiele. Wiadomo też jednak, że wielu firmom przyniosła pewne korzyści. Niektóre korporacje (szczególnie w sektorze usług wspólnych) zdają się notować wzrost efektywności pracy, a pracownicy tracą mniej czasu na dojazdy i nie rozpraszają ich biurowe plotki. Podstępnym przeciwnikiem okazało się jednak co innego – nastąpił spadek poczucia przynależności pracowników do firm, w których pracują. Z badania przeprowadzonego w zeszłym roku przez firmę Cushman & Wakefield wynika, że jedynie 50 proc. pracowników pracujących z domu czuje się „związanych ze swoją firmą czy kulturą firmy”, jak zostało to ujęte w ankiecie. Równie słabo wyglądały relacje z innymi pracownikami firmy. – Jeżeli nie dba się o kulturę firmy, to zagraża jej rozpad. Jesteśmy wtedy grupą freelancerów, którzy nie mają wspólnego mianownika – uważa Aleksander Szybilski, szef działu strategii miejsca pracy w firmie Cushman & Wakefield w Polsce. Dlatego też ostatni okres to czas dużych rotacji pracowników, z czego nie może być zadowolony żaden biznes.

Jak ściągnąć człowieka

Zarządy firm zaczynają sobie zdawać sprawę z tych zagrożeń, dlatego robią wszystko, by pracownicy wracali do biur stacjonarnych, przynajmniej w systemie hybrydowym. Dziś widać, że właśnie biuro jest najlepszym miejscem, w którym można odbudowywać ducha zespołowego i sprawić, by ludzie na powrót zaczęli utożsamiać się ze swoimi firmami. – Najemcy widzą, że budowanie zespołów i kultury organizacyjnej przez ekran komputera się nie sprawdziło – podkreśla Magdalena Karniewska, zarządca aktywów w Globalworth Poland. Z perspektywy pracodawców powrót do biur wydaje się więc koniecznością.

Tu jednak zaczynają się schody, bo liczenie na to, że pracownicy ruszą z ochotą do biura z tęsknoty za biurowymi ploteczkami przy porannej kawie może być myśleniem życzeniowym. Według jednej z ankiet cytowanych niedawno na łamach dziennika „Rzeczpospolita”, dzisiaj już 6 na 10 Polaków chce pracować zdalnie lub hybrydowo. Takich, którym uśmiecha się wyłącznie praca w biu rze, jest jedynie około 25 proc. Co gorsza, nawet te deklaracje nie muszą do końca odpowiadać rzeczywistości, bo nie zawsze to, co się w tej kwestii deklaruje, jest zgodne z faktycznymi przekonaniami. Aleksander Szybilski zwraca uwagę, że z wewnętrznych badań Cushmana wynika, że ci pracownicy, którzy w czasie pandemii deklarowali chęć przychodzenia do biura kilka razy w tygodniu po ustaniu obostrzeń, i tak potem nie przychodzili. – To może być trochę tak, jak z noworocznym postanowieniem pójścia na siłownię – deklaruje się jedno, ale robi drugie – uważa Aleksander Szybilski. Z dodatkowego wywiadu wynika, że pracownicy przychodziliby do biur chętniej, gdyby nie to, że podczas pandemii były one puste… – Potrzebujemy pewnej masy krytycznej – odpowiedniej liczby osób, bez których chodzenie do biura nie wydaje się nam aż tak znowu atrakcyjne – przypuszcza Aleksander Szybilski.

Znów rynek pracownika

Zapewne przed dekadą pracodawcy nie mieliby większych trudności ze ściągnięciem pracowników do biur, jeśli uznaliby, że to dobre dla ich biznesu. Dziś żyjemy jednak już w innym świecie. Jeszcze na początku pandemii pracodawcy mogli się łudzić, że z powodu kryzysu rynek pracodawcy wróci i że to oni znów będą dyktować warunki. – Nic się takiego nie stało. Powiedziałbym wręcz, że obserwujemy umocnienie się rynku pracownika. Pracownik ma dużo więcej do powiedzenia, niż miał dotychczas – zapewnia ekspert z Cushman & Wakefield. Aleksander Szybilski odradza nawet w tym momencie zbyt gwałtowne przejście z pracy domowej na pracę w biurze. – Jeżeli robimy zmianę stopniowo i włączamy ludzi w dyskusję na temat scenariusza powrotu, możemy uniknąć niezadowolenia wśród pracowników i innych przykrych dla firmy konsekwencji. Niekonsultowany z pracownikami nakaz mógłby skutkować serią zwolnień. Już teraz mamy problemy z utrzymaniem pracowników, a jeśli zmusimy ich do zmiany zwyczajów z dnia na dzień, na pewno nie będzie to skutkowało niczym dobrym dla firmy – ostrzega Aleksander Szybilski.

Jeśli rzeczywiście to pracownicy będą mieli decydujący głos w wyborze modelu pracy, to można już oficjalnie powitać epokę pracy hybrydowej, która przyszła i najwyraźniej donikąd się nie wybiera. Jedyne, co pozostaje jeszcze do ustalania, to proporcje dni pracy z domu i z biura. To także oznacza, że biurek w firmach będzie potrzeba zdecydowanie mniej niż dotąd. – Jeszcze 4-5 lat temu projektowało się biura z założeniem, że na każde 10 osób przypadać będzie 9 biurek, czyli że wystarczy ich dla mniej więcej 90 proc. pracowników. W niektórych branżach, zwłaszcza tych bardziej elastycznych, jak IT czy centra usług wspólnych, projekty zakładały biurka dla 80 proc. załogi. Dziś już mówimy o proporcji rzędu 65-70 proc. – podaje Arkadiusz Rudzki, wiceprezes ds. sprzedaży i najmu w spółce biurowej Skanska na region CEE.

Narzędzie HR-owe

Czy oznacza to, że firmy będą potrzebowały dla swoich biur mniej przestrzeni? Niekoniecznie. – Oszczędność powierzchni, jeśli w ogóle jest, to umiarkowana i sięga mniej więcej 10-30 proc. w zależności od modelu wyjściowego – przekonuje Aleksander Szybilski. Co do zasady jednak firmy nie zmniejszają drastycznie powierzchni, bo mogłoby się to dla nich zakończyć HR-ową katastrofą. – Uczestnicy rynku brali pod uwagę sytuację, w której Covid stawia firmy pod dużą presją, zmusza do ograniczenia kosztów i w rezultacie powierzchnie biurowe mogłyby być pierwsze na liście do optymalizacji. Finalnie taki scenariusz się nie ziścił. Większość najemców nie idzie w kierunku zmniejszania wynajmowanej powierzchni – tłumaczy Piotr Capiga, deputy head of Occupier Services Warsaw w Cushman & Wakefield.

Kierunek jest inny – już przed pandemią firmy traktowały biuro jako skuteczne narzędzie HR-owe w walce o pracowników. Teraz tego samego narzędzia można użyć, by zachęcić obecne kadry do powrotu do dawnego miejsca pracy. Źródłem pomysłów, jak przearanżować przestrzeń, by uczynić ją atrakcyjną, są dzisiaj – coraz częściej inspirowane hotelowymi lounge’ami – biura serwisowane i coworki. – Tym, co wyróżnia fleksy, jest idea hospitality, która oznacza między innymi to, że użytkownik powinien otrzymać tam coś wyjątkowego, coś, czego nie dostanie w domu. Gdyby tego elementu wyjątkowości nie było, ludzie do coworków by nie przychodzili. Ta przestrzeń żyje. Tam pracownicy przekonują się, że można pracować na przestrzeni wspólnej o wyjątkowej atmosferze, gdzie organizowane są różnego rodzaju eventy. Teraz dążymy do tego, aby przenieść tę energię z przestrzeni elastycznych do tradycyjnych biur – tłumaczy Arkadiusz Rudzki. Powstaje w ten sposób przestrzeń dużo bardziej dynamiczna, która pozwala użytkownikom na dużo więcej interakcji, ale też daje dużo więcej swobody. – Będzie o wiele więcej miejsc do spotkań ad hoc. Oprócz tego wielu najemców będzie próbowało tworzyć kantyny czy też kawiarnie na własnej powierzchni właśnie po to, żeby dać ludziom coś unikalnego – uważa Arkadiusz Rudzki.

Bardzo ciekawa przestrzeń

W takim modelu przewidziane są też pokoje do pracy cichej, ale nie małe budki, do których wchodziło się na 15 minut, by odbyć rozmowę telefoniczną. Powstają pomieszczenia, w których można czuć się komfortowo, odbywając długie telekonferencje. – Są to takie mikrobiura stanowiące część przestrzeni biurowej. Do tego pojawiają się sale do burzy mózgów, integracji, innowacyjnego myślenia, trochę mniej formalnych spotkań, co również jest przykładem hotelizacji przestrzeni biurowej – wymienia Katarzyna Zawodna-Bijoch, prezeska i CEO spółki biurowej Skanska w Europie Środkowo-Wschodniej.

Powierzchnia musi być zaprojektowana tak, by była uniwersalna, to znaczy, by można było ją wykorzystywać na wiele sposobów. – Niektórzy najemcy chcą po godzinach przekształcać biuro w miejsce, które będzie strefą wypoczynku. Powinno ono mieć zatem m.in. dobrze wyposażoną kuchnię i sprawny system nagłośnienia. W ten sposób biuro staje się centrum życia towarzyskiego. Możliwość nadania powierzchni biurowej innej roli i znaczenia jest tutaj kluczowa – zwraca uwagę Arkadiusz Rudzki.

Jeszcze ważniejszą rolę odgrywa technologia. Wejście do biura za pomocą smartfonu, czyli bez konieczności dotykania czegokolwiek w środku, to już nie tylko kwestia wygody, ale i bezpieczeństwa sanitarnego. Telefon służy już także powszechnie do sprawdzania, gdzie są współpracownicy, ustawiania oświetlenia czy temperatury oraz rezerwowania biurka czy sali konferencyjnej. – Dziś technologia zaczyna być integralną częścią myślenia o tworzeniu nowej przestrzeni biurowej i odgrywa kluczową rolę w pracy hybrydowej. Salki muszą być wyposażone tak, by również za pomocą technologii móc się skutecznie integrować, choćby i na odległość – zapewnia Katarzyna Zawodna-Bijoch.

Podobnie jak w coworkach, przestrzeń biur staje się dużo bardziej różnorodna i inspirująca – pobudza do kreatywności i zachęca do współpracy. – Dlatego pojawiać się będą coraz częściej w tej przestrzeni dodatkowe bodźce, takie jak webinary, TED talki, spotkania z ludźmi, którzy będą inspirować, a także różnorakie eventy. Do tego trzeba trochę innej infrastruktury, niż tylko kuchnia i powierzchnie wspólne – przekonuje prezeska Skanski. Organizacja takiej przestrzeni wymaga też nieco innego zarządzania, które nie ogranicza się do utrzymania, konserwacji budynku i doraźnego rozwiązywania spraw najemców. – Przechodzimy od facility managementu do community managementu. Jako deweloperzy zaczynamy zarządzać tworzeniem networkingu socjalnego – informuje Katarzyna Zawodna-Bijoch.

Właśnie udział właścicieli i zarządców nieruchomości w tym, co stanowi de facto część strategii employer brandingowej najemców, ma tutaj kluczowe znaczenie. – Jako świadomy właściciel i zarządca staramy się wychodzić naprzeciw tym oczekiwaniom i wspierać w tym naszych najemców, budując szeroką społeczność biurową Globalworth. Dlatego wśród naszych licznych inicjatyw, do których wróciliśmy już w tym roku, są kina letnie, koncerty, pikniki, warsztaty sadzenia zieleni czy spacery z przewodnikami – wylicza Magdalena Karniewska z Globalworth.

Czy inwestycje w udoskonalenie przestrzeni biurowej mają szanse się zwrócić? Nie ma co do tego wątpliwości Piotr Capiga. – Najpewniej wynika to z faktu, że koszt wynajmu biur od wielu lat utrzymuje się na bardzo podobnym poziomie. Natomiast gdy spojrzymy na wysokość wynagrodzeń w ostatnich 10 latach, zobaczymy bardzo duży wzrost. Wynagrodzenia zatem stanowią coraz większy udział w kosztach firm, podczas gdy koszty wynajmu są relatywnie niższe – wskazuje ekspert z Cushmana. Dla firm tańsze jest zatem zainwestowanie w atrakcyjne biuro z nowoczesną technologią i atrakcjami, niż uczestniczenie w wyścigu płac, zwłaszcza że szybko potrafi on osiągnąć próg opłacalności.

Tu nie będzie rewolucji…

Jednak zdaniem Magdaleny Karniewskiej, mówienie dziś o rewolucji w biurach wydaje się na razie przedwczesne. – Nie prowadzimy takich statystyk, ale z naszych obserwacji wynika, że jak dotąd tylko niewielka część naszych najemców zdecydowała się na poważniejsze zmiany w aranżacji swojej powierzchni biurowej pod wpływem pandemii. Większość ograniczyła się do dostosowania swoich biur do obowiązujących wymogów reżimu sanitarnego – mówi Magdalena Karniewska. Potwierdza to Marta Zawadzka, dyrektor najmu w Yareal Polska. – O ile firmy nie podejmują działań w zakresie zmiany aranżacji powierzchni, a kwestie związane z zasadami zachowania dystansu rozwiązują poprzez wdrażanie częściowej pracy zdalnej, to silnie inwestują w zapewnienie odpowiednich środków higieny, w tym dostęp do maseczek, czy płynów do dezynfekcji przedmiotów wspólnego użytku – wylicza Marta Zawadzka.

Można powiedzieć, że teoria „tu nie będzie rewolucji” już się częściowo sprawdziła, bo spora część pracowników powróciła do biur. – Powroty na dużą skalę zaczęły się w czerwcu, a w lipcu i sierpniu ten trend był kontynuowany. Najwyraźniej widać to na przykładzie Warszawy, gdzie w niektórych obiektach powroty sięgają poziomu 70-90 proc. – mówi Magdalena Karniewska. Wzmożone działania firm na tym polu obserwuje też Marta Zawadzka. – Największy ruch wśród najemców zanotowaliśmy w naszym biurowcu Lixa w Warszawie. Nadal jednak firmy w dużej mierze decydują się na pracę w systemie hybrydowym, w ramach którego pracownicy przez dzień lub dwa realizują swoje zadania w modelu home office – mówi Marta Zawadzka. Bardzo opornie za to odbywają się powroty w branżach, które jeszcze przed pandemią korzystały z dobrodziejstw pracy domowej czy hybrydowej, czyli w IT i centrach usług wspólnych.

…ale zmiany nadchodzą

Zdaniem Katarzyny Zawodnej-Bijoch znajdujemy się jednak w punkcie, w którym ewolucja przestrzeni biurowej znacznie przyśpieszyła. – Najemców, którzy myślą o biurach inaczej niż myślano dotąd, jest coraz więcej. Przy czym ta przestrzeń staje się po prostu obiektywnie lepsza – biura są coraz wyższej jakości, dużo bardziej zróżnicowane i umożliwiające spędzanie czasu na różne sposoby. To, co było kiedyś najlepszym, ale wciąż rzadkim standardem w zakresie well-beingu pracowników, zrównoważonego rozwoju czy bezpieczeństwa, staje się obowiązującą normą. Biuro będzie zaś centralnym hubem do wymiany informacji, tworzenia pomysłów i podtrzymywania kultury organizacyjnej firmy – przewiduje Katarzyna Zawodna-Bijoch. Arkadiusz Rudzki dodaje, że liczba firm, które zdały sobie sprawę, w którą stronę powinny pójść zmiany, rośnie. – Nadal jednak trwają prace nad tym, aby po pandemii wdrożyć te pionierskie pomysły – informuje Arkadiusz Rudzki.

Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield także zwraca uwagę, że obecny proces wykuwania się nowych modeli to dopiero etap raczkowania zjawiska, który trwać będzie kilka lat. Biura, które powstają obecnie, będą musiały bowiem zostać przetestowane pod kątem skuteczności, z jaką odpowiadają na potrzeby rynkowe, każde bowiem pionierskie przedsięwzięcia są obarczone ryzykiem. – Tych, co naprawdę wiedzą, jak dziś rozplanować pracę biur, póki co nie ma. Na razie powstają projekty pilotażowe, a firmy chodzą wciąż po nieznanym dla siebie gruncie – zwraca uwagę ekspert. Wiele firm postanowiło, że powrót pracowników nastąpi z końcem roku, inne przesunęły ten moment na początek przyszłego roku. – Moim zdaniem testowanie nowych koncepcji będzie trwało jeszcze cały 2022 rok. Potrzeba czasu, żeby ocenić, jak na przykład te rozwiązania, które obecnie powstają, wpływają na retencję pracowników. Dopiero w 2023 roku będziemy mieli modele, których skuteczność zostanie potwierdzona – przewiduje Aleksander Szybilski.