Wojna o pokój

Pamiętacie jeszcze swoje biuro? Taki pokój, w którym spędzaliście 8-9 godzin dziennie, zawsze z tymi samymi ludźmi. Rzeczywiście wracamy powoli do biur, jednak od zniesienia lockdownu dzieje się tak w bardziej ograniczonej formie, zależnej od poszczególnych wyborów i preferencji. Budzi to zrozumiały niepokój zarządów wielu firm, które chcą podtrzymać ducha współpracy w swoich zespołach, upewnić się, że pracownicy wciąż identyfikują się z marką, a także rekrutować, szkolić, monitorować i utrzymać nowy personel.

Fakt, że model pracy „od godz. 9 do 17” w wielu przypadkach odszedł już do lamusa, stanowi problem dla konwencjonalnego segmentu rynku biurowego. Rodzi się także pytanie, jak można go uatrakcyjnić w nowej, hybrydowej erze, a nawet – czy takie przestrzenie są jeszcze potrzebne w dotychczasowych ilościach. Czy flexy i coworki muszą się mierzyć z tymi samymi wyzwaniami, co biura tradycyjne?

Wielki powrót

Najwyraźniej nie, bowiem ów sektor radzi sobie całkiem nieźle mimo pandemii. – Branża coworkingowa zaczęła się odradzać od razu po zniesieniu ostatniego lockdownu, w drugim kwartale 2021 roku. Wtedy małe i średnie przedsiębiorstwa, zmęczone pracą z domu, rozpoczęły powrót do biur – wspomina Adam Lis, doradca ds. elastycznych rozwiązań biurowych w warszawskim JLL. Ze względu na wysoki poziom niepewności biznesowej spowodowanej pandemią, zainteresowaniem zaczęły cieszyć się krótkoterminowe rozwiązania oraz systemy plug-and-play oferowane przez dostawców usług typu flex. W połączeniu ze stagnacją w przyroście zasobów biurowych, sprowokowało to szybki wzrost poziomu najmu. W III kwartale 2021 roku średnie obłożenie lokalizacji głównych operatorów w centralnych dzielnicach Warszawy przekroczyło 80 proc. Ale ponieważ footfall niekoniecznie odpowiada poziomom obłożenia, które widzimy na papierze, a niewielu dostawców śledzi ten współczynnik, trudno jest ocenić dokładną liczbę pracowników, którzy wrócili – zastrzega ekspert z JLL.

Ten cukierkowy obraz bieżącej kondycji sektora flex potwierdza Michał Kwinta, polski city lead izraelskiego operatora Mindspace: – Podczas pandemii warszawskie Mindspace Koszyki utrzymywało obłożenie na poziomie 95 proc. Nawet w firmach, które niemal całkowicie przestawiły się na model hybrydowy, 30-40 proc. pracowników wybiera biuro – podaje. Według Michała Kwinty, poziom frekwencji zależy od profilu organizacji. Z reguły to właśnie duże amerykańskie przedsiębiorstwa przyjeżdżają do Mindspace Koszyki z całą załogą na 2-3 dni w tygodniu. – W porównaniu z USA, sytuacja epidemiczna w Polsce jest znacznie sprawniej opanowana, a wiele przedsiębiorstw wprowadziło amerykański, hybrydowy model pracy także w innych krajach, w których mają swoje siedziby – wyjaśnia szef polskiego Mindspace.

Ten punkt widzenia podziela Damian Kuczalski, manager ds. rozwoju i sprzedaży w firmie Własne B. – Nasz sektor odbudował się bardzo szybko po kolejnych lockdownach, a krótkoterminowe zapotrzebowanie na przestrzenie tego typu wzrosło. Większość naszych klientów to małe i średnie przedsiębiorstwa, które są w stanie szybciej zaadaptować się do bieżącej sytuacji, a ich model biznesowy po prostu nie pozwala na długie przestoje. Praca z biura jest tam wciąż dominująca. Zauważyliśmy, że gdy tylko obostrzenia są luzowane, otrzymujemy nowe zapytania o powierzchnie, a proces ich wynajmu przebiega sprawnie – zapewnia Damian Kuczalski.

Operator elastycznych przestrzeni biurowych New Work ma siedziby w Polsce, na Węgrzech i w Czechach. – Podczas pierwszego lockdownu mieliśmy 10-procentowy spadek w stosunku do oczekiwań, a chociażby na Manhattanie można było zobaczyć, że w przypadku operatorów coworkingowych spadek ten wynosił nawet 90 proc. Może się tak dziać, jeśli nie słucha się swoich klientów. My nieustannie rozmawiamy z najemcami, a raz na kwartał przeprowadzamy ankiety i dostosowujemy produkt do zidentyfikowanych potrzeb. Nasz model okazał się odporny na wirusa. W 2022 liczymy na silny wzrost i otwarcie przynajmniej piętnastu nowych lokalizacji – zapowiada Hubert Abt, prezes New Worku. – W okresie od marca do czerwca 2020 roku mniejsze przedsiębiorstwa rezygnowały z kontraktów, ale zostało to zniwelowane przez fakt, że wśród naszych klientów mamy większe organizacje. Dzięki temu obłożenie nie spadło – dodaje Michał Kwinta z Mindspace, które od wybuchu pandemii otworzyło nowe centra w Tel Awiwie oraz filadelfijskim The Wanamaker Building, rozpoczął także działalność pierwszy w historii obiekt sieci poza centrum miasta – w izraelskim Kibbutz Yakum. Jesteśmy przekonani, że firmy będą coraz częściej stosować model hub&spoke, ponieważ pracownicy wymagają znacznie większej elastyczności – chcąc skrócić czas dojazdu do pracy, preferują biura położone możliwie blisko domu – wyjaśnia.

W poszukiwaniu właściwego pytania

Czy gdy weźmiemy pod uwagę fakt, że elastyczne biura i centra coworkingowe tak dobrze radziły sobie podczas pandemii, pojawi się w ogóle pytanie, jak przyciągnąć firmy z powrotem do takich miejsc pracy? Hubert Abt z New Worku uważa, że jest to niewłaściwe postawienie sprawy, zwłaszcza jeśli chodzi o jego segment: – Wydaje mi się, że w kwestii zachęcania pracowników do powrotu do biur więcej się mówi, niż robi. To, na czym faktycznie musimy się skupić, to stworzyć dla nich wyjątkowe doświadczenie, zwłaszcza jeśli przychodzą tylko na dwa lub trzy dni w tygodniu. Możemy to zrobić na dwa sposoby i oba koncentrują się na elastyczności – twierdzi Hubert Abt. Pierwszy wymóg to, według Abta, zaoferowanie ludziom możliwości wyboru między pracą w domu lub w biurze. Można to określić mianem podejścia skoncentrowanego na człowieku, ponieważ chodzi o zaspokojenie potrzeb pracowników. – Drugie rozwiązanie jest natomiast związane z potrzebami firmy i polega na daniu najemcom możliwości pozostania w biurze na czas, którego potrzebują, na elastycznych warunkach, aby mogli powiększyć lub zmniejszyć swoją przestrzeń w razie potrzeby i nie byli związani długoterminowymi umowami. Wiąże się to zatem z uelastycznieniem umów najmu – wyjaśnia Hubert Abt. – Dzięki pandemii dowiedzieliśmy się, że tak naprawdę nie musimy przebywać ciągle w jednym, konkretnym miejscu, a to jest właśnie zaleta elastycznych powierzchni. Korzystając z koncepcji chmury, będziemy w stanie zarezerwować dowolną lokalizację, która jest w danym momencie dogodna. Jesteśmy zatem w stanie zapewnić zarówno elastyczność stawiającą w centrum człowieka, jak i skupioną na biurze – zapewnia.

Pierwszy, a więc skoncentrowany na człowieku, rodzaj elastyczności to oczywista odpowiedź na upowszechnienie modelu hybrydowego oraz home office. Spełnia bowiem oczekiwania tych, którzy chcą dostosowywać godziny pracy do swoich potrzeb i wychodzić do biura wtedy, kiedy mają na to ochotę lub gdy jest to po prostu niezbędne. Drugi rodzaj elastyczności zaś odnosi się do wymagań firm, które w tych niepewnych czasach nie chcą być uwiązane długoterminowymi umowami najmu. Wydaje się zatem, że operatorzy flexów oraz coworków są wręcz stworzeni do tego, by odpowiadać na potrzeby pracodawców i pracowników w postpandemicznej rzeczywistości.

Flex coraz bardziej płaski

Operatorzy wydają się być zadowoleni ze swojej działalności, ale warto postawić pytanie, czy pandemia miała jakiś wpływ na rynek powierzchni elastycznych i coworkingowych oraz jego ogólne perspektywy? Suma powierzchni typu flex w Warszawie wynosi obecnie ok. 177 tys. mkw., co stanowi 2,9 proc. całkowitych zasobów nowoczesnej powierzchni biurowej i plasuje Warszawę na 12. miejscu wśród głównych europejskich rynków. – Należy podkreślić, że branża flex w Polsce jest już dość dojrzała – uważa Adam Lis z JLL. – Przed pandemią rynek w regionie CEE dynamicznie się rozwijał, co prowadziło niejednokrotnie do wojny cenowej, szczególnie w największych miastach. Pandemia spowodowała stabilizację cen i w pewnym sensie zweryfikowała strategie biznesowe wielu operatorów. Jeśli chodzi o popyt, najemcy zaczęli nie tylko rozumieć koncepcję elastyczności, ale także zauważać, ile muszą za nią zapłacić. Ponieważ segment flex na dojrzałych rynkach ma tendencję do wzrostu równoległego z sektorem tradycyjnym, możemy spodziewać się bardziej umiarkowanego rozwoju w porównaniu z okresem sprzed pandemii. Na przykład aktywność deweloperska w Warszawie, która jest najniższa od ponad dekady, najprawdopodobniej przełoży się na spłaszczenie – i tak już wyhamowanej – krzywej wzrostu zasobów powierzchni flex – przewiduje Adam Lis.

Zdaniem Michała Kwinty z Mindspace, operatorzy powierzchni elastycznych faktycznie generują wyższe przychody i odnotowują wzrost obłożenia od czasu wybuchu pandemii, a także poprawę wyników w stosunku do wcześniejszego poziomu. – To dlatego, że zapewniamy elastyczność, która w dzisiejszych czasach jest kluczem do sukcesu. Nie ma żadnych długoterminowych zobowiązań – można podpisać umowę na miesiąc lub nawet na kilka dni. Udostępniając elastyczne powierzchnie, umożliwiamy rozszerzenie lub okrojenie działalności, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba, a w obecnych okolicznościach cieszy się to dużym zainteresowaniem. W trakcie pandemii byliśmy otwarci przez cały czas – mówi szef Mindspace. Także Damian Kuczalski z Własnego B analizuje powody, dla których popyt na flexy w Polsce jest tak duży: – Naszym zdaniem biura elastyczne stają się coraz częstszym wyborem najemców ze względu na krótsze zobowiązania oraz możliwość wprowadzenia trybu hybrydowego i dostosowania liczby stanowisk pracy do aktualnych potrzeb. W dobie pandemii na długoterminowe umowy mogą sobie pozwolić jedynie firmy o ugruntowanej pozycji, które są w stanie radzić sobie z kryzysem przez długi czas. Trzeba jednak pamiętać, że 97 proc. rynku to mikroprzedsiębiorstwa, a kolejne 2,2 proc. to firmy małe (według raportu o sektorze MŚP w Polsce w roku 2021) i to dla nich przeznaczony jest produkt, jaki stanowią biura serwisowane i elastyczne powierzchnie – wyjaśnia Damian Kuczalski.

Centra coworkingowe nie są jednak domem najemców, ale członków. Tak jak kolejne lockdowny prowadziły do tego, że użytkownicy rezygnowali z karnetów na siłownię, tak członkostwo w obiektach biurowych może spaść w obliczu przymusu lub chociażby możliwości pracy z domu. W odpowiedzi na tę perspektywę Mindspace wprowadziło kilka nowych opcji. – Tym, którzy chcą połączyć pracę w biurze z home office, proponujemy rozwiązanie hybrydowe, umożliwiające naszym klientom wykupienie jedno- lub wielodniowej przepustki. Zyskują dzięki temu dostęp do biurka, budek akustycznych, przestrzeni wspólnej Mindspace oraz kawiarni. Mindpass Daily oraz Mindpass Multi oferuje możliwość korzystania z tych usług na żądanie przez 1, 4, 8 lub 12 dni w miesiącu. Ale musieliśmy zawiesić tę ofertę w Koszykach, zapotrzebowanie na powierzchnię było bowiem tak duże, że nie mieliśmy już wolnych biurek – opowiada Michał Kwinta.

Według Huberta Abta, główną różnicą między chwilą obecną a okresem sprzed pandemii (i dotyczy to całego rynku) jest zmiana ogólnego podejścia do biura. Zaczynamy postrzegać je jako usługę, nie zaś fizyczną przestrzeń w określonej lokalizacji (np. w siedzibie firmy). – W wyniku pandemii mogliśmy zaobserwować zmianę paradygmatu, według którego biuro musiało znajdować się w prestiżowym budynku z bufetem. Lockdown sprawił, że zmieniły się potrzeby pracowników. Musimy spotkać się teraz gdzieś pośrodku, umożliwiając pracownikom np. przychodzenie do pracy przez kilka dni w tygodniu. Trzeba zaoferować członkom zespołu możliwość korzystania z siatki lokalizacji i bezpiecznego kanału VPN, niezależnie od tego, gdzie się w danym momencie znajdują – przekonuje Abt, zwracając także uwagę na fakt, że średnia dla pracy zdalnej przed pandemią wynosiła 0,8 dnia tygodniowo, teraz – 2,4. Istotną zaletą, jaką coworking i elastyczne powierzchnie biurowe dają w tej chwili firmom, jest możliwość dostosowania się do nowej rzeczywistości.

Trochę dżungli, trochę hip-hopu

Pogląd, że przestrzeń należy traktować jak usługę, podziela Damian Kuczalski. – Kluczem do powrotu pracowników do biur jest zrozumienie ich życzeń oraz oczekiwań samych firm, dlatego cały czas rozmawiamy z najemcami, badamy ich potrzeby i odpowiadamy na nie. W wielu przypadkach uciekamy się do niestandardowych rozwiązań, aby klient miał poczucie, że robimy wszystko, aby zapewnić mu warunki do pracy zarówno bezpiecznej, jak i efektywnej – mówi ekspert z Własnego B. Takie podejście w dobie pandemii wiąże się z działaniami, które mają zapewnić firmom i ich pracownikom spokój zachęcający do powrotu do biura. – Z perspektywy dostawcy elastycznych powierzchni ważne jest, aby każdy użytkownik miał do dyspozycji odpowiednio dużą przestrzeń. W naszym przypadku standardem jest 5 mkw. na osobę, co pozwala na zachowanie bezpiecznej odległości. Z punktu widzenia optymalizacji, wprowadzenie modelu hybrydowego pozwala firmom zaoszczędzić sporo pieniędzy. Przykładowo, organizacja zatrudniająca 20 pracowników może wynająć biuro dla 10 osób i działać rotacyjnie, aby każdy otrzymał kartę dostępu, zaś spotkania całego zespołu organizować w sali konferencyjnej – wskazuje Damian Kuczalski.

Także dla New Worku kluczem do sukcesu jest pytanie klientów o ich potrzeby. – Na przykład dla firm z branży IT kluczowe jest współdziałanie, poza tym ich pracownicy spędzają dużo czasu przed ekranami komputerów. W zależności od tego, co tkwi w DNA firmy, zapewniamy jej przestrzeń dostosowaną do wymagań – nieważne czy to dżungla, loft czy styl hip-hopowy. Potrzebujemy obecnie silniejszej kultury korporacyjnej, ponieważ teraz ludzie spędzają w biurze tylko parę dni w tygodniu i mają krótką pamięć, dlatego firmy muszą wysyłać znacznie mocniejszy przekaz niż dotychczas – uważa Hubert Abt.