Jak pod klucz

W lipcu tego roku CBRE podało w raporcie „CEE Office Occupier Sentiment Survey”, że 42 proc. firm działających w regionie Europy Środkowo-Wschodniej zmniejszyło w ciągu ostatnich trzech lat swoją przestrzeń biurową. Redukcja zatrudnienia, spowodowana m.in. rozwojem automatyzacji, wskazuje na nasilenie się tego trendu. Obecnie tylko w 28 proc. firm każdy pracownik ma biurko tylko dla siebie, ale CBRE przewiduje, że za dwa lata ten współczynnik spadnie do 5 proc. Jak zatem upewnić się, że przestrzeń biurowa będzie jak najlepiej dostosowana do potrzeb pracowników, których obowiązki i preferencje mogą być bardzo zróżnicowane?

Jak w domu

– Trendy w projektowaniu biur klasycznych i elastycznych są bardzo podobne – ocenia Anna Dul, leasing manager w Quickworku. – Ergonomia i różnorodność stanowisk pracy, salki spotkań i do wideokonferencji, miejsca do cichej pracy, strefy relaksu i kuchnie – to elementy większości nowoczesnych powierzchni biurowych. W projektach typu flex stawiamy np. na mobilne rozwiązania ułatwiające przearanżowanie przestrzeni. Ważny jest też przejrzysty system rezerwacji sal – dodaje. W zależności od operatora, fleksy różnią się jednak między sobą pod względem udogodnień – niektóre firmy stawiają na integrację pracowników, pobudzanie ich kreatywności, wymianę doświadczeń i poglądów, zaś inne koncentrują się na dostosowaniu przestrzeni i wdrażaniu rozwiązań technologicznych, które usprawniają współpracę.

Ewelina Kałużna, dyrektor zarządzająca Business Linku i szefowa zespołu ds. strategicznego doradztwa w zakresie miejsc pracy w spółce biurowej Skanska, zwraca uwagę na podobne aspekty. – Jednym z podstawowych wyróżników naszych fleksów jest ich dwojako rozumiana elastyczność: zarówno w ujęciu możliwości adaptacyjnych powierzchni, jak i samego modelu najmu – podkreśla. Ekspertka zauważa jednocześnie, że czasy wyrazistego designu wydają się już mijać. – W biurze szukamy przede wszystkim skupienia i warunków sprzyjających budowaniu relacji. Przestrzeń ta ma co do zasady sprzyjać pracy, ale także oddawać klimat domu, w którym również często pracujemy – wskazuje Ewelina Kałużna. Pojawiło się nawet nowe pojęcie – resimercial, określające przestrzeń łączącą cechy mieszkania (residential) i wnętrz komercyjnych (commercial), która ma zapewnić pracownikom komfort, jednocześnie wychodząc naprzeciw różnorodnym wymaganiom. Równie istotne jest zaplecze techniczne, które musi być dostosowane do konkretnych wymogów korzystającej z biura firmy. Czy są jednak branże, które częściej od innych wybierają elastyczne rozwiązania?

Dla debiutantów i samotników

Jak wiadomo, po rozwiązania typu flex sięgają m.in. mniejsze podmioty i start-upy, które nie chcą (zwłaszcza na początku działalności) podejmować długoterminowych zobowiązań, a także pojedyncze osoby i freelancerzy potrzebujący profesjonalnej przestrzeni do pracy. – Zwłaszcza dla tych dwóch ostatnich grup ogromną zaletą biur serwisowanych jest możliwość poszerzania kontaktów z innymi podmiotami – zauważa Anna Dul z Quickworku. Podkreśla jednak, że nie ma reguły, jeśli chodzi o branże reprezentowane przez najemców. Z badania Instant Group, którego wyniki opublikowano w czerwcu 2023 roku, także jasno wynika, że popyt na elastyczne przestrzenie napędzany jest w Polsce przez rozwój start-upów, małych i średnich przedsiębiorstw, sektora usług biznesowych, ale także dużych korporacji i międzynarodowych gigantów, którzy rozpoczynają działalność w Polsce.

Jak podaje Newmark, o miejsca we fleksach pytają już także w średnich i małych miastach, co może być powiązane z – będącą efektem pandemii – migracją firm poza największe ośrodki. Dzięki upowszechnieniu się pracy zdalnej wielu pracowników zostało na przedmieściach lub w małych miejscowościach i nie planuje tego zmieniać. – Elastyczność jest w cenie i dostrzegają to również fundusze inwestycyjne oraz deweloperzy, którzy w swoich budynkach coraz częściej oferują urządzone powierzchnie biurowe z możliwością wynajęcia „od zaraz”, na okres sześciu, dziewięciu albo dwunastu miesięcy. Są to jednak biura bez pakietów obsługi typowej dla fleksów – zauważa Joanna Bartoszewicz, starsza doradczyni w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych, Newmark Polska.

Kolejną grupą pracowników, których operatorzy mają na oku, są ci intensywnie działający w sieci i korzystający z technologii. – Nie zapominamy o osobach działających w przestrzeni wirtualnej – nasi klienci będą mogli skorzystać np. z pomieszczenia typu green box, pozwalającego na nagrywanie podcastów i innych materiałów audiowizualnych – zapowiada Ewelina Kałużna z Business Linku.

Hybryda nikogo nie dziwi

Chociaż zwykle wspominamy o niej jako o czynniku spowalniającym rozwój, pandemia ewidentnie przyczyniła się do rozkwitu sektora biur serwisowanych. – Zmiany w systemie pracy okazały się dla tego sektora korzystne. W czasie obostrzeń wprowadziliśmy produkty ułatwiające organizację pracy hybrydowej i rotacyjnej – wspomina Ewelina Kałużna, a wtóruje jej Anna Dul z Quickworku. – Upowszechnienie się hybrydowego modelu pracy tylko wzmocniło zapotrzebowanie na elastyczne rozwiązania. Coraz więcej firm poszukujących specjalistów nie ogranicza się już do jednej lokalizacji, chętnie korzysta z coworków czy biur serwisowanych dla zapewnienia odpowiednich warunków do pracy. Firmy dostosowują także swoje polityki do zmian prawnych regulujących chociażby pracę zdalną. Wyraźnie widzimy, że przedsiębiorcom zależy na powrocie pracowników do biur – podkreśla ekspertka.

Elastyczność bez granic

– Plany ekspansji operatorów w Krakowie, Wrocławiu i Warszawie sugerują, że w 2023 roku na rynku nadal będzie utrzymywać się tendencja wzrostowa – przewidywał Grzegorz Kmieciński, senior director, Client Solutions EMEA w The Instant Group, komentując opublikowany przez firmę raport. To, co według niego z pewnością wzmocniłoby ten rynek, to więcej inwestycji w sektor, szczególnie w miastach regionalnych, a także zwiększanie przez operatorów podaży przestrzeni premium. Jednocześnie nikt z naszych ekspertów nie wieszczy końca tradycyjnych biur. – Te dwa koncepty będą się w przyszłości dobrze uzupełniać, odpowiadając na różne potrzeby. Z pewnością powierzchnie flex mają duży potencjał, a zapotrzebowanie nie słabnie – przekonuje Anna Dul.

– Jeszcze przed oficjalnym startem przestrzenie elastyczne są wynajęte w 70-80 proc. Planowanie z kilkuletnim wyprzedzeniem, a w szczególności oszacowanie powierzchni biura, której będą firmy potrzebowały w przyszłości, jest obecnie dość trudne. Odpowiedzią na taką dynamikę rynku są właśnie fleksy. W trakcie procesów dotyczących tradycyjnego najmu klienci bardzo często pytają, czy w budynku oferowane są też biura serwisowane, które w razie potrzeby pozwolą im na ekspansję, pracę nad krótkotrwałymi projektami albo zorganizowanie większego wydarzenia czy spotkania – wyjaśnia Joanna Bartoszewicz.