Wsłuchać się w głos... pracownika

Tylko 44 proc. pracowników używa przeznaczonej dla siebie powierzchni – wynika z danych Colliers International. Część z nich pracuje w terenie, inni w salach konferencyjnych, u klientów albo w domu. Propozycję pracy przez dwa dni w tygodniu z domu złożył swoim pracownikom Bank of America. Ku zaskoczeniu szefostwa do programu zgłosiło się kilkadziesiąt procent wszystkich bankowców pracujących w firmie. Efekt? Znaczne zmniejszenie zapotrzebowania na stałe stanowiska pracy, gdyż od tego czasu zatrudnieni w banku pracują „na zakładkę”. Zdalną pracę znacznie ułatwiają nowe technologie. Firmie Vodafone udało się ograniczyć powierzchnie zajmowane przez biura w Wielkiej Brytanii o 19 proc.  m.in. dzięki zwiększeniu liczby sal konferencyjnych, usunięciu gabinetów dla pracowników wyższego szczebla, dedykowanych biurek, zastąpieniu komputerów stacjonarnych laptopami, a stałych połączeń szerokopasmowych – technologią Wi-Fi, wymianie aparatów stacjonarnych na komórki itp. Dzięki tym zmianom spółce udało się również zredukować emisję CO2 o 24 tys. ton rocznie i zmniejszyć koszty operacyjne aż o 11,5 mln funtów w latach 2010/2011 w porównaniu z okresem 2006/2007!

Pokolenie Y chce do biur
Zdaniem Hadley’a Deana, partnera zarządzającego na Europę Wschodnią agencji Colliers International, następuje wymiana pokoleń pracowników. Obecna generacja Y, w przeciwieństwie do swoich starszych kolegów, którzy za wszelką cenę uciekali z biur, lubi przychodzić do siedzib swoich firm. Chcą oni jednak pracować w mniejszych i mniej formalnych pomieszczeniach, bardziej dostosowanych do wymagań nowych technologii. Starzejące się społeczeństwa, chociażby to w USA, zaczynają mieć inne wymogi co do jakości i funkcjonalności biura. Pojawiają się już tam pierwsze pomieszczenia, w których pracownicy biur pod okiem wykwalifikowanej kadry mogą zostawić swoich wiekowych rodziców...

Lubimy rozmawiać
Nowe pokolenie pracowników bardzo dużą wagę przykłada do miejsc wspólnych – zarówno sal konferencyjnych, jak i pomieszczeń socjalnych. Dziś biura mają coraz mniej powierzchni zamkniętych. Jeszcze w 2010 roku 20 proc. biur stanowiły osobne pokoje, dziś jest to 9 proc., a w roku 2015 będzie to jedynie 5 proc.
By dowiedzieć się, czego chcą pracownicy, warto ich zapytać. Na niecodzienny pomysł wpadła duńska firma Maersk Line, zajmująca się przewozami kontenerowymi, która ma główną siedzibę w Polsce. Z powodu zbyt małej powierzchni biura i kończącej się umowy najmu spółka postanowiła zmienić siedzibę. Co prawda, przeprowadzka nie będzie daleko – zaledwie do sąsiedniego budynku tego samego kompleksu biurowego na warszawskim Mokotowie – jednak została precyzyjnie zaplanowana. Biuro spółki zwiększy się z 848 mkw. do ponad 1,13 tys. mkw. Będzie ono zajmowane przez około 80 osób – i to właśnie one decydują, jak ma wyglądać nowa siedziba. – Zależało nam na tym, by ta przeprowadzka nie była sztampowa. Chcieliśmy zaangażować w to przedsięwzięcie wszystkich pracowników. Z każdego działu został wytypowany jeden przedstawiciel, który był jednocześnie jego reprezentantem na spotkaniach organizacyjnych grupy projektowej. Zmiana siedziby biura stała się również okazją do zidentyfikowania potrzeb pracowników i wprowadzenia rozwiązań, jakich do tej pory nie mieliśmy w naszym biurze – mówi Marko Mihajić, menedżer ds. komunikacji w Maersk Polska. Przeprowadzkę koordynuje zespół złożony z pracowników z różnych działów, którzy gotowi byli zaangażować się w projekt. – Nie pierwszy raz spotykam się z takim procesem podejmowania decyzji podczas projektu. Jest to najlepsza z metod stworzenia własnej przestrzeni pracy, która pozwala utożsamić się z firmą i procesem projektowym. Dla architekta oznacza możliwość zetknięcia się z innym spojrzeniem na przestrzeń, a jednocześnie inspirację do tworzenia. Proces projektowy ciągle trwa i spotykamy się z różnymi sugestiami. Uważamy, że wszystkie są możliwe do zrealizowania – mówi architekt wnętrz Zbigniew Kostrzewa z pracowni In Design, który przygotowuje projekt. – Jeszcze przed wyborem nowej siedziby przeprowadziliśmy ankietę wśród pracowników. W kuchni zawiesiliśmy mapę, na której pinezkami pracownicy zaznaczali swoje miejsce zamieszkania. Na tej podstawie udało się zawęzić rejon poszukiwań nowego biura, aby wybrać jak najdogodniejszą lokalizację. Przygotowaliśmy również ankiety, które pozwoliły zobaczyć, w jaki sposób postrzegane jest obecne biuro. Wzięliśmy pod uwagę m.in. ergonomię pracy, potrzeby poszczególnych działów pod względem komunikacji między nimi, dostęp do światła naturalnego, zapotrzebowanie na meble i na sale konferencyjne, miejsca przystosowane do pracy tymczasowej, jak i miejsca umożliwiające wyciszenie i relaks. Zależało nam na tym, aby nasza nowa siedziba była zarówno przyjazna pracownikom, jak i reprezentacyjna oraz wzmacniająca wizerunek naszej marki – mówi Marko Mihajić. Pracownicy opowiedzieli się za zmianą biura, ale nie za zmianą jego lokalizacji, która wielu osobom odpowiadała.

Pracownik przebadany
Zadaniem zespołu przeprowadzkowego jest wsłuchanie się w głos każdego pracownika. W tym celu przygotowano ankietę, w której w skali od  1 do 10 punktów mieli oni ocenić, co dla nich najbardziej liczy się w nowym biurze. Zdecydowanym faworytem był dostęp do światła dziennego. – W nowym biurze każde stanowisko pracy będzie miało dostęp do światła naturalnego. Zdecydowaliśmy się na biuro typu open space. Zrezygnowaliśmy z gabinetów dla menedżerów, jednak zwiększyliśmy liczbę sal konferencyjnych do dwunastu. Każdy dział będzie miał dedykowaną sobie salę konferencyjną na spotkania działowe. Przewidziane są także sale ogólnodostępne na spotkania z klientami. Sale wspólne będą również zaprojektowane w taki sposób, by wpadało do nich jak najwięcej światła naturalnego – mówi Joanna Jurewicz, szefowa zespołu odpowiedzialnego za przeprowadzkę w Maersk Polska. Kolejne ważne punkty zaznaczone w ankiecie to: miejsca sprzyjające koncentracji, możliwość uzyskania dostępu do pokoi konferencyjnych w krótkim czasie, bliskość współpracowników, miejsca do swobodnych spotkań, do prowadzenia poufnych rozmów telefonicznych oraz pomieszczenie do tymczasowego przechowywania przedmiotów.
Nowe biuro Maersk to praktycznie całkowity open space. Dużą rolę odegrają jednak sale konferencyjne, duża kantyna, pokój relaksacyjny, pokój gier (w którym być może staną piłkarzyki). Według skandynawskiej ideologii wszyscy pracownicy biura będą mogli (tak jak do tej pory) pod nieobecność szefa korzystać z jego gabinetu. Tego typu rozwiązanie można zauważyć np. w spółkach z grupy IKEA. Dla pracujących często w terenie przewidziano tzw. gorące biurka, a bezprzewodowy internet pozwoli na wykonywanie obowiązków w każdym miejscu, chociażby w kantynie. Czy tak wygląda biuro przyszłości? Czy różni się znacząco od tego funkcjonującego od lat?