Mój przyjaciel zarządca

Minęły czasy, gdy praca zarządcy budynku ograniczała się do naprawy drobnych awarii i utrzymywania powierzchni wspólnych. Dziś właściciel nieruchomości oczekuje, że jego partner zadba również o podniesienie jej wartości

Zuzanna Wiak

Nadzór nad naprawami i remontami, kontrola instalacji, zawieranie umów z najemcami czy dostawcami mediów, negocjacja cen, administrowanie budynkiem – oto niektóre z listy obowiązków zarządcy nieruchomości, jakie wyznacza właściciel budynku. A właściwie – wyznaczał i egzekwował jeszcze do niedawna. Obecnie coraz częściej zawierane są kontrakty partnerskie, które przewidują scedowanie na zarządcę budynków szerszego zakresu obowiązków. W przypadku tego typu porozumień, dwa podmioty pracują jako partnerzy, których działania przenikają się, dążąc do jednego, wspólnego celu, jakim jest jak najlepsze administrowanie budynkiem.
Z większą ilością obowiązków dla zarządców wiąże się również więcej uprawnień.

Z czym to się je?

Właściciele budynków zawsze mają wybór: od nich przede wszystkim zależy, jaki typ umowy podpiszą. Nie istnieją standardowe porozumienia, bo każdy klient czy zarządca jest inny. Różnią się także nieruchomości. – Najczęściej zawierane kontrakty to umowy, w których jest ściśle określony zakres prac zarządcy. Właściciel obiektu kontroluje je na bieżąco w trakcie cotygodniowych lub comiesięcznych spotkań. Drugi typ umów to takie, w których relacje zarządca-właściciel obiektu są bardziej partnerskie. Ich działanie się zazębia, a obie organizacje zaczynają się nawzajem przenikać. Właściciel nieruchomości deleguje na zarządcę wiele uprawnień, choćby takich jak pełnomocnictwo do podpisywania umów w imieniu zleceniodawcy.
W takim przypadku firma zarządzająca przejmuje funkcje zleceniodawcy – mówi Łukasz Mazurczak, property manager z agencji Cushman & Wakefield. Jego firma nawiązała tego typu współpracę ze spółką Europolis Real Estate Asset Management, która jest właścicielem nieruchomości komercyjnych w Europie Środkowej i Wschodniej. Mimo że zarządzała ona niektórymi budynkami inwestora od dłuższego czasu, dopiero w tym roku orzymał, więcej swobody w działaniu. – Główne uprawnienia przy tego typu kontraktach to: pełnomocnictwa do podpisywania umów czy zleceń w imieniu właściciela, uprawnienia do reprezentowania firmy na zewnątrz oraz dysponowanie zagwarantowaną kwotą pieniędzy w ramach ustalonych z właścicielem celów – dodaje Łukasz Mazurczak.

Zmiany, zmiany, zmiany...

Zmiany w podejściu do umów między zarządcami a właścicielami budynków są, przede wszystkim, wynikiem rozwoju rynku i gospodarki. – Według ustawowej definicji, zarządzanie nieruchomościami to podejmowanie działań i decyzji, które prowadzą do utrzymania obiektu w stanie niepogorszonym i do uzasadnionego inwestowania, po to, by w rozsądny sposób utrzymać lub podnieść wartość nieruchomości. W tej chwili oczekiwania właścicieli są dużo większe, zmierzają bardziej w stronę usługi asset management, która jest znacznie szersza, bo zawiera w sobie prowadzenie czynności związanych
z podniesieniem wartości nieruchomości. W ostatnich latach, kiedy pojawiło się na rynku więcej funduszy inwestycyjnych, które skupują nieruchomości, ważne są inwestycje w obiekty, ponieważ ich właściciele oczekują wyższej stopy zwrotu. Dla nich profesjonalny zarządca to taki, który nie tylko dba
o utrzymanie obiektu, ale również potrafi zaoferować usługi dodatkowe, które sprawiają, że wartość nieruchomości wzrośnie ponad jakiś przewidywany poziom – mówi Wojciech Zawierucha, dyrektor operacyjny w firmie DTZ Polska. Agencja pracuje m.in. dla ING Real Estate Investment Management, zarządzając czterema centrami handlowymi i trzema biurowcami. – W przypadku tej firmy nasze uprawnienia są znacznie szersze niż stricte zarządzanie nieruchomościami. Jakkolwiek nie do końca jest tak, że dysponujemy dowolnie ich środkami niezbędnymi do utrzymania i zarządzania nieruchomością, bo wydatki wymagają oczywiście ich akceptacji – dodaje Wojciech Zawierucha.

Trochę kontroli nie zaszkodzi

Właściciele nieruchomości jednak dość niechętnie oddają wszystkie kompetencje zarządcom budynków. Mimo długoletniej współpracy i zaufania, między stronami jest również pragmatyzm, który nie pozwala na zrzeczenie się pełni kompetencji.

– Oddajemy naszym zarządcom część odpowiedzialności, jednak nie jest tak, że nie kontrolujemy ich poczynań. Mimo, że nasi współpracownicy mają, w granicach umowy, dość dużo swobody w działaniu, przyjęliśmy za normę, że co tydzień spotykamy się z nimi i dyskutujemy o aktualnych sprawach. Chcemy na bieżąco wiedzieć, co się dzieje z naszymi nieruchomościami. Kupując istniejące budynki, w których są już firmy zarządzające obiektami, staramy się również z nimi nawiązać partnerskie stosunki, tak aby współpraca ta była jak najbardziej efektywna. Chcemy, by tego rodzaju relacje były w naszej firmie standardem. Ponadto systematycznie wprowadzamy spójny dla całego portfolio sposób zarządzania obiektami przez podpisywanie z naszymi partnerami umów o bardzo zbliżonym zakresie obowiązków – mówi Tomasz T. Jaroszewski, asset manager z firmy Europolis Real Estate Asset Management.

 

Właściciel nieruchomości nie musi się jednak obawiać nadmiernych kosztów. Przy tego typu współpracy zarządcę obowiązuje budżet ściśle określony umową. Reguluje ona także zakres prac do wykonania, jednak bez uwzględniania takich szczegółów, jak wymiana wykładzin czy klamek w drzwiach. Nie ma też znaczenia rodzaj zarządzanego w ten sposób budynku. System delegowania uprawnień, raportowania, budżetowania czy zamówień jest podobny dla wszystkich typów budynków. – Musimy mieć zaufanie do firm zarządzających naszymi obiektami, gdyż oddajemy im pod opiekę majątek
o ogromnej wartości. Bardzo ważne jest to, że znamy się z naszymi współpracownikami od lat. Ciągłość w biznesie jest niebywale ważna – dodaje Tomasz T. Jaroszewski. ν