Polska Nie przeprowadzka, a rozmowa

Widzimy, że najemcy częściej niż kiedyś rezygnują z przeprowadzek i skupiają się na dialogu z obecnym właścicielem budynku. Co wpływa na to, że renegocjacje umów zaczynają dominować?

Marek Ciunowicz: W ostatnich latach koszty aranżacji i modernizacji biur wyraźnie wzrosły – i to nie tylko ze względu na droższe materiały czy robociznę, ale także na coraz bardziej zaawansowane standardy techniczne, które muszą spełniać współczesne powierzchnie komercyjne. Relokacja przestała być więc prostą zmianą adresu; jest to przedsięwzięcie wymagające znacznych nakładów finansowych i dłuższego czasu realizacji. Jednocześnie na najbardziej pożądanych rynkach, z centrum Warszawy na czele, dostępność nowoczesnych powierzchni utrzymuje się na ograniczonym poziomie. Choć nie mówimy o braku podaży, to atrakcyjne biura szybko znajdują nowych najemców, a wybór bywa znacznie węższy niż jeszcze kilka lat temu. W takiej sytuacji wiele firm dochodzi do wniosku, że bardziej opłacalna – i mniej ryzykowna – jest modyfikacja warunków obecnej umowy niż poszukiwanie miejsca, które spełni wszystkie ich oczekiwania.

Które elementy umowy najmu najczęściej podlegają dziś renegocjacji? Czy rozmowy sprowadzają się głównie do obniżenia kosztów?

MC: Oczywiście jednym z pierwszych i najbardziej wrażliwych obszarów negocjacji pozostają warunki finansowe – to naturalne, bo od nich zależy podstawowy poziom kosztów operacyjnych najemcy. W wielu przypadkach obniżenie kosztów najmu przy przedłużeniu umowy pozwala firmie uwolnić środki, które mogą zostać przeznaczone na przyszłe inwestycje: rozwój produktów, digitalizację, rozbudowę zespołów czy wdrażanie innowacji. To przekłada się nie tylko na większą płynność finansową, lecz także na silniejszą pozycję konkurencyjną i wzrost wiarygodności wobec partnerów i inwestorów. Podstawowym elementem jest negocjacje stawki czynszu, obejmująca koszt najmu za biuro. Możliwe są także okresowe zwolnienia z czynszu, np. na start najmu. Strony rozmawiają także o kontrybucji finansowej dotyczącej środków na wyposażenie, przebudowy lub odświeżenia przestrzeni z jej dostosowaniem do potrzeb firmy. Negocjacji podlega także czas trwania umowy, np. wydłużenie umowy w zamian za lepsze warunki najmu. Istnieje także możliwość zmiany metrażu powierzchni w trakcie trwania umowy.

Najem jednak to nie tylko koszty – ważna jest także lokalizacja i udogodnienia. Dlatego zwraca się uwagę na elementy pozafinansowe. Mowa tutaj o bliskości komunikacji miejskiej, autostrad, parkingów, lokalizacji budynku biurowego i tego, czy miejsce pasuje do strategii biznesowej firmy. Ważne są także udogodnienia w budynku – strefy relaksu, kawiarnie, siłownie, rowerownie, także jego otoczenie, między innymi dostęp do restauracji, sklepów, banków, placówek medycznych. Na znaczeniu zyskują kwestie związane z ekologią i zrównoważonym rozwojem. Wybór idealnej lokalizacji to kluczowy element strategii firmy. Dlatego warto zastanowić się, czy biuro spełnia wszystkie te kryteria.

A co z efektywnością energetyczną? Czy koszty operacyjne wpływają na kształt umów najmu i decyzje najemców?

MC: Rzeczywiście aspekty związane z energooszczędnością i zrównoważonym użytkowaniem budynków uznaje się za jeden z kluczowych kryteriów wyboru powierzchni biurowej. Rosnące koszty energii elektrycznej – pokrywane bezpośrednio przez najemców – sprawiają, że firmy znacznie uważniej analizują, w jakich obiektach się lokują i jakie zapisy znajdują się w umowie. Stąd coraz więcej kontraktów obejmuje tzw. zielone klauzule, umożliwiające korzystanie z rozwiązań podnoszących efektywność energetyczną. Mówimy tu zarówno o dostępie do energii z odnawialnych źródeł, jak i o technologiach, które realnie redukują zużycie prądu: inteligentnych systemach zarządzania energią, oświetleniu o niskim poborze, nowoczesnych systemach HVAC czy wysokiej klasy izolacji.

Na znaczeniu zyskują certyfikacje potwierdzające standardy energetyczne i ekologiczne budynków. Wysoka ocena w takich systemach to sygnał, że obiekt korzysta z technologii ograniczających emisję i energochłonność, co w praktyce oznacza niższe koszty eksploatacji. Różnica między budynkiem o słabej efektywności a biurowcem klasy A może przekładać się na kilkanaście procent oszczędności w rachunkach za media. Coraz częściej najemcy patrzą także na certyfikaty dotyczące jakości środowiska wewnętrznego – te uwzględniają jakość powietrza, akustykę, oświetlenie czy ogólny komfort użytkowników. W wielu nowoczesnych budynkach pojawiają się aplikacje upraszczające dostęp do usług, rozbudowane części wspólne czy zielone dachy.

Czy renegocjacje faworyzują najemcę, czy też można je dziś postrzegać jako narzędzie, które przynosi korzyści obu stronom umowy najmu?

MC: Z całą pewnością renegocjacje nie stawiają stron w opozycji „wygrany–przegrany”. Dziś to bardziej proces poszukiwania wspólnego mianownika między potrzebami najemcy a celami i wydatkami właściciela. Najemcy, analizując swoje możliwości finansowe, plany rekrutacyjne czy zmiany organizacyjne, starają się dostosować biuro do aktualnej strategii firmy. Dla jednych oznacza to chęć zawarcia dłuższego kontraktu w budynku o wyższym standardzie, dla innych – potrzebę większej elastyczności, np. krótszego okresu najmu czy możliwości zmiany metrażu.Po stronie właściciela kluczowa jest stabilność projektu i zachowanie wartości budynku. Nieruchomości biurowe funkcjonują w ramach ściśle określonych zasad finansowania, a banki czy instytucje inwestycyjne oczekują przewidywalnych przepływów. Dlatego właściciele starają się utrzymać umowy w przedziałach, które nie tylko są rynkowo akceptowalne, lecz także pozwalają im właściwie zarządzać budynkiem i w niego inwestować.

Warto zauważyć, że w ostatnich latach rozmowy są coraz bardziej oparte na danych: analizuje się zużycie mediów, efektywność energetyczną budynku, jakość środowiska pracy, a także potencjał technologiczny obiektu. Gdy obie strony rozumieją swoje potrzeby, skutkiem jest rozwiązanie, które daje realną wartość każdemu: najemca otrzymuje biuro skrojone pod swoją działalność, właściciel zyskuje stabilnego partnera na kolejne lata, a cały rynek biurowy funkcjonuje w zdrowszym, bardziej przewidywalnym układzie. Dobrze poprowadzona renegocjacja potrafi być fundamentem trwałej, opartej na zaufaniu relacji – a to dziś jedna z najcenniejszych rzeczy w biznesie.

Patrząc na obecne trendy, jakie elementy mogą w najbliższych latach najbardziej zmienić sposób prowadzenia renegocjacji? Czego pana zdaniem najemcy i właściciele powinni się spodziewać?

MC: W perspektywie najbliższych lat spodziewam się jeszcze większego znaczenia twardych danych i analityki w procesie ustalania warunków najmu. Myślę, że dużą rolę odegra też dalsza profesjonalizacja relacji między stronami. Renegocjacje będą prowadzone coraz szybciej, sprawniej i bardziej transparentnie, bo rynek wymaga efektywności, a obie strony chcą unikać przestojów. W dłuższej perspektywie wygrają te projekty, które potrafią łączyć przewidywalność finansową z elastycznością, a to najlepsza definicja zdrowego rynku.