Czas na weryfikację kosztów eksploatacyjnych

Pierwsze cztery miesiące roku to czas kiedy właściciele budynków biurowych rozliczają koszty eksploatacyjne. W maju natomiast najemcy mają możliwość ich weryfikacji. Sprawdzają faktury, zadają pytania, a nawet korzystają z pomocy zewnętrznych audytorów. Czy należy je aż tak dokładnie sprawdzać?

Zdecydowanie warto to robić, chociażby z tak prozaicznej przyczyny jak ta, że dobrze jest wiedzieć, za co się płaci. Zachęcam wszystkich najemców do zadawania pytań i rozwiewania swoich wątpliwości dotyczących rozliczania kosztów eksploatacyjnych. Jest to szczególnie istotne w obecnych czasach, kiedy wiele firm, ze względu na trwającą pandemię, szuka oszczędności. Nie należy zapominać, że koszty eksploatacyjne obok czynszu stanowią dla najemców znaczący element ponoszonych wydatków za wynajem powierzchni.

Na wysokość kosztów eksploatacyjnych wpływa bardzo wiele czynników. Są to m.in. lokalizacja obiektu, jego wiek, powierzchnia, zastosowane technologie oraz wyposażenie. W celu zorientowania się, gdzie ewentualnie koszty eksploatacyjne mogą być źle rozliczane, należy bardzo dokładnie przyjrzeć się budynkowi biurowemu, poznać jego niuanse oraz porównać opłaty z podobnych do niego obiektów.

Proponuję zwrócić uwagę na stawki za energię elektryczną i gaz, bo bardzo często zależą one od tego w jaki sposób zostały wynegocjowane przez właściciela i zarządcę budynku. Jest to istotne, ponieważ mogą mieścić się w standardach rynkowych lub nie. Stawka za energię elektryczną i gaz należy do negocjowanych składowych opłat eksploatacyjnych, dlatego warto upewnić się, czy za nią nie przepłacamy. Z raportu opublikowanego przez Knight Frank "Koszty eksploatacyjne w budynkach biurowych 2011-2019" wynika, że w 2019 roku najwyższe składowe kosztów eksploatacyjnych ponoszonych przez najemców stanowiły media - 35 proc., podatki ponad 13 proc., obsługa techniczna - 11 proc. i ochrona prawie 11 proc.

Kiedy po wnikliwej analizie okaże się, że najemca ma wątpliwości co do wysokości kosztów eksploatacyjnych, wiele zależy od zapisów umowy najmu. Stanowi to też ważny argument przy renegocjowaniu umowy najmu powierzchni biurowej. Zdarzają się też sytuacje, w których najemca wymusza na zarządcy budynku przeprowadzanie okresowych przetargów, aby zweryfikować ceny i mieć pewność, że stawki są rynkowe.

Warto przy weryfikacji kosztów skorzystać z usług profesjonalnego doradcy, który ma wiedzę na temat kosztów w podobnych budynkach oraz orientuje się w rynkowych stawkach poszczególnych usług.