Aspekty społeczne wpływu pandemii na środowisko pracy

W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy diametralnie zmieniło się postrzeganie pracy biurowej w dotychczas znanej formie. Nowe potrzeby społeczne znalazły odzwierciedlenie w zmieniających się potrzebach pracowników, a to z kolei w bezpośredni sposób przełożyło się na zmianę oczekiwań najemców budynków biurowych. Coraz częściej zaczęto przyglądać się relacjom w zespołach, zmianom samopoczucia pracowników i ich nastawienia w trakcie pandemii.

Nowa rzeczywistość wymusiła modyfikację dotychczasowych nawyków, a w konsekwencji dotknęła wszystkie szczeble organizacji i na nowo zdefiniowała perspektywy zarówno kadry zarządzającej, jak i podlegających im pracowników.

Obecnie jesteśmy nie tylko świadkami, ale również czynnymi uczestnikami trwającej metamorfozy w obszarze pracy biurowej. Model hybrydowy, którego jeden z elementów zakłada łączenie pracy z biura ze zdalnym wykonywaniem obowiązków w ramach home office lub w innym dowolnym miejscu pracy, stanowił dotychczas raczej benefit. Aktualnie stał się najbardziej rozpowszechnionym stylem pracy, jednocześnie stawiając przed firmami zupełnie nowe, nieznane dotychczas wyzwania.

Dla kadry zarządzającej utrudnione okazało się budowanie kultury organizacji oraz zaangażowania pracowników. Jednocześnie nowym wyzwaniem była także rekrutacja nowych pracowników, a tym samym proces wdrożenia ich w struktury organizacji. Przebywanie w stałym wirtualnym kontakcie wymusiło potrzebę bardzo precyzyjnego określania kierunku działania i komunikowania planów oraz oczekiwań w stosunku do pozostałych członków organizacji. Co istotne, dynamicznie zmieniająca się sytuacja sprawiła, że wielu pracowników, przebywających w izolacji od swoich zespołów, oczekuje częstszych informacji, by pozostawać na bieżąco z działaniami zarządu.

Z zupełnie nowymi zadaniami musieli zmierzyć się menedżerowie zespołów, którzy na co dzień najdotkliwiej doświadczają problemów związanych z rozproszeniem pracowników. Do najistotniejszych kwestii w tym zakresie należą: utrzymywanie regularnego kontaktu z zespołem, dbałość o sprawny przepływ oraz transparentność informacji, proces wdrażania nowej osoby w struktury organizacji, a także troska o komfort fizyczny i psychiczny zespołu.

Menedżerowie zespołów często mierzyli się z zadaniem zrozumienia nowych, zróżnicowanych potrzeb swoich podwładnych, takich jak elastyczne godziny pracy lub wypełnianie obowiązków w trybie zadaniowym. Ponadto każdy z pracowników wykazywał inną potrzebę częstotliwości pojawiania się w biurze. W przypadku, gdy członkowie zespołu preferowali skrajnie odmienne godziny pracy, utrudnione okazywało się organizowanie efektywnych spotkań. Jednocześnie pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie mogli mieć poczucie, że ich przełożony, pracując stacjonarnie, utrzymuje lepsze kontakty z osobami przebywającymi częściej w biurze.

Jedną z prognozowanych zmian w oczekiwaniach najemców względem przyszłych stylów pracy jest większy nacisk na przestrzenie do współpracy. Jak wskazują wyniki przeprowadzonego ostatnio przez Knight Frank badania, w którym udział wzięło blisko 370 najemców zatrudniających około 10 mln ludzi na całym świecie, 55 proc. ankietowanych deklaruje chęć powiększenia takich przestrzeni w swoich biurach, co jest odpowiedzią na potrzebę kontaktów i poprawę efektywności pracy zespołowej.

Warto podkreślić, że nowe wyzwania nie ominęły także bezpośrednio pracowników - zarówno pracujących zdalnie, jak i tych, którzy swoje obowiązki wykonują stacjonarnie z biura. Nierzadko problematycznymi kwestiami w czasie epidemii okazywały się organizacja ergonomicznego miejsca do pracy w warunkach domowych i wyraźne oddzielenie sfery prywatnej od zawodowej, a także wzrost kosztów zużycia mediów. Warto jednak zaznaczyć, że 59 proc. ankietowanych firm we wspomnianym wcześniej badaniu (Y)OUR SPACE oceniło swoje doświadczenia związane z pracą w domu jako pozytywne.

Jednocześnie wśród pracowników wzrosła świadomość w kwestii bezpieczeństwa sanitarnego, a to przełożyło się między innymi na oczekiwanie zapewnienia sprawniejszej wentylacji i zwiększonego dopływu powietrza w przestrzeniach biurowych.

Pomimo znacznego wzrostu popularności pracy zdalnej, praca z biura pozostanie ważną częścią funkcjonowania większości organizacji. Aktualnym wyzwaniem dla każdej z nich jest wykreowanie efektywnej metody na połączenie tych dwóch trybów w jeden model hybrydowy. W tym procesie niezwykle ważne jest nie tylko to, aby jak najlepiej odpowiedzieć na nowe potrzeby pracowników, ale także dostrzeżenie szans i korzyści wynikających z funkcjonowania w nowej rzeczywistości.