Powierzchnie flex poduszką bezpieczeństwa dla firm

Chociaż pandemia początkowo zamroziła ekspansję operatorów elastycznych, poluzowanie obostrzeń sprawiło, że aktywność na tym rynku wróciła. Powierzchnie flex stanowią obecnie w Polsce 3,3 proc. całkowitej podaży zasobów biurowych, co jest piątym wynikiem w regionie EMEA według najnowszego raportu Colliers „Flexpansion 2021”. W 2022 roku planowane są kolejne otwarcia w Warszawie i miastach regionalnych. Cieszące się obecnie największym zainteresowaniem małe i średnie moduły stają się towarem deficytowym w centrach miast. Coraz więcej organizacji traktuje włączenie powierzchni flex jako istotne narzędzie optymalizacji ryzyka oraz dywersyfikację portfela nieruchomościowego. Trend ten zauważają właściciele nieruchomości biurowych, którzy traktują przestrzenie elastyczne jako niezbędne udogodnienie w kompleksie. Stanowi to odpowiedź na licznie pojawiające się zapytania ofertowe klientów o dostęp do tego typu powierzchni w dużych kompleksach biurowych.

Pandemia COVID-19 przyspieszyła pewne procesy, które mogliśmy zauważyć już wcześniej. Na dużej części firm wymusiła przejście na pracę zdalną lub hybrydową, co pokazało, że niektóre zespoły mogą sprawnie funkcjonować bez konieczności korzystania z tradycyjnego biura. Mowa tu o działach, które nie wymagają stałej współpracy między pracownikami, a duża część wykonywanych przez nie obowiązków to działania rutynowe – obsługa klienta, finanse, prawny, zakupowy, HR czy analityczny. Analizując potrzeby poszczególnych zespołów, organizacje pracują obecnie nad nowymi modelami funkcjonowania, coraz chętniej roszerzając swoją przestrzeń o powierzchnie flex, które posiadają liczne zalety: umożliwiają bardziej mobilny system pracy, są źródłem oszczędności, dzięki umowom krótkoterminowym pozwalają zachować większą płynność finansową, a także są estetyczną, nowoczesną, bezpieczną i przyjazną przestrzenią do pracy.

Przy braku jasnych regulacji dotyczących pracy z domu i chęci powrotu pracowników do biura, połaczenie hybrydowego modelu pracy z elastyczną umową wydaje się być bezpieczną decyzją. Rozwiązanie to zdejmuje z firm odpowiedzialność związaną z podjęciem długoteminowej decyzji dotyczącej przestrzeni i modelu pracy w okresie dużej niepewności i jednocześnie optymalizuje koszty, wprowadzając system pracy hybrydowej. Decyzje dotyczące przestrzeni elastycznej mogą być szybko i łatwo zrewidowane, a elastyczność oferowana przez operatorów powierzchni flex stanowi dla firm duży bufor bezpieczeństwa.

Biura elastyczne są w stanie, bez konieczności angażowania większej ilości czasu i operacji ze strony firmy, dostarczyć potrzebną przestrzeń praktycznie od zaraz, w formule plug&play. Oznacza to, że cały zespół może zostać przeniesiony z jednego biura do drugiego z dnia na dzień, ponieważ powierzchnie flex zapewniają niezbędne wyposażenie i usługi. To niezwykle przydatne rozwiązanie szczególnie przy okazji dynamicznej ekspansji na nowe rynki tak zagranicznie, jak i regionalne. Pozwala to przerzucić cały outsourcing biura na operatora, który zapewnia niezbędne wyposażenie, połączenie internetowe, ekipę sprzątającą, ochronę czy odpowiedni wystrój. Klient, płacąc tylko jedną fakturę, większość rozwiązań ma zapewnionych w formule all inclusive. Rozwiązanie to nie wymaga dużych nakładów kapitałowych na początku umowy. Środki zaoszczędzone w tej formie firma może przeznaczyć na badania i rozwój firmy.

Mitem, który należy obalić, jest kwestia bezpieczeństwa w przestrzeniach elastycznych, zarówno pod kątem bezpieczeństwa danych, jak i procedur sanitarnych związanych z sytuacją epidemiczną. Reakcja na rynku powierzchni flex na pandemię COVID-19 była bardzo szybka i odpowiednie procedury zapewniające bezpieczeństwo użytkownikom zostały wprowadzone u wszystkich poważnych operatorów. W przypadku wystąpienia zachorowania wśród użytkowników coworku kontrola dostępu pozwala na szybkie ustalenie, z jakich przestrzeni osoba chora korzystała i z kim mogła mieć kontakt.

Z powierzchni elastycznych od lat korzystają firmy z branży finansowej, IT czy consultingowe, a w USA nawet instytucje rządowe, dla których bezpieczeństwo danych jest priorytetem. Operatorzy biur serwisowanych dostarczają wszelkich narzędzi do zapewnienia klientom jak największej prywatności tj. wydzielone piętra/sektory z pełną kontrolą dostępu, pokoje z dostępem tylko dla osób wskazanych w umowie, zabezpieczenia IT na najwyższym poziomie, wydzieloną sieć czy własną serwerownię. Aby sprostać wysokim wymaganiom klienta, operatorzy w wyjątkowych przypadkach są w stanie wprowadzić tak niestandardowe zabezpieczenia, jak bramki z detekrotem metalu czy specjalna aplikacja, która wysyła powiadomienia do office managera, jeśli drzwi do danego sektora/pokoju są zbyt długo otwarte.

Niezwykle istotne z perspektywy najemcy jest odpowiednie skonstruowanie umowy, które może ułatwić zarówno ekspansję, jak i redukcję najmowanej powierzchni. Jednym z punktów, który warto rozważyć przy pierwszej z tych opcji, może być zapis o pierwszeństwie w najmie. Pozwoli on zabezpieczyć możliwość najmu dodatkowej powierzchni w przyszłości – w przypadku gdy stanie się ona dostępna, firma z takim zapisem w umowie zostanie o tym poinformowana jako pierwsza. Przy konstruowaniu umowy brany pod uwagę powinien być harmonogram rekrutacji, który pozwoli odpowiednio zaplanować ekspansję.

W przypadku kwestii takich jak bezpieczeństwo dostępu czy warunki pracy pomocne może być skorzystanie z doradztwa ekspertów, którzy dodatkowo sprawdzą powierzchnie flex funkcjonujące na rynku pod kątem m.in. lokalizacji, procedur sanitarnych, liczby mkw. przypadających na osobę, jakości obsługi, standardów SLA, miejsc parkingowych, certyfikacji BREEAM czy udogodnień dla rowerzystów.