EN

Powierzchnie flex poduszką bezpieczeństwa dla firm

Chociaż pandemia początkowo zamroziła ekspansję operatorów elastycznych, poluzowanie obostrzeń sprawiło, że aktywność na tym rynku wróciła. Powierzchnie flex stanowią obecnie w Polsce 3,3 proc. całkowitej podaży zasobów biurowych, co jest piątym wynikiem w regionie EMEA według najnowszego raportu Colliers „Flexpansion 2021”. W 2022 roku planowane są kolejne otwarcia w Warszawie i miastach regionalnych. Cieszące się obecnie największym zainteresowaniem małe i średnie moduły stają się towarem deficytowym w centrach miast. Coraz więcej organizacji traktuje włączenie powierzchni flex jako istotne narzędzie optymalizacji ryzyka oraz dywersyfikację portfela nieruchomościowego. Trend ten zauważają właściciele nieruchomości biurowych, którzy traktują przestrzenie elastyczne jako niezbędne udogodnienie w kompleksie. Stanowi to odpowiedź na licznie pojawiające się zapytania ofertowe klientów o dostęp do tego typu powierzchni w dużych kompleksach biurowych.

Pandemia COVID-19 przyspieszyła pewne procesy, które mogliśmy zauważyć już wcześniej. Na dużej części firm wymusiła przejście na pracę zdalną lub hybrydową, co pokazało, że niektóre zespoły mogą sprawnie funkcjonować bez konieczności korzystania z tradycyjnego biura. Mowa tu o działach, które nie wymagają stałej współpracy między pracownikami, a duża część wykonywanych przez nie obowiązków to działania rutynowe – obsługa klienta, finanse, prawny, zakupowy, HR czy analityczny. Analizując potrzeby poszczególnych zespołów, organizacje pracują obecnie nad nowymi modelami funkcjonowania, coraz chętniej roszerzając swoją przestrzeń o powierzchnie flex, które posiadają liczne zalety: umożliwiają bardziej mobilny system pracy, są źródłem oszczędności, dzięki umowom krótkoterminowym pozwalają zachować większą płynność finansową, a także są estetyczną, nowoczesną, bezpieczną i przyjazną przestrzenią do pracy.

Przy braku jasnych regulacji dotyczących pracy z domu i chęci powrotu pracowników do biura, połaczenie hybrydowego modelu pracy z elastyczną umową wydaje się być bezpieczną decyzją. Rozwiązanie to zdejmuje z firm odpowiedzialność związaną z podjęciem długoteminowej decyzji dotyczącej przestrzeni i modelu pracy w okresie dużej niepewności i jednocześnie optymalizuje koszty, wprowadzając system pracy hybrydowej. Decyzje dotyczące przestrzeni elastycznej mogą być szybko i łatwo zrewidowane, a elastyczność oferowana przez operatorów powierzchni flex stanowi dla firm duży bufor bezpieczeństwa.

Biura elastyczne są w stanie, bez konieczności angażowania większej ilości czasu i operacji ze strony firmy, dostarczyć potrzebną przestrzeń praktycznie od zaraz, w formule plug&play. Oznacza to, że cały zespół może zostać przeniesiony z jednego biura do drugiego z dnia na dzień, ponieważ powierzchnie flex zapewniają niezbędne wyposażenie i usługi. To niezwykle przydatne rozwiązanie szczególnie przy okazji dynamicznej ekspansji na nowe rynki tak zagranicznie, jak i regionalne. Pozwala to przerzucić cały outsourcing biura na operatora, który zapewnia niezbędne wyposażenie, połączenie internetowe, ekipę sprzątającą, ochronę czy odpowiedni wystrój. Klient, płacąc tylko jedną fakturę, większość rozwiązań ma zapewnionych w formule all inclusive. Rozwiązanie to nie wymaga dużych nakładów kapitałowych na początku umowy. Środki zaoszczędzone w tej formie firma może przeznaczyć na badania i rozwój firmy.

Mitem, który należy obalić, jest kwestia bezpieczeństwa w przestrzeniach elastycznych, zarówno pod kątem bezpieczeństwa danych, jak i procedur sanitarnych związanych z sytuacją epidemiczną. Reakcja na rynku powierzchni flex na pandemię COVID-19 była bardzo szybka i odpowiednie procedury zapewniające bezpieczeństwo użytkownikom zostały wprowadzone u wszystkich poważnych operatorów. W przypadku wystąpienia zachorowania wśród użytkowników coworku kontrola dostępu pozwala na szybkie ustalenie, z jakich przestrzeni osoba chora korzystała i z kim mogła mieć kontakt.

Z powierzchni elastycznych od lat korzystają firmy z branży finansowej, IT czy consultingowe, a w USA nawet instytucje rządowe, dla których bezpieczeństwo danych jest priorytetem. Operatorzy biur serwisowanych dostarczają wszelkich narzędzi do zapewnienia klientom jak największej prywatności tj. wydzielone piętra/sektory z pełną kontrolą dostępu, pokoje z dostępem tylko dla osób wskazanych w umowie, zabezpieczenia IT na najwyższym poziomie, wydzieloną sieć czy własną serwerownię. Aby sprostać wysokim wymaganiom klienta, operatorzy w wyjątkowych przypadkach są w stanie wprowadzić tak niestandardowe zabezpieczenia, jak bramki z detekrotem metalu czy specjalna aplikacja, która wysyła powiadomienia do office managera, jeśli drzwi do danego sektora/pokoju są zbyt długo otwarte.

Niezwykle istotne z perspektywy najemcy jest odpowiednie skonstruowanie umowy, które może ułatwić zarówno ekspansję, jak i redukcję najmowanej powierzchni. Jednym z punktów, który warto rozważyć przy pierwszej z tych opcji, może być zapis o pierwszeństwie w najmie. Pozwoli on zabezpieczyć możliwość najmu dodatkowej powierzchni w przyszłości – w przypadku gdy stanie się ona dostępna, firma z takim zapisem w umowie zostanie o tym poinformowana jako pierwsza. Przy konstruowaniu umowy brany pod uwagę powinien być harmonogram rekrutacji, który pozwoli odpowiednio zaplanować ekspansję.

W przypadku kwestii takich jak bezpieczeństwo dostępu czy warunki pracy pomocne może być skorzystanie z doradztwa ekspertów, którzy dodatkowo sprawdzą powierzchnie flex funkcjonujące na rynku pod kątem m.in. lokalizacji, procedur sanitarnych, liczby mkw. przypadających na osobę, jakości obsługi, standardów SLA, miejsc parkingowych, certyfikacji BREEAM czy udogodnień dla rowerzystów.

Ostatnie komentarze

Świadectwa charakterystyki energetycznej – centra handlowe mają nowe obowiązki

Świadectwa charakterystyki energetycznej – centra handlowe mają nowe obowiązki

schedule 22 maja 2023

28 kwietnia 2023 r.oku weszła w życie nowelizacja ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. Dotychczas obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej dotyczył ...

Patrycja Chmiel, mecenas
kancelaria prawna Causa Finita

Aranżacja wnętrz drożeje, czynsze muszą rosnąć?

Aranżacja wnętrz drożeje, czynsze muszą rosnąć?

schedule 16 maja 2023

W związku z rosnącymi kosztami dostosowania powierzchni dla najemców biurowych, wynajmujący stoją przed wyzwaniem związanym z coraz niższą opłacalnością biznesu. Obecnie okres zwro ...

Anna Fijałkowska, CEO
TFG Asset Management.

Polacy inwestują za granicą

Polacy inwestują za granicą

schedule 11 maja 2023

Ze statystyk Narodowego Banku Polskiego wynika, że w 2022 roku wartość polskich inwestycji bezpośrednich za granicą wzrosła do 8,3 mld zł wobec 7,0 mld w 2021 roku. Przeszło 18-pro ...

Piotr Kuba, członek zarządu ds. inwestycyjnych
PFR TFI

Fleksy rosną nie tylko w dużych miastach

Fleksy rosną nie tylko w dużych miastach

schedule 09 maja 2023

Elastyczne miejsca pracy rozchodzą się jak świeże bułeczki. Firmy pytają o nie we wszystkich dużych miastach. Ale nie tylko. Chętnych na biura serwisowane nie brakuje również w mni ...

Joanna Bartoszewicz, Starszy Doradca w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych
Newmark Polska

W Polsce mamy 12 proc. pustostanów i deficyt 2 mln mieszkań. Skąd ten paradoks?

W Polsce mamy 12 proc. pustostanów i deficyt 2 mln mieszkań. Skąd ten paradoks?

schedule 25 kwietnia 2023

Deficyt mieszkań w Polsce występuje od wielu lat. Chociaż deweloperzy i inwestorzy indywidualni w ciągu ostatnich 10 lat oddali do użytku 1,8 mln lokali, średnia liczba pokoi przyp ...

Agnieszka Mikulska, ekspert rynku mieszkaniowego
CBRE

Budynki będą zmieniać swoje funkcje

Budynki będą zmieniać swoje funkcje

schedule 21 kwietnia 2023

W ostatnich latach sytuacja gospodarcza i geopolityczna ulega dużym zmianom. To wpływa na rynek nieruchomości i konkretne budynki. Coraz częściej pojawia się potrzeba unowocześnien ...

Joanna Mroczek, szefowa działu doradztwa strategicznego oraz badań i analiz rynku w Europie Środkowej i Wschodniej
CBRE

Inwestycje, stres i kapitał pomostowy

Inwestycje, stres i kapitał pomostowy

schedule 20 kwietnia 2023

Tegoroczne targi MIPIM w Cannes odwiedziło ponad 23 tys. osób z ponad 90 krajów i ponad 2,4 tys. firm. Mimo że były liczne jak w czasach przedcovidowych, a pogoda dopisała, to nie ...

Jacek Wachowicz, CEO
Catella Poland WPP

Branża potrzebuje liderów

Branża potrzebuje liderów

schedule 17 kwietnia 2023

Chociaż dynamika zatrudnienia zmniejszyła się w porównaniu z początkiem 2022 roku, to firmy wciąż szukają analityków inwestycyjnych, którzy pomogą członkom zarządu w podejmowaniu t ...

Krzysztof Butyński, konsultant zarządzającyodpowiadający za rekrutację na rynku nieruchomości i w budownictwie
Michael Page

Najemcy wybierają atrakcyjne budynki, z dostępem do usług oraz modnych miejsc

Najemcy wybierają atrakcyjne budynki, z dostępem do usług oraz modnych miejsc

schedule 14 kwietnia 2023

Najemców biurowych nie stać na pomyłki, ani utratę najlepszych pracowników. Chociaż korporacje są gotowe do rezygnacji z części powierzchni, by ograniczyć wydatki, to jeszcze bardz ...

Anna Szymańska, dyrektor Działu Powierzchni Biurowych
Newmark Polska

Brownfield ma zielone światło

Brownfield ma zielone światło

schedule 11 kwietnia 2023

Coraz mniejsza dostępność ciekawych gruntów inwestycyjnych zachęca deweloperów do szukania okazji wśród działek już zabudowanych. Tylko w 2022 roku na rynek magazynowy trafiło 4,3 ...

Michał Kozdrój, head of Industrial Agency
Knight Frank

Grunt to sprawdzony partner

Grunt to sprawdzony partner

schedule 03 kwietnia 2023

Na rynku mamy wysyp różnych struktur transakcji barterowych i joint venture, zawieranych przez inwestorów i deweloperów z właścicielami gruntów, które przez ostatnie lata rynkowego ...

Bartłomiej Zagrodnik, partner zarządzający
Walter Herz

Rynek nieruchomości w przejściowej fazie

Rynek nieruchomości w przejściowej fazie

schedule 31 marca 2023

Odbywające się w dniach 14-17 marca 2023 roku międzynarodowe targi nieruchomości MIPIM w Cannes były okazją do zapoznania się z najnowszymi trendów i wyzwaniami stojących przed ryn ...

Renata Osiecka, partner zarządzająca/ Joanna Lewandowska, transaction manager,
Axi Immo

Kategorie