Coraz więcej renegocjacji na rynku magazynowym. Co to mówi o strategiach najemców?

Przedłużenie umowy najmu należy traktować jak zawarcie nowego kontraktu – z pełną analizą potrzeb operacyjnych, parametrów technicznych i kosztów.

Zmianę potwierdzają dane rynkowe. W całym 2025 roku renegocjacje odpowiadały za ponad 50 proc. całkowitego wolumenu powierzchni wynajętej na rynku magazynowym, wobec 41,85 proc. rok wcześniej. Skala tego zjawiska różni się w zależności od regionu – najwyższy udział renegocjacji w strukturze popytu, przekraczający 70 proc., odnotowano w województwie śląskim. Wysoki udział tego typu transakcji widoczny był również w województwach łódzkim i wielkopolskim, gdzie renegocjacje obejmowały blisko 60 proc. wynajętej powierzchni.

To sygnał, że rynek wchodzi w fazę większej dojrzałości, z mniejszą liczbą ekspansji i rosnącym naciskiem na optymalizację zajmowanej powierzchni. Łączny wolumen powierzchni magazynowo-przemysłowych przekroczył w ubiegłym roku 36,5 mln mkw., a wiele firm – zarówno globalnych marek obecnych na naszym rynku od lat, jak i rodzimych przedsiębiorstw – ma za sobą kilka procesów relokacji i ekspansji. To doświadczenie przekłada się dziś na bardziej świadome decyzje i precyzyjne definiowanie potrzeb najemców.

Jest wybór, chociaż nie wszędzie

Brak dostępnych alternatyw przestał decydować o pozostaniu w dotychczasowej lokalizacji, a ograniczony wybór dotyczy dziś głównie wybranych rynków lokalnych. W skali kraju sytuacja pozostaje zrównoważona, mimo spadku wolumenu nowej powierzchni oddawanej do użytku. Średni poziom pustostanów w Polsce utrzymuje się w przedziale 7-8 proc., co w większości przypadków pozwala znaleźć magazyn dopasowany do konkretnych potrzeb operacyjnych. Dobrym przykładem są województwa śląskie i wielkopolskie, gdzie poziom wakatów przekracza 8 proc., a jednocześnie notowany jest jeden z najwyższych udziałów renegocjacji w kraju.

Dlaczego firmy zostają?

Mimo dostępnych powierzchni, duża grupa najemców niechętnie decyduje się na relokację poza sprawdzony obiekt, który wcześniej wybrali ze względu na dobrą infrastrukturę drogową i dostęp do doświadczonej kadry. Dlatego nawet planując zmianę budynku, część firm w pierwszej kolejności szuka parków magazynowych „po sąsiedzku”. Dla pracowników dojeżdżających do magazynu, przeniesienie go zaledwie o 10 km dalej może stać się powodem do zmiany pracy. A przedsiębiorcy wiedzą, że utrata doświadczonych zespołów, koszty nowej rekrutacji oraz czas potrzebny na wdrożenie zatrudnionych często przewyższają nawet oszczędności wynikające z niższego czynszu.

Na pozostanie w dotychczasowym magazynie decydują się firmy, dla których stanowi on realną wartość operacyjną, a nie jedynie punkt na mapie. Im bardziej magazyn został dopasowany do konkretnych procesów najemcy, tym większa będzie jego skłonność do pozostania w obiekcie. Dotyczy to zwłaszcza nieruchomości z dużą liczbą indywidualnych dostosowań, rozbudowanych instalacji technicznych czy istotnych inwestycji poniesionych przez najemcę. W takich przypadkach zmiana lokalizacji oznaczałaby nie tylko duży wysiłek logistyczny, ale również utratę poniesionych nakładów.

Relokacja zawsze oznacza dodatkowe koszty. Należą do nich m.in. wydatki związane z przywróceniem dotychczasowego obiektu do pierwotnego stanu, demontaż i transport infrastruktury, ponowna instalacja systemów oraz reorganizacja operacji. Na papierze nowy magazyn może wyglądać atrakcyjniej cenowo, ale po zsumowaniu wszystkich elementów bilans nie zawsze wypada na korzyść przeprowadzki. To jednak nie oznacza, że relokacje tracą sens. Technologia coraz wyraźniej przemawia na korzyść nowych obiektów. Wyższa efektywność energetyczna, rozwiązania proekologiczne, nowoczesna infrastruktura i coraz bardziej reprezentacyjne części biurowe w najnowszych obiektach stanowią istotną wartość dodaną, szczególnie dla firm planujących automatyzację lub zmianę modelu operacyjnego.

Coraz częściej o ostatecznej decyzji przesądzają również koszty eksploatacyjne. Najemcy analizują nie tylko ich poziom, ale także sposób zarządzania obiektem i transparentność rozliczeń. To właśnie na tym etapie kluczowa staje się rola doradców, którzy pomagają precyzyjnie oszacować rzeczywisty, całkowity koszt zmiany lokalizacji w porównaniu z opcją pozostania w dotychczasowym budynku.

Najpierw liczby, potem decyzje

Decyzja o tym, czy pozostać w dotychczasowym magazynie, czy przenieść operacje w nowe miejsce, wymaga czasu, rzetelnych danych i porównania realnych scenariuszy rynkowych. Rekomendowane jest rozpoczęcie renegocjacji na około 12-18 miesięcy przed końcem obowiązującej umowy. Taki horyzont daje najemcy komfort działania i pozwala przejść pełny proces decyzyjny bez presji czasu. Punktem wyjścia jest analiza aktualnej sytuacji operacyjnej i kosztowej – sprawdzenie, czy obecna powierzchnia nadal wspiera biznes i plany rozwoju. Równolegle warto zweryfikować dostępne na rynku alternatywy, nawet jeśli scenariuszem bazowym jest pozostanie w dotychczasowym obiekcie. To pozwala realnie ocenić pozycję negocjacyjną i zakres możliwych ustępstw.

W praktyce chodzi o porównanie kilku realnych opcji i spokojne przejście przez nie krok po kroku. Pod uwagę brane są nie tylko stawki czynszu czy koszty adaptacji, ale też koszty pracy, relokacji, opłaty eksploatacyjne i ryzyka związane z codziennym funkcjonowaniem operacji. Zadaniem doradcy jest zebranie tych wszystkich elementów w całość i pomoc w wyborze rozwiązań, które faktycznie mają sens z punktu widzenia biznesu. Na tej podstawie powstaje krótka lista opcji, a dopiero potem rozpoczynają się właściwe negocjacje – najpierw warunków komercyjnych, a następnie zapisów umowy.

Jakie tematy trafiają na stół?

Dla najemców kluczowe staje się kompleksowe dopasowanie warunków umowy do aktualnych potrzeb firmy, a czynsz jest tylko jednym z elementów szerszej układanki.

W praktyce na stole negocjacyjnym najczęściej pojawiają się kwestie związane z zakresem i finansowaniem prac adaptacyjnych oraz ASTI (Above Standard Tenant Improvements – ponadstandardowe dostosowania), zasadami indeksacji czynszu, wysokością i rozliczaniem opłat eksploatacyjnych oraz strukturą zachęt finansowych. Coraz większą wagę zyskują również elementy techniczne. Najemcy renegocjują zakres modernizacji obiektów, odświeżenie powierzchni, poprawę parametrów posadzki czy możliwość instalacji nowych maszyn i linii technologicznych. W wielu przypadkach to właśnie te kwestie przesądzają o decyzji o przedłużeniu umowy, ponieważ pozwalają dostosować istniejący magazyn do zmieniających się procesów bez konieczności kosztownej relokacji.

Jednym z kluczowych czynników wpływających na warunki komercyjne nadal pozostaje długość kontraktu. Im dłuższa umowa, tym większa skłonność wynajmujących do ustępstw – zarówno w zakresie czynszu, jak i pakietu zachęt czy zakresu prac adaptacyjnych. Dlatego też klauzule wcześniejszego wyjścia z umowy (tzw. break option) pojawiają się dosyć rzadko. Kontrakt pięcioletni z możliwością wypowiedzenia po trzech latach, dla właścicieli budynków, w praktyce oznacza umowę trzyletnią i tak też jest wyceniany pod względem ryzyka oraz oferowanych warunków.

Czy to nowy etap rynku magazynowego?

Przedłużenia umów najmu zawsze były elementem rynku, ale dziś ich rola jest zdecydowanie większa i wiele wskazuje na to, że w najbliższych latach ten trend będzie się utrwalał. Renegocjacje przestają być reakcją na chwilowe zawirowania rynkowe, a stają się naturalnym elementem zarządzania portfelem najmu. Jednocześnie rozwój nowoczesnych obiektów magazynowych, oferujących wyższą efektywność energetyczną, zaawansowane rozwiązania technologiczne i większą elastyczność operacyjną, sprawia, że nowe inwestycje nadal odgrywają istotną rolę w decyzjach najemców. W warunkach niepewności i zmiennego otoczenia gospodarczego kluczowe znaczenie w opracowywaniu optymalnych strategii ma świadome planowanie, dobre rozpoznanie lokalnych rynków i eksperckie wsparcie doradcze – zarówno w ramach renegocjacji, jak i relokacji do nowych obiektów. Profesjonalny doradca pomaga przekuć decyzje dotyczące najmu w realne narzędzie optymalizacji kosztów i dalszego rozwoju biznesu.