Ładnych parę metrów odstąpię

Rekordowy popyt na biura, spadający wskaźnik pustostanów (w największych miastach – poniżej 10 proc., w Warszawie – 8,25 proc.) oraz rosnąca popularność umów przednajmu na powierzchnie w budowie – te czynniki powodują, że mamy dziś do czynienia z „rynkiem wynajmującego”, a dostępność biur na rynku jest ograniczona. Mogłoby się zatem wydawać, że renesans powinna przeżywać instytucja podnajmu, naturalnie wypełniająca lukę podażową. Co mówią liczby? – Oferty dostępnych podnajmów stanowią średnio około 10 proc. (liczbowo) wszystkich aktualnie dostępnych opcji budynkowych w Warszawie. Jeśli chodzi o stosunek transakcji podnajmu względem całkowitego popytu, nie osiąga on więcej niż 1,5-2 proc., natomiast trzeba mieć na uwadze, że jesteśmy w stanie prowadzić statystyki w przypadku wyjścia z ofertą podnajmu na rynek, a wiele tego typu umów jest zawieranych w ramach grupy kapitałowej lub na zasadzie podnajmu przez firmy sąsiadujące w budynku – wówczas nie jest to rejestrowane przez agencje. Jeśli chodzi o stosunek transakcji podnajmu do całkowitej wielkości popytu, to skala transakcji warszawskich sprawia, że podnajmy stanowią nieco niższy odsetek niż na rynkach regionalnych (co nie oznacza, że ilościowo jest ich mniej). Na pewno największe miasta posiadają najszerszą bazę podnajmów – podaje Magda Kępka-Gacioch, starszy negocjator w Dziale Powierzchni Biurowych, Reprezentacja Najemcy, Cushman & Wakefield.

Komu to odpowiada?

Podnajem stanowi ciekawą alternatywę dla poszukujących powierzchni, gdy istotne jest szybkie wprowadzenie się. Na pewno atrakcyjna jest również możliwość wejścia do prestiżowych budynków czy lokalizacji, w których nie ma dostępnych modułów biurowych oferowanych przez właścicieli budynków. Ponadto firmy rozwijają się, mają coraz większe potrzeby kadrowe, a – ponieważ rynek nie rozpieszcza nadmiarem ofert wolnych biur – powierzchnie często wynajmowane są na zapas, pod kątem przyszłych rekrutacji. – W takich sytuacjach bardzo często najemcy decydują się na podnajem swojego biura, głównie w celu zminimalizowania straty lub wygenerowania dodatkowych oszczędności. Na rynek trafiają zarówno powierzchnie wynajmowane przez firmy, których zapotrzebowanie na przestrzeń biurową zmniejszyło się w trakcie trwania najmu, jak i te, które – przewidując ekspansję – wynajęły większy metraż z założeniem tymczasowego podnajmu i zagwarantowania biura na przyszłe potrzeby – tłumaczy Edyta Turowicz, starszy konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy, JLL.



– Skala transakcji warszawskich sprawia, że podnajmy stanowią nieco niższy odsetek niż na rynkach regionalnych – podaje Magda Kępka-Gacioch z Cushman & Wakefield

Mechanizm podnajmu jest dobrze widoczny na przykładzie branży IT. – To bardzo dynamicznie rozwijający się sektor, w którym mamy do czynienia z nieustającą rekrutacją lub zakupami firm wraz z ich pracownikami, a to wymaga zagwarantowania im odpowiedniej powierzchni do pracy. Nierzadko wygranie przetargu wymaga szybkiego działania w celu wywiązania się z umowy i uzupełnienia składu zespołu projektowego, a najlepiej, gdy wszyscy jego członkowie pracują razem. Jeśli firma nie może nająć dodatkowej powierzchni w budynku, w którym już jest obecna, to zazwyczaj decyduje się na najem nowej, większej powierzchni w innym miejscu. Gdy znany jest termin opuszczenia powierzchni najmu, rozpoczyna się proces szukania podnajemcy – przedstawia proces Jakub Denus, leasing manager w Dziale Reprezentacji Najemcy firmy Knight Frank.

– Należy również wziąć pod uwagę zmiany wewnątrz spółek – często zdarza się, iż poszukiwane są biura dostępne od zaraz, na krótki okres. Podnajmy są odpowiedzią na takie zapotrzebowanie – dodaje Aleksandra Duda, negocjator w Dziale Powierzchni Biurowych, Reprezentacja Najemcy, Cushman & Wakefield. Podnajemcami są także firmy, które nie są pewne, jak w ciągu kilku lat rozwinie się ich biznes – podnajem nie wymaga wiązania się wieloletnimi umowami i ponoszenia kosztów na aranżację, jest więc bezpieczniejszy. – Takie firmy to często startupy, które mają już kilku czy kilkunastu pracowników, ale nie są w stanie przewidzieć dynamiki wzrostu. Zdarza się też, że nagła redukcja zatrudnienia powoduje zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię, wówczas optymalnym wyjściem jest znalezienie podnajemcy na zwolnioną przestrzeń, a docelowo – znalezienie chętnego na całe biuro, jeśli firma zamierza się przenieść do innej, mniejszej lokalizacji, a umowa najmu na poprzednią siedzibę jest ciągle w mocy – uzupełnia Jakub Denus.

Jak twierdzą przedstawiciele firm doradczych, podnajem dotyczy właściwie wszystkich typów budynków biurowych – od A+ do B- – i jest równie popularny we wszystkich większych polskich metropoliach, także na bardzo „gorących” rynkach biurowych, jak Wrocław czy Kraków. Konsultanci twierdzą także, że branże uznawane powszechnie za zamożne (np. banki, firmy ubezpieczeniowe, sektory hi-tech, IT i e-commerce) są bardziej skłonne do podnajmowania opuszczanych przez siebie powierzchni – ich przedstawicieli po prostu stać na relokację do najnowszych (i często najdroższych) biurowców bez względu na trwające umowy najmu w innych lokalizacjach.

– Właściciele budynków sprzyjają podnajmowi także z tego powodu, że podnajemca w budynku to często potencjalny najemca – zwraca uwagę Aleksandra Duda z Cushman & Wakefield

Komu to się opłaca?

Atrakcyjna w przypadku podnajmu, oprócz krótszego okresu najmu, bywa stawka czynszu, nierzadko znacząco niższa, niż wynika to z faktycznych kosztów – chodzi o to, by możliwie szybko przyciągnąć klienta oraz zredukować koszty utrzymania biura. – Zawsze tłumaczę swoim klientom, którzy szukają podnajemcy, że nie powinni, a wręcz nie mogą oczekiwać, że ich podnajemca zapłaci 100 proc. stawki, którą główny najemca wpłaca wynajmującemu. Podnajem jest po prostu ograniczaniem strat, które ponosi się np. w związku z relokacją biznesu – uważa Jakub Denus z Knight Frank.

– Stawki transakcyjne w podnajmach są najczęściej do 20 proc. niższe niż regularne stawki na rynku najmu, a dodatkowo zdarza się, że czynsz podnajmu jest jeszcze niższy z uwagi na premię za to, że podnajemca zaakceptuje powierzchnię w stanie oferowanym przez głównego najemcę – rzadko zdarza się, że na potrzeby podnajmowanej powierzchni dedykowany jest dodatkowy budżet na prace aranżacyjne – uzupełnia Edyta Turowicz z JLL.

Podnajem ma jednak także ciemniejsze strony – taka umowa nie może trwać dłużej niż kontrakt głównego najemcy. Czyli jeśli nasz „gospodarz” postanowi zmienić siedzibę, my też musimy się pakować. Brak elastyczności obejmuje również aranżację powierzchni – podnajemcy muszą mieć na uwadze, że dostosowanie powierzchni do ich potrzeb może wymagać poniesienia nakładów inwestycyjnych, a dodatkowo większość prac fit-outowych musi zostać uzgodniona z najemcą i właścicielem budynku.

Co na to właŚciciel biurowca?

Mogłoby się wydawać, że podnajem jest niezbyt mile widziany przez właścicieli budynków biurowych – najemca i tak musi płacić pełny czynsz, a dodatkowi użytkownicy budynku generują wyższe koszty jego utrzymania i wymagają dodatkowej obsługi, np. uwzględnienia ich w systemie kontroli dostępu. Ponadto najemca stanowi tu w pewnym sensie konkurencję dla właściciela budynku – wpłaty od podnajemcy omijają konto wynajmującego. – Zazwyczaj to główna umowa najmu reguluje, czy jest możliwy podnajem i na jakich warunkach. W większości przypadków wymagana jest zgoda wynajmującego, więc wskazane jest, aby już na początkowym etapie poszukiwania podnajemcy nawiązać kontakt z właścicielem budynku i skonfrontować cele biznesowe – radzi Edyta Turowicz z JLL. – Z reguły wynajmujący zgadzają się na podnajem, choć nie zawsze jest to bezproblemowe. Może okazać się, że inny najemca z budynku ma w swojej umowie tzw. zakaz konkurencji, co może wykluczyć spore grono firm – potencjalnych podnajemców. Ponadto podnajmowana powierzchnia jest konkurencją wobec powierzchni oferowanych bezpośrednio przez wynajmującego, więc w takich sytuacjach wynajmującemu zależy na poznaniu oferowanych stawek czynszu – podaje Edyta Turowicz. – Standardowo wynajmujący godzą się na zapisy umożliwiające podnajem, mogą jednak próbować ograniczać wielkość podnajmowanej powierzchni poprzez procentowe określenie powierzchni podnajmowanej względem całkowitej powierzchni najmu lub wprowadzenie minimalnej stawki czynszu oferowanej przez najemcę, aby obecny najemca nie stanowił dla niego konkurencji w trakcie komercjalizacji budynku – uzupełnia Magda Kępka-Gacioch z Cushman & Wakefield.

Najemcy zazwyczaj nie muszą uzyskiwać zgody na podnajem, jeśli dotyczy on firmy należącej do ich grupy kapitałowej – wtedy wystarczy powiadomienie właściciela budynku. Podnajmy nie są jednak mile widziane przez wynajmujących z tego względu, że mogą być sygnałem, iż najemca nie zamierza przedłużać umowy najmu i czeka do jej wygaśnięcia, a to w perspektywie oznacza pojawienie się pustostanu w budynku. Właściciel wspiera jednak podnajem wewnętrzny, czyli sytuację, w której inni najemcy zgłaszają chęć wynajęcia dodatkowej powierzchni w budynku, a właściciel nie może takowej zaproponować, wówczas podnajem jest korzystnym rozwiązaniem – często zapobiega wyprowadzce najemcy, któremu zależy na rozwoju swojej działalności. – Właściciele budynków nie wstrzymują wydawania zgód na podnajem także z tego powodu, że podnajemca w budynku to często potencjalny najemca – jeśli się zadomowi, pozostanie w nim także po okresie trwania podnajmu – zwraca uwagę Aleksandra Duda z Cushman & Wakefield.



– W coworkingach podnajem byłby trudny, jeśli w ogóle możliwy, jako że korzystanie z elastycznych przestrzeni opiera się na umowach członkowskich, a nie umowach najmu – przyznaje Adam Lis z JLL

Co na to cowork?

O ile klasyczny podnajem jest zazwyczaj efektem wydarzenia – nazwijmy to – losowego (tymczasowy nadmiar powierzchni lub chwilowy brak siedziby), to w jego buty coraz częściej wchodzi – powiedzmy – podnajem instytucjonalny, czyli biura elastyczne. – Tzw. „flexy” to również powierzchnie, na które można wprowadzić się od razu, a które oprócz elastycznego okresu najmu, zachęcają także przeważnie nowoczesnym designem, świetną lokalizacją i ciekawą ofertą wydarzeń skierowaną do społeczności i najemców – wylicza Edyta Turowicz z JLL.

Czy da się przeprowadzić „podnajem do kwadratu”, czyli użyczyć podnajemcy powierzchni wynajętej od operatora, który z kolei wynajmuje ją od właściciela budynku? – W coworkingach podnajem byłby trudny, jeśli w ogóle możliwy, jako że korzystanie z elastycznych przestrzeni biurowych opiera się na umowach członkowskich, a nie umowach najmu – przyznaje Adam Lis, flexible office solutions manager, JLL. – Oczywiście, także we „fleksach” zdarza się wypowiedzenie umowy przed terminem, ale najemca nie ma raczej możliwości zaproponowania na swoje miejsce kogoś innego. W takich sytuacjach operator zazwyczaj egzekwuje kary umowne, które sięgają od 30 do 100 proc. za niewykorzystany okres najmu zapisany w umowie. Być może w przyszłości takie sytuacje się pojawią, choć nie znam podobnych precedensów z bardziej dojrzałych rynków – dodaje Adam Lis.

Na rynkach zachodnich można już jednak obserwować swego rodzaju biurowe hybrydy z udziałem biur elastycznych, w których można dostrzec cechy podnajmu. Można na tej podstawie wysnuć ostrożne przypuszczenie, że tradycyjny podnajem zostanie – przynajmniej częściowo – wchłonięty przez „fleksy”. – Dla jednego z naszych klientów przeprowadziliśmy analizę scenariuszy w kontekście najmu powierzchni w jednym z londyńskich biurowców. Analiza zakładała podział najmu całego budynku pomiędzy naszego klienta a operatora przestrzeni elastycznych. Pomiędzy nimi miała powstać trzykondygnacyjna „strefa buforowa” umożliwiająca naszemu klientowi sezonowe lub docelowe przejęcie powierzchni biurowej na własne potrzeby. Operator zarządzałby tym samym „nadwyżką”, a nasz klient nie borykałby się z ewentualnym pustostanem – wyjaśnia Adam Lis z JLL. – Inną sytuację badaliśmy na rynku biurowym jednej ze stolic państw regionu CEE – tu nasz klient zamierzał w perspektywie kilku lat zredukować swój zespół o kilkaset osób. Jeden ze scenariuszy przewidywał zatem stopniowe oddawanie powierzchni biurowej operatorowi, który wynajmowałby przylegające kondygnacje – dodaje ekspert z JLL.



– IT to bardzo dynamicznie rozwijający się sektor, w którym mamy do czynienia z nieustającą rekrutacją. Podnajem jest tu często wykorzystywany – informuje Jakub Denus z Knight Frank

Co na to przyszłość?

Czy można pokusić się o jakąkolwiek prognozę dotyczącą podnajmu? Czy jego udział w rynku biurowym będzie się zmieniał? Jeśli tak, w którym kierunku pójdzie i jakie czynniki będą ten kierunek stymulować? – Statystyki wskazują, że udział podnajmów w transakcjach na rynku biurowym z roku na rok maleje w skali kraju. Firmy podnajmujące swoje biuro będą się mierzyć z sytuacją, w której muszą niejako stanąć w pozycji konkurencyjnej nie tylko wobec komercyjnych wynajmujących, lecz również wobec operatorów coworkingowych, których znaczenie wzrasta na polskim rynku biurowym. Firmy poszukujące powierzchni do wejścia od zaraz mogą być skłonne do zwrócenia uwagi na operatorów coworkingowych, gdzie w parze z elastycznością okresu trwania abonamentu, zaoferowana jest ciekawa aranżacja oraz gama udogodnień wynikających z bycia częścią społeczności – uważa Magda Kępka-Gacioch, Cushman & Wakefield. – Jednakże zawsze pozostanie grupa odbiorców, dla których biuro tradycyjne może okazać się atrakcyjne – wpada jej w słowo Aleksandra Duda, negocjator w tym samym dziale Cushman & Wakefield.

– Trudno prognozować, jaka przyszłość czeka podnajem, jednak – póki co – nie wygląda na to, aby jego udział w rynku miał się wyraźnie zwiększyć lub zmniejszyć. Na pewno w miastach, w których dynamicznie rozwija się rynek powierzchni elastycznych, firmom będzie trudniej przyciągać podnajemców – podsumowuje Edyta Turowicz z JLL.