Polska Hybryda potrzebuje wsparcia

Pomiędzy preferencjami organizacji a oczekiwaniami pracowników istnieje znacząca rozbieżność. W rezultacie w wielu organizacjach model pracy nadal się kształtuje, co wpływa na oczekiwania firm poszukujących przestrzeni biurowych. Najemcy dążą do optymalizacji kosztów najmu, ale muszą również zapewnić sobie odpowiedni poziom elastyczności, która z czasem nabiera coraz większego znaczenia. Jak wynika z raportu Hybrid and Beyond ’23, praca zdalna lub hybrydowa stały się już nową normą, a 73 proc. respondentów biorących udział w badaniu twierdzi, że ich organizacje uważają obecnie wdrożony model pracy za optymalny (rok temu było to 55 proc.).

Jednocześnie organizacje starają się zrównoważyć pracę zdalną pracą stacjonarną, niejednokrotnie podejmując działania, które mają na celu zachęcić pracowników do powrotu do biura. Znaczące jest to, że aż 64 proc. organizacji podejmuje takie inicjatywy, a kolejne 9 proc. – planuje ich wprowadzenie w najbliższej przyszłości. Nie jest to jednak łatwy proces. Wśród firm próbujących zachęcić pracowników do powrotu, odsetek tych, które napotykają opór ze strony pracowników, wzrósł z 66 proc. do 79 proc. w ciągu roku.

Biorąc pod uwagę to, jak bardzo hybrydowy model pracy zadomowił się w naszej codzienności, szczególnie w mentalności pracowników, organizacje powinny raczej skupić się na dostosowaniu do niego swojej działalności, zamiast dążyć do powrotu do tradycyjnych rozwiązań. Niezależnie od tego, czy pracownicy pracują zdalnie jeden dzień w tygodniu, czy trzy, skuteczne wdrożenie hybrydowego modelu pracy oznacza zmianę sposobu funkcjonowania organizacji. Kluczowa jest obecnie umiejętność sprawnego zarządzania modelami pracy i elastyczność w stosowaniu nowych rozwiązań, indywidualnie dopasowanych do celów firmy, sposobu pracy i oczekiwań pracowników. To z kolei wpływa na oczekiwania najemców wobec przestrzeni biurowych. Konstrukcje tradycyjnych umów najmu nie zapewniają organizacjom odpowiedniej elastyczności, tak istotnej z punktu widzenia aktualnych wyzwań, związanych z modelem pracy – tłumaczy Dorota Osiecka, partnerka w Colliersie i dyrektorka platformy Colliers Define.

W rozwiązywaniu dylematów związanych z przestrzeniami biurowymi pomagają częściowo rozwiązania takie jak biura serwisowe, biura flex czy przestrzenie coworkingowe. Nadal jednak z rozwiązań tych korzystają przede wszystkim mniejsze organizacje. Dla dużych przedsiębiorstw mogą one z kolei stanowić dodatkową opcję uzupełniającą portfolio przestrzeni zagwarantowanych w ramach tradycyjnego najmu. Warto bowiem podkreślić, że szczególnie w przypadku dużych firm biuro pełni funkcję integracyjną.

Szczególnie w dużych organizacjach, gdzie działa efekt skali, koszty związane zarówno z nadmiernym „zapasem”, jak i nazbyt odważną redukcją powierzchni biurowej, mogą być znaczące. Najemcy chcą ograniczyć wydatki związane z wynajmem powierzchni, z której de facto nie korzystają. Równocześnie muszą radzić sobie z wyzwaniami związanymi z działaniem w dużym rozproszeniu, a nadmierna redukcja powierzchni może uniemożliwić zwiększenie zakresu pracy z biura, w sytuacji gdy organizacja uzna, że jest to w jej najlepszym interesie – zwraca uwagę Dorota Osiecka.

Dane zaprezentowane w raporcie Hybrid and Beyond ’23 wskazują, że wpływ pracy hybrydowej na organizacje jest złożony i może przynosić zarówno korzyści, jak i wyzwania. W ciągu minionych 12 miesięcy znaczącej poprawie uległa ocena wpływu pracy zdalnej na work-life balance pracowników. Większość badanych organizacji (65 proc.) ocenia, że praca zdalna ma bardzo pozytywny lub pozytywny wpływ na dobrostan pracowników. Rok do roku znacząco wzrosło również zaangażowanie w budowanie relacji indywidualnych i zespołowych poprzez regularne spotkania jeden na jeden i sesje zespołowe czy organizację regularnych spotkań towarzyskich (wzrost odpowiednio z 46 do 64 proc. oraz z 29 do 46 proc.). Duża zmiana w ciągu minionego roku dokonała się też w obszarze zapewnienia elastycznych warunków pracy (wzrost z 47 do 70 proc.). Wśród minusów pracy zdalnej respondenci wskazywali, prócz spadku poczucia przynależności do zespołu, pogorszenie przepływu informacji w zespołach i między nimi na poziomie operacyjnym oraz negatywny wpływ na współpracę.

Dobrym pomysłem, aby zminimalizować negatywny wpływ hybrydowego modelu pracy na działalność organizacji, może być przeprowadzenie badań w celu zidentyfikowania zespołów, które skutecznie radzą sobie z wyzwaniami pracy zdalnej. Ich doświadczenia i wdrożone sposoby działania mogą być bowiem wykorzystane do udoskonalenia modelu pracy hybrydowej w całej organizacji. Wiele wyzwań, które zostały zidentyfikowane w naszych badaniach, może być pokonanych poprzez wypracowanie i rozwijanie modelu pracy w środowisku hybrydowym – zauważa Grzegorz Rajca, psycholog organizacji, ekspert Colliers Define ds. środowiska pracy i zarządzania zmianą.

Wyzwania związane z wypracowaniem przez organizacje efektywnych sposobów funkcjonowania w hybrydowej rzeczywistości wymagają zastosowania odpowiednich narzędzi. "Hybrid Barometer" to zaprojektowana przez Colliersa metodologia, która skupia się na diagnozowaniu funkcjonowania organizacji w modelu hybrydowym.

Hybrid Barometer nie tylko wskazuje obszary wymagające interwencji, lecz także promuje kulturę uczenia się od innych, promując podejście "peer to peer learning". W rezultacie firmy otrzymują narzędzie pomagające uporządkować skomplikowaną rzeczywistość pracy hybrydowej – tłumaczy Dorota Osiecka.

Hybrydowy model pracy stawia przed kadrą zarządzającą wyzwania związane nie tylko z dostosowaniem logistyki pracy oraz wykorzystywanych narzędzi i technologii, lecz także związane z wprowadzaniem metod skutecznego zarządzania i rozwijaniem kluczowych umiejętności menedżerskich. Wśród licznych korzyści płynących z elastyczności musimy również rozpoznać potencjalne pułapki, takie jak zanik poczucia przynależności, bariery w komunikacji czy ryzyko wypalenia. Jak podkreślają eksperci Colliersa, kluczem do skutecznego poruszania się w tym krajobrazie jest iteracyjne podejście – metoda ciągłego testowania, oceniania i dostosowywania. Organizacje powinny angażować pracowników w dialog, monitorować wskaźniki ryzyka i być gotowe na szybkie zmiany w odpowiedzi na wykryte problemy. W erze pracy, która zmienia się w zawrotnym tempie, zdolność do rozpoznawania trendów i adaptacji do nich, jak nigdy dotąd, stanowi klucz do sukcesu.