Ustawodawczy savoir vivre

Jeszcze w tym miesiącu do kodeksu cywilnego wejdą liczne zmiany1 dotyczące m.in. sposobu zawierania umów, pojęcia przedsiębiorstwa i przedsiębiorcy oraz ich oznaczania, a także pełnomocnictw handlowych (prokury). Poniżej chciałbym zwrócić uwagę na nowe regulacje, które mogą mieć równie duże znaczenie. Chodzi o korespondencję handlową, a nawet zwykły uścisk dłoni

Oferta bez odpowiedzi - niebezpieczna rzecz
Dotychczas do zawarcia umowy konieczna była akceptacja osoby, do której była skierowana oferta. Wyjątkową formę aprobaty przewiduje art. 69 kodeksu cywilnego. Według niego w szczególnych okolicznościach ofertę można przyjąć poprzez przystąpienie do realizacji treści umowy, której oferta dotyczy. Przykładowo, jeżeli wykonawca budowlany otrzymał pilną ofertę remontu budynku, umowę uważa się za zawartą, także wtedy, gdy niezwłocznie zacznie on gromadzić niezbędne materiały, przygotowywać zaplecze placu budowy itp. Nie ma wówczas potrzeby przesyłania formalnej zgody na ofertę.
Jak będzie wyglądała podobna sytuacja po 25 września, gdy wejdzie w życie nowy art. 682 kodeksu cywilnego? Gdy przedsiębiorca otrzyma od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w zakresie swojej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi będzie uważany za jej przyjęcie. Zatem, jeżeli wykonawca otrzyma od inwestora, dla którego wykonuje liczne zlecenia, ofertę wykonania np. remontu i pozostawi ją bez odpowiedzi, dojdzie do zawarcia umowy!
W konsekwencji inwestor może dochodzić od wykonawcy odszkodowania za szkody, które poniósł w wyniku np.: niewykonania robót na czas.
A szkody te mogą być znaczne. Z pewnością taniej jest regularnie odpowiadać na oferty.
Zwróćmy uwagę na fakt, że nowa regulacja dotyczy tylko podmiotów profesjonalnych, (czyli przedsiębiorców), i to takich, które pozostają ze sobą
w stałych stosunkach gospodarczych. Gdy więc prywatnie otrzymamy ofertę zakupu nowego samochodu od dealera zza rogu, nie będziemy musieli pędzić z pismem odmawiającym zawarcia umowy.

Oferta zmieniająca
Dużą nowością w polskim prawie jest wprowadzenie tzw. "oferty zmieniającej". Obecnie druga strona może naszą ofertę przyjąć (i wtedy dochodzi do zawarcia umowy) lub też zaproponować nam swoje warunki, które w ten sposób tworzą nową ofertę. W tym drugim przypadku nową ofertę możemy odrzucić lub przyjąć (do czego potrzeba zgody). Od 25 września br. sytuację tę zmieni art. 681 par. 1 kodeksu cywilnego. Zgodnie z jego treścią odpowiedź na ofertę ,niezmieniająca istotnie" jej pierwotnej treści, będzie prowadziła do zawarcia umowy (strony będą wiązały postanowienia oferty zmieniającej). Żeby temu zapobiec autor pierwotnej oferty musi niezwłocznie sprzeciwić się nowym warunkom umowy. Jeżeli zatem nasz wykonawca budowlany po otrzymaniu oferty na remont odeśle nam swoją akceptację, podnosząc jednocześnie wynagrodzenie np.
o 0,5 proc., musimy natychmiast mu odpowiedzieć. W prze-ciwnym wypadku będziemy musieli zapłacić tyle, ile wykonawca sobie zażyczył.
Oczywiście, podstawowe zna-czenie dla omawianej ewentualności ma określenie czy zmodyfikowanie pierwotnej oferty zmienia "istotnie jej treść". Brak jest w tej chwili jasnych kryteriów oceny. Można mieć nadzieje, że zostaną one wypracowane poprzez orzecznictwo sądów.

Mniej rygorów - niekoniecznie lepiej
Zwykle łatwo odróżnić ofertę zwarcia umowy od zwyczajnego pisma. W przeciwieństwie do oferty, w bieżącej korespondencji autor pisze zwykle o zamiarze zawarcia umowy na określonych warunkach w przyszłości, np. po przeprowadzeniu określonych negocjacji, bądź doprecyzowaniu określonych parametrów. Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami kodeksu cywilnego dla zawarcia umowy - przez którą strona zobowiązuje się do zawarcia umowy w przyszłości ("umowy przedwstępnej") - niezbędne jest określenie istotnych warunków i terminu zawarcia przyszłej umowy ("umowy ostatecznej"). Zwykle więc sprawa była prosta: pismo nie mogło być interpretowane jako oferta zawarcia umowy przedwstępnej jeżeli - oprócz propozycji warunków przyszłej umowy - nie zawierało ono terminu zawarcia umowy ostatecznej. Od 25 września br. ten wymóg zostanie zniesiony. Choć zmiana zwiększa swobodę stron, to niesie ona także pewne ryzyko, np. uznanie z pozoru ,swobodnego" biznesowego pisma za ofertę zawarcia umowy przedwstępnej. W konsekwencji odbiorca może szybciutko przyjąć taką ,ofertę" i zażądać zawarcia umowy ostatecznej a będzie miał do tego prawo...
Metodą na uniknięcie wątpliwości jest adnotacja w treści korespondencji, że nie stanowi ona oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, albo że dane pismo jest jedynie zaproszeniem do rokowań. To proste sposoby na uniknięcie skomplikowanych problemów.

Umowy w formie pisemnej
Zwykle negocjacje można podzielić na dwa etapy. Najpierw strony dochodzą do porozumienia w kwestiach biznesowych a później prawnicy nadają umowie ostateczną formę, wykłócając się przy tym o kropki, przecinki i apostrofy. Pierwszy etap nie zawsze kończy się podpisaniem listu intencyjnego - częściej strony po prostu podają sobie ręce, bądź przesyłają faksem potwierdzenie ustalonych warunków. Zgodnie z utrwalonym zwyczajem umowę uważa się za zawartą po podpisaniu odpowiedniego dokumentu. Takie podejście sankcjonowały także przepisy kodeksu cywilnego, które nakazywały, aby umowy o wartości powyżej 2000 PLN zawierane były na piśmie. Sytuacja była więc jasna: nie ma dokumentu na piśmie, nie ma umowy.
Po 25 września tego roku, odniesieniu do obrotu profesjonalnego, zniknie obowiązek zawierania umów na piśmie. Zmiana ta może mieć znaczące konsekwencje. Łatwo wyobrazić sobie sytuację gdy jedna ze stron, po uzgodnieniu warunków biznesowych, uzna, że do zawarcia umowy doszło na warunkach wprost wynikających z kodeksu cywilnego i przystąpi do jej wykonywania, podczas gdy druga strona ostatecznie rozmyśli się i do podpisania żadnego dokumentu nigdy nie dojdzie. Jeżeli sprawa taka trafi do sądu, sędziowie będą analizować przebieg negocjacji, korespondencję, a nawet gesty uczestników spotkań i zastanawiać się czy umowa została zawarta czy też nie. Niezależnie od ich konkluzji jedna ze stron poniesie straty. Także takiej sytuacji można łatwo uniknąć. Wystarczy pamiętać, aby w korespondencji zawsze zastrzegać, że wszelkie uzgodnienia mają na celu sformułowanie pisemnej umowy. W idealnym świecie strony mogłyby nawet podpisać odpowiedni protokół, który potwierdzałby warunki biznesowe i stwierdzał, że celem stron jest prowadzenie dalszych negocjacji w celu zawarcia pisemnej umowy. z

1Wprowadza je ustawa z dnia 14 lutego 2003 roku o zmianie ustawy - Kodeks Cywilny oraz niektórych innych ustaw

Tomasz Stasiak
Autor jest prawnikiem w kancelarii prawnej CMS Cameron McKenna