Płacą i płaczą

Sprawa z pozoru wydaje się prosta – ewentualnym nieporozumieniom przy rozliczeniach powinny zapobiegać ustalenia na etapie negocjowania umowy najmu, w której należy sprecyzować, jakimi kosztami może zostać obciążony najemca. Tyle teoria, bo praktyka wygląda zupełnie inaczej.

Skala problemu

Jak twierdzą firmy zajmujące się audytem, większość weryfikowanych rozliczeń kosztów eksploatacyjnych jest sporządzona błędnie w stosunku do zapisów umów najmu. – Nie mówię tu o wielkości rzędu 50-60 proc., ale o skali zdecydowanie wyższej – zapewnia Wojciech Rogala, prezes zarządu Victoria Management & Development. – Nierzadko zdarza się, że błędy w rozliczeniach wynoszą kilkaset procent na niekorzyść najemcy, a przypadki zwrotów sięgające kilkunastu-kilkudziesięciu tysięcy złotych (za jedno rozliczenie) są bardzo częste. Rekordowy jednostkowy zwrot, który już wrócił na konto naszego klienta, to ponad 120 tys. zł – wskazuje Wojciech Rogala.

– Nie zgodzę się z opinią, że bezzasadne obciążanie najemców kosztami przez wynajmujących ma charakter powszechny – kontruje Magda Derwisz, od ponad 20 lat zarządzająca operacyjnie centrami handlowymi. – Takie sytuacje się zdarzają i z pewnością nie powinny mieć miejsca, ale stosunkowo łatwo je wykryć i uzyskać od właściciela stosowne zadośćuczynienie. Ponadto mam wrażenie, że najemcy, którzy nie interesują się ponoszonymi kosztami i akceptują bezrefleksyjnie roczne rozliczenia, są jednak w mniejszości – dodaje. Firmy zajmujące się weryfikacją rozliczeń szacują, że około połowa wykrytych błędów zostaje naprawiona w sposób polubowny, czyli kończy się zwrotem niesłusznie naliczonych (czy też już pobranych) opłat, w pozostałych przypadkach najemcy często decydują się na drogę sądową. Błędy w rozliczeniach sięgają nawet kilku lat wstecz, zatem nawet niewielkie kwoty – po zsumowaniu i doliczeniu odsetek – potrafią stworzyć znaczący zwrot.

Niechlujstwo czy zła wola?

Z doświadczenia Wojciecha Rogali wynika, że jest kilka głównych powodów błędnych rozliczeń, a najczęstszy z nich to nieprofesjonalne podejście pracowników (czy to właściciela, czy też firmy zewnętrznej) odpowiedzialnych za przygotowanie rozliczenia. – Są to np. źle wyliczony udział procentowy najemców, niezgodne z katalogiem koszty podlegające rozliczeniom, błędnie naliczone podatki od nieruchomości czy też opłaty za użytkowanie wieczyste – wylicza Wojciech Rogala. Powszechnym błędem firm zarządzających jest także brak bieżącej weryfikacji danych wprowadzanych do programów informatycznych, których zadaniem jest automatyczne przygotowanie rozliczenia. Poprawność tych danych (niezależnie od tego, czy zostały wprowadzone przez osoby obecnie zarządzające centrum, czy np. przez ich poprzedników) bardzo często nie jest sprawdzana przez lata, co prowadzi do corocznego powielania tych samych błędów. Inny powód to elastyczne i szerokie traktowanie pozycji „koszty zarządzania” czy „koszty administracji”. – To bardzo trudna do weryfikacji pozycja kosztowa, albowiem koszty do niej przyporządkowane wynikają nie z katalogu kosztów umów najmu, ale z zapisów umów między właścicielem nieruchomości a zarządcą – uważa Wojciech Rogala. – Teoretycznie najemca nie ma podstaw do podważania całości kosztów, niemniej przy dokładnej analizie poszczególnych faktur odnajdujemy koszty, które absolutnie nie powinny być przerzucane na najemców. Czy karnety do spa lub do parku rozrywki dla pracowników dyrekcji centrum można tłumaczyć jakąkolwiek funkcją zarządzania centrum? Czy to nie wstyd, by firmy zarządzające przenosiły na najemców koszty kolacji noworocznych dla administracji centrum albo kart upominkowych dla swoich pracowników z okazji urodzin? – pyta retorycznie. Takich i innych pozycji, niestety, jest wiele, a bez wnikliwej analizy poszczególnych pozycji kosztowych są one bardzo trudne do wyłapania. – Jest spore pole do nieporozumień, np. na gruncie napraw prowadzonych w centrum handlowym – wskazuje inny aspekt sprawy Magda Derwisz. – Za remont uznaje się przywracanie funkcji budynku czy urządzenia, i tym kosztem można obciążyć najemców. Natomiast poprawianie czy modernizowanie trzeba już wpisać po stronie środków trwałych i to jest ewidentnie koszt właściciela. Problematyczna staje się sytuacja, w której naprawy nie można wykonać (lub jest to nieopłacalne) bez choćby częściowej modernizacji – wtedy zakwalifikowanie tego kosztu to sprawa uznaniowa, więc wymagająca porozumienia najemcy i wynajmującego – dodaje. Ale i Magdzie Derwisz nie są obce absurdalne sytuacje – wynajmujący podzielił między wszystkich najemców koszty windykacji należności od tych, którzy spóźniali się z czynszem. W efekcie klienci terminowo wnoszący opłaty ponosili konsekwencje działań tych spóźnialskich.

Osobnym rozdziałem omawianego problemu są rozliczenia mediów. I w tym przypadku spotyka się błędy po stronie zarządcy. – Niezależnie od tego, czy jest to niewystarczająca znajomość struktury technicznej obiektu lub urządzeń, które zasilają odpowiednie powierzchnie (a to w kluczowy sposób wpływa na koszty), czy też są to proste błędy matematyczne, finalnie prowadzi to do znaczących nieprawidłowości, jakie odnajdujemy w poszczególnych rozliczeniach – mówi Wojciech Rogala. A Magda Derwisz dodaje: – Właściciel często dolicza do opłaty swoją marżę, choć nie ma do tego prawa. Wyjściem z sytuacji jest podpisanie przez najemcę oddzielnej umowy z dostawcą mediów, choć oczywiście nie zawsze jest to możliwe.

Siła bezsilnych

Dlaczego najemcy nie są w stanie sami zweryfikować poprawności rozliczeń? Przyczyn jest kilka. – Weryfikując rozliczenia, spotykamy się z dyrektorami obiektów i odwiedzamy centrale firm zarządzających, a nasze pytania często są zbywane banalnymi odpowiedziami albo danymi, które nic nie wnoszą do finalnej weryfikacji – opowiada Wojciech Rogala z Victoria Management & Development. – Doskonale rozumiemy więc tych klientów, którzy – próbując indywidualnie zweryfikować poprawność rozliczeń – rezygnują z wyjaśnienia wątpliwości na tym etapie. Nie tylko nie uzyskują oni satysfakcjonujących odpowiedzi, ale równocześnie są ponaglani do uregulowania płatności – dodaje Wojciech Rogala. Wiele zależy tu także od wielkości firmy. Zadanie weryfikacji kosztów rozliczeniowych pojawia się raz w roku, zatem zatrudnianie pracowników, którzy będą dokładnie analizować rozliczenia – zwłaszcza w przypadku małego czy średniego najemcy – nie jest uzasadnione ekonomicznie. Mali najemcy są zbyt skupieni na prowadzeniu własnego biznesu – sprzedaży produktów czy usług, zatem często nie starcza im czasu lub wiedzy, by zmierzyć się z tym wyzwaniem. Także duzi najemcy sieciowi, choć często mają swoje działy zajmujące się weryfikacją rozliczeń, bywają bezradni. – Wgląd w faktury centrum handlowego nie zawsze jest prosty, zwłaszcza jeśli gromadzi je zewnętrzna firma zarządzająca, a potem wystawia właścicielowi jeden rachunek za zarząd. Wtedy koszt centrum to koszt zarządcy, który może nie mieć ochoty na udostępnianie swojej dokumentacji księgowej – komentuje Magda Derwisz.

Zapytaliśmy najemców o kwestie dotyczące rozliczeń. Wszyscy zgodnie twierdzą, że problem istnieje. Wśród spornych kwestii wymieniają waloryzację kosztów, która zdaniem wielu, jest dokonywana według uznania właściciela/zarządcy. Kolejne wątpliwości budzą nierówności w traktowaniu poszczególnych najemców oraz obciążanie ich opłatami serwisowymi za lokale niewynajęte. Poza tym przedstawiciele sieci handlowych zaznaczają, że brakuje transparentności w rozliczeniach, co jest związane np. z brakiem możliwości ich weryfikacji. Najemcy chcieliby również być informowani, na co dokładnie wynajmujący przeznaczają pieniądze z opłat wspólnych i jak nimi gospodarują. To, że najemcy ciągle zgłaszają takie problemy, nie jest dobrym sygnałem. Jasno określone i precyzyjnie zapisane koszty utrzymania są bowiem podstawą dobrych relacji na linii najemca–wynajmujący. Żaden z naszych rozmówców nie zgodził się na ujawnienie nazwiska. Przedstawiciele sieci tłumaczą, że nie chcą, z różnych powodów, wchodzić w jawny spór z wynajmującymi. Jednym z głównych jest obawa przed ich reakcją. Drugim chęć rozwijania sieci bez dodatkowych barier w postaci niechęci ze strony właścicieli/zarządców obiektu.

Umowa pomoże

Wielu z tych problemów można uniknąć na etapie negocjowania umowy najmu (np. wpisując do kontraktu prawo najemcy do wglądu w faktury kosztowe centrum handlowego), choć zależy to od układu sił i pozycji negocjacyjnej najemcy. – Duzi właściciele mają zazwyczaj standardową umowę najmu, którą mniejszy najemca może podpisać lub nie. Sieci handlowe (zwłaszcza te ze sklepami wielkopowierzchniowymi) dysponują zazwyczaj lepszą pozycją negocjacyjną, jednak z drugiej strony w ich przypadku – ze względu na skalę działalności – nawet najmniejsza nieścisłość powoduje olbrzymie straty – zwraca uwagę Wojciech Rogala z Victoria Management & Development. – Większości problemów można uniknąć, stosując odpowiednie zapisy w umowie najmu. Można rozważyć wprowadzenie opłat ryczałtowych, które uniezależniają najemcę od kosztów faktycznie ponoszonych przez wynajmującego. Można także wpisać do kontraktu współczynnik obliczania opłat, który pozwoli uniknąć rozbieżności w corocznym rozliczeniu – podpowiada Magda Derwisz.

Od autorów

Sprawę badaliśmy kilka miesięcy, ale równie długo nurtowały nas wątpliwości, czy w ogóle powinniśmy zajmować się tym problemem i cokolwiek na ten temat publikować. Głównym powodem naszych obiekcji był fakt, iż z góry wiedzieliśmy, że prawdopodobnie nigdy nie uda nam się dotrzeć do – z natury poufnych – materiałów źródłowych i będziemy zmuszeni korzystać z relacji osób trzecich, reprezentujących najemców albo właścicieli, zatem prezentujących skrajne punkty widzenia. Ostatecznie uznaliśmy jednak, że z Czytelnikami warto dzielić się wątpliwościami, poza tym chcieliśmy tą publikacją podziękować tym osobom, które zgodziły się z nami rozmawiać (często anonimowo).