Lans czy balans

Firmy doradcze otwierają lub rozszerzają swoje działy zajmujące się tworzeniem nowoczesnych miejsc pracy. Powstają też jednostki specjalizujące się w tym, a firmy meblarskie dostosowują swoją ofertę do wymagań nowoczesnych biur. Czy to tylko kreowanie nowego źródła popytu? Po rozmowie z najważniejszymi graczami dziedziny workplace (środowiska pracy, choć w języku polskim nadal trudno o precyzyjne tłumaczenie) w Polsce i kilkoma przedstawicielami z rozwiniętych już rynków, okazuje się, że to się po prostu opłaca. Czyli ponownie potwierdza się znane porzekadło – jeśli nie wiadomo o co chodzi, chodzi o pieniądze.

Nazwy są różne: workplace strategy, workplace solutions, optymalizacja powierzchni biurowej, koncepcja biura elastycznego, activity based working czy workplace innovation. A chodzi po prostu o to, by zbudować biuro, w którym pracownicy będą zadowoleni i zdrowi. A zadowolony pracownik jest bardziej wydajny, lojalny, a jak jeszcze czuje się zdrowy, dzięki ekologicznym rozwiązaniom w biurze, to rzadziej przebywa na zwolnieniu i więcej jest w stanie zrobić. I dokładniej. A to oznacza dla firmy konkretne pieniądze: i te zaoszczędzone na niemarnowaniu czasu i zasobów, na unikaniu błędów, i te wyciągnięte z szybciej zamkniętych projektów i z faktu bycia pierwszymi przed konkurencją. – Nie wystarczy, aby pracownik miał biurko, krzesło i internet. Powinien mieć również zapewniony maksymalny komfort, a firma ma dbać o jego zdrowie. Taki pracownik jest bardziej produktywny i bardziej przywiązuje się do firmy – powiedziała Regina Gul, starszy kierownik projektu w dziale zarządzania projektami JLL, doradca przy analizie i planowaniu środowiska pracy (workplace consultancy). – To, co się sprawdzało w firmie jeszcze 15 czy 20 lat temu, w tej chwili jest już kompletnie niedostosowane do stylu pracy. Dotyczy to zarówno przestrzeni, w której funkcjonujemy, jak i pewnej kultury organizacji, stylów zarządzania i pozostałych elementów, które wiążą się z szeroko pojętym środowiskiem pracy, w którym tak samo ważna jest przestrzeń i jej organizacja, jak i pewne reguły funkcjonowania w tej przestrzeni – powiedziała nam Dorota Osiecka, dyrektor w nowo powstałym dziale workplace innovation w Colliers International.

Pracownik projektantem

Proces tzw. optymalizacji powierzchni, jak to nazywa JLL, rozpoczyna się jeszcze przed etapem projektowania nowego biura, ale może także zostać przeprowadzony w biurze już działającym. W analizie biorą udział nie tylko architekci, jak to było w starym modelu. Teraz zaangażowani są: socjolodzy, antropolodzy, psycholodzy, analitycy, ale także pracownicy, dyrektorzy i zarząd firmy. A na samym końcu – architekt i projektanci wnętrz. Bo tu nie o architekturę chodzi. – Aby architektura, a w szczególności nieruchomość, była katalizatorem lepszych doświadczeń [w miejscu pracy – red.], musi być holistyczna w swoich założeniach i celach. Cytując Le Corbusiera: dom jest maszyną do mieszkania – powiedział nam Derrick Bock, partner, dyrektor działu workplace strategy w firmie Cushman & Wakefield. Co należy więc zrobić, by stworzyć z biura maszynę do pracy? – Musimy skupić się na użytkowniku końcowym [czyli pracowniku – red.] jako na aktywie firmy. Na powierzchni biurowej możemy zrobić wiele z kolorem, z materiałami, oświetleniem, (...) ale musimy mieć całościowe podejście do oczekiwań użytkowników z ludzkiego punktu widzenia – wyjaśnił Derrick Bock. – Przestrzeń starego typu nie poddaje się zmianie. Tradycyjnie zaaranżowana przestrzeń biurowa jest nieelastyczna, nie jest w stanie odpowiadać na zmiany w organizacji. W dzisiejszym świecie to duży minus, ponieważ organizacje zmieniają się bardzo szybko – dodała Dorota Osiecka.

Testowanie na własnej skórze

Firmy doradcze oferujące usługi workplace solutions postanowiły sprawdzić na samych sobie, jak to faktycznie działa. Firma JLL wprowadziła się do kompleksu biurowego Warsaw Spire, gdzie przeprowadziła proces optymalizacji biura (workplace strategy) od początku do końca, wdrażając swój autorski projekt strategii środowiska pracy. JLL prowadzi także certyfikację BREEAM dla tego wnętrza. Także Colliers International stworzył nowy zespół – EMEA Workplace Solutions. I także ta firma przetestowała nowinki ze świata wykończenia biur na żywym organizmie, czyli użytkowanej od lat siedzibie w biurowcu Metropolitan przy placu Piłsudskiego.

Bardzo ważne w nowej koncepcji jest prawidłowe rozmieszczenie działów, by usprawnić komunikację i przepływ informacji. – Jeśli działy współpracują ze sobą codziennie, warto, aby siedziały obok siebie. Przykładowo, my jako dział zarządzania projektami budowlanymi współpracujemy ściśle z zespołem ds. wynajmu powierzchni biurowej. Spotykamy się wspólnie z klientami, mamy dużo zebrań wewnętrznych angażujących obydwa zespoły, w trakcie których np. omawiamy zapisy umów najmu. Jeśli działy, które współpracują ze sobą, zlokalizowane są w różnych częściach biurach, pogarsza się komunikacja, nie ma przepływu informacji, na czym firma może tracić. Po prostu wygrywa lenistwo – nie chce mi się iść piętro wyżej do kolegi i zapytać o błahą rzecz. Z kolei działy, które sobie przeszkadzają, nie powinny być koło siebie. Są przecież zespoły, których codzienna praca wymaga skupienia, jak np. księgowość. Przy złym rozmieszczeniu spada też decyzyjność, co nie jest korzystnym zjawiskiem dla całej firmy i może odbić się na jej wynikach – wytłumaczyła Regina Gul. Podkreśla, że z analiz środowiska i strategii miejsca pracy wynika, że pracownicy w źle zorganizowanym biurze tracą średnio 40 minut dziennie na szukanie siebie nawzajem lub szukanie salki do spotkania, a to realna strata dla firmy. Po zmianie ten czas można odzyskać.

Z badań wynika, że najbardziej efektywnymi zespołami i organizacjami są te, w których jest najwięcej współpracy i największy poziom wymiany informacji, zarówno w obrębie zespołu, jak i z innymi zespołami organizacji. – Innowacje i kreatywność – to aspekty, dzięki którym w tej chwili zdobywa się rynek. Już nie wystarczy być po prostu dobrym, trzeba być zawsze o krok do przodu. Przestrzeń, która pozwala czy wręcz zmusza, aby pracownicy z różnych działów spotykali się, wymieniali pomysłami i doświadczeniami, także tymi niezwiązanymi z pracą, wpływa na obieg informacji, budowanie więzi, oraz poziom współpracy w organizacji. Wszystko to przekłada się później na czynniki stricte biznesowe, czyli np. poziom produktywności, na szybkość podejmowania decyzji, na tzw. time-to-market. Okres od momentu powstania pomysłu na produkt do wprowadzenia go na rynek powinien być jak najkrótszy. Dobrze skonfigurowane środowisko pracy może nam w tym pomóc – powiedziała Dorota Osiecka.

Czy wydatki się kiedyś zwrócą?

Wszyscy przedstawiciele rynku przyznają, że faktycznie tego typu usługi są droższe niż projekt od architekta. Jednak wszyscy dodają, że to się opłaca i bardzo szybko zwraca. – Jeżeli wykorzystujemy przestrzeń efektywnie, to nie mamy pustych metraży, przestrzeni, które nie pracują, a kosztują. To jest dosyć wąskie spojrzenie, ale taką perspektywę również pokazujemy, omawiając projekt. Jednak nie powinien to być jedyny punkt widzenia, bo wówczas powstaną przestrzenie niekoniecznie przyjazne ludziom. Druga perspektywa, którą należałoby przyjąć, to kwestia efektywności, wydajności naszych procesów biznesowych. Zmieniając sposób, w jaki funkcjonujemy, jesteśmy w stanie wpłynąć na prędkość podejmowania decyzji i na uproszczenie procesów biznesowych. Przekłada się to na konkretne pieniądze, których nie widać na pierwszy rzut oka, ale w bilansie rocznym są już wyraźnie zauważalne – przyznała Dorota Osiecka.

A jednak także wizytówka

– Jest jeszcze kwestia satysfakcji, motywacji pracowników, a także marki pracodawcy. Przestrzeń jest narzędziem komunikacji. Wygląd naszego środowiska pracy mówi o tym, kim jesteśmy jako organizacja, komunikujemy to odwiedzjącym nas klientom. Gość odbiera tę przestrzeń wszystkimi zmysłami. Nawet nie wchodząc w głąb biura, już coś o nas wie – przyznała Dorota Osiecka z Colliersa. Poza komunikacją zewnętrzną jest jeszcze komunikacja wewnętrzna. – Poprzez kształt przestrzeni biurowej pokazujemy naszym pracownikom, kim oni dla nas są, czego od nich oczekujemy, jak się tutaj funkcjonuje, jaka jest kultura organizacji. Co ważne, przestrzeń jest narzędziem wspierania lub kształtowania tych zachowań, które są dla organizacji pożądane, a eliminowania tych przynoszących negatywne skutki – stwierdziła Dorota Osiecka. Podobne podejście ma JLL. – Myślimy długofalowo i to nam się opłaca. Nasze biuro i nasze podejście jest naszą wizytówką i przykładem dla naszych klientów – dodała Regina Gul. – Myślę, że to na nas spoczywa odpowiedzialność, aby edukować klientów o podstawowych potrzebach [pracownika – red.]. Ważne jest, by zapytać klienta – czy nowe biuro to dla Was narzędzie do przyciągania nowych kadr? Czy jesteście tylko zainteresowani designem i chcecie być znani z tego, że wywołaliście efekt „wow”? Czy to czyni Waszych pracowników bardziej wydajnymi? Najważniejsze jest zrobić to w ten sposób, by nie wyrzucać pieniędzy w błoto. Doradzamy klientom, patrząc z szerszej perspektywy, analizując potrzeby zamawiającego, tak by odniósł sukces – powiedział dyrektor w Cushman & Wakefield.

Biura urządzone wg najnowszych standardów są też zdrowsze. – Mamy więcej tlenu i dzięki temu lepiej się czujemy. Łatwiej jest pracować. I pracujemy wydajniej. Wszystkie materiały użyte do wykończenia biura: farby, lakiery są ekologiczne, nie zawierają lotnych związków organicznych, elementy drewniane nie zawierają szkodliwych formaldehydów. I to uwzględnia też certyfikacja
BREEAM, którą przeprowadzamy dla naszego biura – przyznała Regina Gul z JLL.

Oszczędność już przy wynajmie

Na bazie wyliczeń firm doradczych klient wie, jaką optymalną powierzchnię powinien sobie znaleźć. – Bez analizy czasem się wydaje, że całe piętro będzie odpowiednie, a może to być znacznie za dużo. Jeśli wszystko jest dobrze wyliczone, to stanowi to konkretne sumy zaoszczędzone w skali miesiąca, roku – wyliczyła Regina Gul. Jeśli natomiast chcemy zmienić samo biuro, a nie przeprowadzać się, są dwie drogi: można zaoszczędzić powierzchnię i wynająć jej mniej, płacąc też mniej, albo na zaoszczędzonym miejscu zrobić np. przestrzeń kolaboracyjną, dużą kuchnię, miejsce do spotkań z klientami i firmowych, dodatkowe budki telefoniczne, salki konferencyjne. – Na przykład, kiedyś robiliśmy raport dla firmy farmaceutycznej, w której biurze była siłownia. Nikt kompletnie z niej nie korzystał i po naszym raporcie i rozmowach postanowiono wykorzystać tę przestrzeń pod funkcje wypoczynkowe, bo tego akurat brakowało – wspominała Regina Gul.

Inicjatywa oddolna

– Co ciekawe, widzimy, że na rynku rośnie świadomość firm. I same pytają nas o rozwiązania dotyczące strategii środowiska pracy (workplace solutions). Przeważnie mówią, że chcą coś zmienić, bo pracownicy narzekają. Firmy już nie patrzą na to, żeby było tanio, chcą ludzi zatrzymać, chcą, by pracownicy byli zadowoleni. Rywalizacja o talenty trwa w najlepsze. Młodzi ludzie, którzy są wartościowi, mają wymagania. Najmłodsze pokolenia, które wchodzą teraz na rynek pracy, chcą pracować w fajnym biurze. Chodzi o to, by przyciągnąć tych najlepszych, najbardziej wartościowych kandydatów. Ludzie są też teraz mobilni, widzą, jak się pracuje w innych krajach, mają porównanie i wiedzą, czego mogą wymagać – dodała Regina Gul. Potwierdza zainteresowanie firm nowym podejściem Colliers International. – Jest to też naturalne uzupełnienie oferty, jaką Colliers proponował do tej pory swoim klientom. Pomysł tworzenia nowego działu pochodził zarówno od klientów, jak i ze strony zarządu – powiedziała Dorota Osiecka.

Architekci schodzą ze świecznika

Wielu firmom wydaje się, że lepiej i taniej jest zatrudnić jednego architekta do zrobienia biura. – Architekt posługuje się swoimi pomysłami, które często powiela. A to na bazie rozmów z ludźmi wyłania się prawdziwy obraz potrzeb firmy. A tego architekt nie wie. To nie o to chodzi, żeby było tylko ładnie, nie o to chodzi, aby nastawiać salek konferencyjnych, z których nikt nie będzie korzystał – stwierdziła Regina Gul. – Nowe biuro nie jest po to, by się podobało prezesowi, tylko tym, którzy w nim pracują – to oni mają być zadowoleni. Dla pracownika to ważne, bo widzi, że firma go słucha, to wyraz troski i szacunku wobec pracownika. To nie jest tylko korzyść marketingowa, że firma ma ładne biuro – podsumowała kierownik w JLL. Specjaliści z rynku dodają, że nowoczesne biuro może mieć każdą formę, może nawet mieć wystrój staromodny, mogą być i gabinety, nie musi być hot-desków, działy nie muszą siedzieć razem. Chodzi o dopasowanie do specyfiki firmy. – Dobrze zaprojektowane, fukcjonalne biura czasami wyglądają całkiem skromnie i zwyczajnie – przyznała Dorota Osiecka. – W obecnym stylu pracy większość firm stawia na samodzielność oraz kreatywność pracowników, przy jednoczesnym nacisku na dobry przepływ informacji i wiedzy. Biuro staje się miejscem spotkań z zespołem oraz wymiany wiedzy i doświadczeń. Zaczęło być postrzegane jako przestrzeń, w której żyjemy – zmiana percepcji jest bardzo ważna, uświadamia ona pracownikom i pracodawcom, jak istotną kwestią jest jakość tej przestrzeni – wyjaśniła Katarzyna Gajewska z firmy CBRE, autorka raportu „How we want to work?”.

Wnętrza wg Maslowa

– Myślę, że w tym wszystkim chodzi o ludzi i ich doświadczenia. Jeśli skupimy się na podstawowych potrzebach, np. wg Maslowa albo innych psychologów, i jeśli zrozumiemy, że w ogóle mamy potrzeby, wtedy musimy zaprojektować wnętrze, które będzie z nimi korespondowało. To człowiek ma tchnąć życie w przestrzeń. Przestrzeń bez człowieka jest niczym. Doświadczenia użytkownika mogą być znacznie lepsze dzięki wprowadzeniu wyboru i elastyczności, np. dając im wybór przestrzeni, mebli, stylów, lokalizacji, a dodając do tego odpowiednią technologię, można zwiększyć zaangażowanie pracowników. Warto zbadać, jak nasze podejście do przestrzeni może wpłynąć na wyniki spotkań i dyskusji, czy podobnie jak dobra kawa ma wielką siłę w gromadzeniu ludzi w sposób improwizowany, na zasadzie przypadkowych interakcji – powiedział nam Derrick Bock. Partner w C&W mówi, że warto przyjrzeć się, jakie podejście do tej kwestii mają liderzy światowi: IDEO, Facebook, Google, wiele firm duńskich, MacQuarie Bank w Australii, ANZ Bank itd.

Co jest zatem najważniejsze?

Zdaniem ekspertów w całym tym zamieszaniu najważniejszy jest człowiek. A na drugim miejscu oszczędności dla firmy. – A dla człowieka najważniejsze jest: światło dzienne, cisza i ergonomia biurowych sprzętów. Ważny jest też komfort termiczny i jakość powietrza – podkreśliła Regina Gul. – Bardzo lubię określenie „Workplace that works”. To ma być przestrzeń, która działa i wspiera nas w tym, co robimy – uważa Dorota Osiecka. Natomiast architekt z wykształcenia, Derrick Bock, uważa, że jest jeden bardzo istotny element, od którego trzeba zacząć projektowanie, aby wszystko się udało. – Z ludzkiego punktu widzenia, nieodzowny jest dostęp do naturalnego światła. Można wiele zrobić z oświetleniem sztucznym, kolorem, ale należy zacząć od światła i dodać głębi za pomocą designu. To ma bezpośredni wpływ na ludzkie doświadczenia. Podsumowując, powiedziałbym: Wpuśćmy naturalne światło! – dodał Derrick Bock.