Velis na recepcji

Automatyczna recepcja przyspiesza proces rejestracji gości oraz zwiększa bezpieczeństwo nieruchomości. Czynności przyjęcia gości na recepcji można usprawnić poprzez wdrożenie systemu do samodzielnego logowania się gości. – Odwiedzający rejestruje swoje przybycie za pomocą ekranu do logowania. W tym czasie host otrzymuje powiadomienie zarówno sms-em oraz e-mailem, a odwiedzający kierowany jest bezpośrednio do niego – mówi Adam Penkala, wiceprezes firmy Velis IT Systems i pomysłodawca platformy Singu Guest Book, czyli systemu do automatycznej obsługi recepcji.

Gość otrzymuje e-mailem zaproszenie na spotkanie z QR kodem, które może zeskanować w recepcji. Nie musi tym samym rejestrować się manualnie na ekranie logowania. Wraz z zaproszeniem do odwiedzającego wysyłane są również przydatne wskazówki, takie jak mapka dojazdowa do biura, hasło do Wi-Fi czy informacje o kawiarniach i restauracjach w pobliżu obiektu. W wielu przypadkach, elektroniczna recepcja wpływa na przyspieszenie wymagań regulaminowych, które są nieodłącznym elementem funkcjonowania nieruchomości. Na etapie rejestracji w kilku szybkich krokach, gość może zapoznać się z regulaminem i go podpisać.

Takie rozwiązanie zwiększa się także bezpieczeństwo obiektu. Po zalogowaniu się w rejestracji drukowana jest etykieta z kodem kreskowym, którą gość skanuje przy wejściu i wyjściu, dzięki czemu, w przypadku zagrożenia, ochrona obiektu jednym kliknięciem może wygenerować plan ewakuacyjny osób, przebywających w tym czasie w budynku. Co więcej najemcy mają stały podgląd, kto znajduje się na terenie ich biura.

– Na elektroniczne recepcje coraz częściej decydują się zarządcy zakładów produkcyjnych, w których ważną rolę odgrywają wymagania BHP. Każdy gość przed wejściem do budynku musi zostać przeszkolony w zakresie bezpieczeństwa i poinformowany o niezbędnym ekwipunku podczas przebywania na terenie obiektu, co pochłania dużo czasu. Przyspieszeniem tego procesu mogą być filmiki instruktażowe, wyświetlane na ekranie podczas logowania. Po ich obejrzeniu, gość odpowiada na kilka pytań, które sprawdzają zrozumienie przez niego instrukcji postępowania. Takie rozwiązanie pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale stanowi także alternatywę dla tradycyjnych, rzadko lubianych, tego typu szkoleń – dodaje Adam Penkala.

Velis IT Systems to polska firma, specjalizująca się w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań IT przeznaczonych dla rynku nieruchomości. Spółka w ciągu ostatnich siedmiu lat zrealizowała projekty już w 12 krajach świata a własne systemy informatyczne zbudowała w kilkunastu językach, m.in. chińskim i japońskim. Zarząd spółki od kilku lat realizuje obraną strategię składającą się z dwóch filarów, innowacyjności technologicznej rozwiązań oraz ekspansji zagranicznej poprzez budowę sieci lokalnych partnerów.