Koronawirus – firmy przechodzą na zdalną pracę

Z raportu wynika, że praca zdalna i elastyczny czas pracy stają się istotne dla 41 proc. pracowników. W ostatnim czasie w życie weszła także ustawa dotycząca koronawirusa i rozwiązań związanych z jego zapobieganiem, która wprowadziła nowe prawa dla pracodawców. W myśl przepisów pracodawca może skierować pracownika na obowiązkową pracę zdalną w ramach działań prewencyjnych. Coraz częściej jednak to sami pracownicy domagają się wykonywania obowiązków z domu. – Niestety jest kilka kwestii nieuregulowanych w ustawie. Przykładowo, co powinna zrobić firma, w której nie funkcjonuje żadna możliwość pracy zdalnej, a nie ma wskazań, żeby pracownik skorzystał z L4? W jeszcze gorszej sytuacji są branże, w których praca zdalna jest niemożliwa i oznaczałaby ogromne straty finansowe, np. w zakładach produkcyjnych – komentuje Michał Młynarczyk, dyrektor zarządzający firmą rekrutacyjną i outsourcingową Devire.

Zdaniem Devire praca z domu wymaga skrupulatnego przygotowania ze strony firmy. Wprawdzie większość firm wykorzystuje już technologie ułatwiające pracownikom łączność i pracę z dowolnego miejsca (np. rozwiązania chmurowe), ale nie wszędzie jest to możliwe. – W wielu firmach dostęp do zasobów sieciowych jest możliwy tylko z firmowych komputerów, a czasem wyłącznie w siedzibie firmy. W przypadku osób pracujących zdalnie należy zadbać np. o zdalny dostęp do firmowej sieci i odpowiedni sprzęt – podkreśla Michał Młynarczyk z firmy Devire.

Dużym wyzwaniem są także kwestie formalne, ponieważ miejsce pracy jest elementem obowiązkowym każdej umowy o pracę. Organizacje, które nie posiadają umów z dodatkowym aneksem dotyczącym pracy zdalnej, powinny przynajmniej postarać się o wprowadzenie zmian w oficjalnym regulaminie pracy. Istotną rolę odgrywają też jasne wytyczne i oczekiwania w stosunku do pracowników, którzy pracują z domu. Naturalnym jest, że firmy chcą uniknąć strat, związanych np. z zaniedbaniem powierzonych zadań przez pracownika. Zdaniem Devire zamiast dopytywać pracownika, na jakim jest etapie pracy, lepiej postawić na narzędzie do zarządzania projektami np. Trello, Asana czy Clickup. Pomocny może być również harmonogram działań. Dobrym rozwiązaniem będzie też wprowadzenie spotkań raz w tygodniu, gdy cały zespół zdzwania się na pół godziny i rozmawia o postępach w projekcie czy zaistniałych problemach.

Według Devire problemem mogą okazać się nieodpowiednia przestrzeń i warunki do pracy. Typowym przykładem takiej sytuacji może być np. szczekanie psa w tle rozmowy telekonferencyjnej z klientem. Firma powinna więc zapewnić dostęp do niezbędnych narzędzi i informacji. Konieczne będą: system telekonferencyjny i wideokonferencyjny, umożliwiający spotkania online, oraz komunikatory do porozumiewania się z zespołem. Przykładowo Microsoft, przewidując trend wzrostu zainteresowania pracą zdalną, przygotował specjalne narzędzie – Teams, które oferuje wszystkie niezbędne funkcjonalności (wideo, konferencje i czat do pracy projektowej). Można sięgnąć także po popularne i darmowe komunikatory, ułatwiające koordynację pracy zdalnej, np. Slack. Jeśli firma nie posiada systemu CRM z możliwością udostępniania dokumentów, to warto skorzystać także z popularnych dysków sieciowych np. Dropbox czy Dysk Google.