Polska Zmiany w podejściu do biura

Po miesiącach zawieszenia i późniejszych rozważaniach na temat przyszłości biur, przyszedł czas na wyciągnięcie wniosków z tego wielomiesięcznego eksperymentu. Nie ulega wątpliwości, że podejście najemców do zajmowanych przez nich powierzchni ulegnie zmianie, poczynając od formy i funkcji, a na jakości i wielkości kończąc. Mamy nadzieję, że nasze wnioski płynące z wyników badania będą punktem wyjścia do szerszej dyskusji oraz inspiracją dla najemców, którzy stoją obecnie przed strategicznymi decyzjami – komentuje Elżbieta Czerpak, dyrektor Działu Badań Rynku, Knight Frank.

Globalny eksperyment modelu pracy, jakim okazała się praca zdalna na masową skalę, sprawiła, że wiele organizacji inaczej dzisiaj podchodzi do tego rozwiązania. Jeszcze przed pandemią taka forma pracy była traktowana jako benefit, a nie reguła. Po 15 miesiącach pracy zdalnej trudniej jest przekonać pracowników do powrotu do biur, tym bardziej, że 59 proc. z ponad 370 ankietowanych najemców oceniło swoje doświadczenia związane z pracą w domu jako pozytywne. Mimo to, przejście na w pełni zdalny model pracy, który dopuszcza rezygnację z biura, zakładają na razie tylko nieliczni. Respondenci zaznaczyli, że są dopiero na początku drogi kształtowania i wyboru nowych stylów pracy, a sam proces jest złożony i długotrwały, co jednocześnie wskazuje, że konsekwencje dla przyszłości sektora biurowego są na tym etapie trudne do określenia.

Wyzwania stojące przed najemcami widoczne są w mnogości nowych modeli, które pojawiają się, w miarę jak firmy zaczynają planować swoje nowe strategie powrotów. Z naszych rozmów z najemcami wynika, że najczęściej brane pod uwagę są trzy scenariusze. Dzisiaj największą popularnością cieszy się praca hybrydowa, która łączy pracę w biurze i pracę zdalną w różnych proporcjach dostosowanych do specyfiki stanowiska, branży i rodzaju pracy. Z dodatkowego badania przeprowadzonego wśród pracowników Knight Franka w Polsce wynika, że 79 proc. wybrałoby rozwiązanie hybrydowe jako to, które odpowiada ich obecnym potrzebom, a jednocześnie sprawdzi się w naszej organizacji najlepiej. Kolejnym scenariuszem branym pod uwagę, zwłaszcza wśród firm z sektora nowych technologii, jest możliwość „pracy z dowolnego miejsca”, która daje pracownikom swobodę wyboru miejsca i sposobu pracy. Pojawiają się również organizacje, które oferują pracownikom możliwość wyboru w ramach proponowanych modeli pracy typu „hub and spoke”, czyli posiadania siedziby firmy spełniającej podstawowe funkcje, do której zaprasza się klientów oraz rozproszonej geograficznie sieci biur satelitarnych, które dają możliwość pracownikom pracy bliżej domu. Co ważne, żadna z tych opcji nie zakłada całkowitej rezygnacji z biura, a jedynie zmianę jego funkcji – dodaje Elżbieta Czerpak.

Najemcy niezmiennie widzą korzyści biznesowe płynące z posiadania biura, a 90 proc. z nich nadal uważa biuro za strategiczne narzędzie dla firmy. Co ważne, 30 proc. ankietowanych firm przewiduje powiększenie ilości wynajmowanej powierzchni ze względu na ekspansję firmy, kolejne 35 proc. nie ma w planie zmian, a jedynie 35 proc. planuje zmniejszenie wynajmowanej powierzchni ze względu na zmiany rynkowe, które przyniosła pandemia.

Niezależnie od tego, czy poszczególne firmy planują powiększenie czy ograniczenie ilości wynajmowanej powierzchni biurowej, skala oczekiwanych zmian jest bardzo duża. Badania Knight Franka wskazują, że jednym z kluczowych czynników jest tutaj poszukiwanie oszczędności, ponieważ ponad jedna trzecia respondentów dąży do redukcji kosztów utrzymania biura o ponad 10 proc.

Opracowanie strategii dotyczącej biur i miejsca pracy może być istotnym krokiem do wsparcia programu redukcji kosztów, m.in. opracowanie siatki biur w mniejszych i tańszych lokalizacjach satelitarnych lub wprowadzenie pracy hybrydowej, która pozwala na bardziej efektywne wykorzystywanie powierzchni biurowej.

Z przeprowadzonego badania wynika, że w miarę jak firmy będą rewidowały swoje portfele wynajmowanych biur, rozważane przez nie będzie również przenoszenie głównej siedziby firmy. 59 proc. zapytanych najemców uważa, że zmiana kluczowej lokalizacji może pozwolić zaoszczędzić koszty, a 54 proc. postrzega relokację jako potencjalny rezultat nowego stylu pracy i związanej z nim zmiany ilości i jakości przestrzeni, która będzie potrzebna firmie.

Stojąc przed dylematem wyboru strategii odpowiadającej potrzebom organizacji, dostosowaniu się do zmieniających się stylów pracy, przy jednoczesnym poszukiwaniu oszczędności, pojawia się pytanie o funkcję biura w nowej rzeczywistości.

Słowem charakteryzującym obecnie nasze środowiska pracy jest rozproszenie, w którym trudniej jest budować interakcje z klientami i pracownikami. Z naszych badań i obserwacji wynika, że biuro nadal będzie odgrywać istotną rolę w promowaniu tożsamości firmy. Jest ono niezbędne, jeśli firma stawia na innowacje i kreatywność, ponieważ biuro jest miejscem, w którym pracownicy uczą się od siebie, rozwijają i wzajemnie inspirują, a powstające tam relacje społeczne często decydują o ich przyszłej współpracy. W nowej rzeczywistości na szczególną uwagę w kontekście funkcji jaką ma pełnić biuro zasługuje oczywiście również dobre samopoczucie pracowników. Respondenci badania przeprowadzonego przez Knight Frank wskazują na wzrost zainteresowania miejscami pracy o wyższej jakości, które oferują szeroki pakiet udogodnień. Takie podejście ma przyciągnąć obecnych pracowników, którzy mają wybór co do miejsca pracy, oraz przyszłych pracowników, którzy postrzegają środowisko pracy jako czynnik wyróżniający firmę wśród potencjalnych pracodawców – wyjaśnia Elżbieta Czerpak.

Dostosowywanie się do nowych stylów pracy i poszukiwanie oszczędności wpłynie na to jak zmieni się przestrzeń biurowa. Wyniki ostatnich badań wskazują dwa obszary, w których jakość miejsca pracy może ulec zmianie. Po pierwsze potrzeba zwiększenia w swoim portfolio wynajmowanych biur udziału powierzchni przeznaczonych do współpracy deklaruje 55 proc. respondentów. Biuro będzie nadal odgrywać rolę miejsca skupiającego ludzi w celu interakcji i współpracy, a to z kolei tworzy i podtrzymuje kulturę korporacyjną firmy. Przy tym nieco ponad połowa (54 proc.) respondentów przewiduje rozszerzenie systemów hot-desking i desk-sharing, ponieważ nasze relacje z biurem stają się coraz bardziej płynne, a biuro ma stawać się przestrzenią ukierunkowaną przede wszystkim na współpracę. Drugim obszarem, w którym należy spodziewać się znaczących zmian w biurach nowej rzeczywistości jest bezpieczeństwo. Ewolucja biur w kierunku bardziej tymczasowych i współdzielonych przestrzeni będzie wymagała tego, aby zdrowie i bezpieczeństwo stały się kluczowym elementem przyszłego miejsca pracy. W konsekwencji, należy oczekiwać szerszego zastosowania rozwiązań technologicznych i zmodyfikowanych systemów sprzątania, aby wspierać firmy w ograniczaniu ryzyka zdrowotnego i zapewnieniu bezpiecznego środowiska pracy na co dzień. Większość użytkowników biur jest zdania, że troska o bezpieczeństwo pracowników w budynku to odpowiedzialność pracodawcy i właściciela obiektu, a jako oczekiwania wymieniane są regularne sprzątanie budynków, mniej fizycznych punktów dotyku i częstsza konserwacja systemów klimatyzacji.

Dynamiczne zmiany, których doświadcza sektor biurowy nie zmieniają podejścia najemców do potrzeby posiadania biura. Zmienia się podejście do środowiska pracy, powierzchni i jej funkcji, ale w dalszym ciągu firmy postrzegają biuro jako cenny czynnik wspierający kulturę organizacyjną, miejsce interakcji z klientami, rozwoju pracowników, współpracy zespołów czy rekrutacji i szkolenia nowych pracowników.

W badaniu przeprowadzonym wśród globalnych klientów Knight Franka wzięły udział 373 organizacje, które łącznie zatrudniają 10 mln ludzi na świecie. Badanie podzielono na cztery części: strategia, bezpieczeństwo, zrównoważony rozwój, technologie.