Praca zdalna – jak to robią w Colliersie?

W momencie, gdy mobilność pracowników staje się konieczna, napotykamy pierwszą barierę – sprzęt. Nie wszystkie firmy korzystają z laptopów, które można po prostu zabrać do domu. – W Colliersie wymiana całego sprzętu na laptopy zajęła trzy lata. Można rozłożyć ten proces w czasie, jednak ważne jest, aby stopniowo dążyć do pełnej elastyczności – mówi Małgorzata Michalczyk, dyrektor administracji w Colliers International. Drugim istotnym filarem jest infrastruktura informatyczna umożliwiająca dostęp do dysków i zasobów firmowych spoza biura. Do tego służy system VPN (virtual private network), pozwalający połączyć się przez internet z serwerem firmowym z dowolnego miejsca na Ziemi. Trzecim krokiem jest tzw. collaboration services. Pracownik wykonujący swoje obowiązki z domu nadal potrzebuje w jakiś sposób komunikować się z resztą zespołu lub z klientami, do czego firmy wykorzystują najczęściej aplikacje Skype czy Microsoft Teams. Tego typu programy, posiadające funkcje chatu, tele- i videokonferencji oraz prezentowania dokumentów z pulpitu ułatwiają pracę grupową i stałą wymianę informacji.

Bez tych trzech elementów naprawdę trudno mówić o efektywnej pracy zdalnej. Przygotowanie infrastruktury, odpowiednich narzędzi oraz dobrych praktyk w firmie sprawi, że pracownicy bez problemu wejdą w nowy system działania. – W Colliers International z dnia na dzień przenieśliśmy na pracę elastyczną 240 osób. Choć było to duże przedsięwzięcie, dzięki odpowiedniemu przygotowaniu odbyło się sprawnie i bezproblemowo. Zarówno infrastruktura zadziałała bezbłędnie, jak i zespół szybko poradził sobie z nagłą zmianą. Wszystko dzięki temu, że już wcześniej mieliśmy możliwość pracy z domu i każdy wiedział, jak funkcjonować w takim trybie. Obecnie cała organizacja działa zupełnie normalnie i nie obserwujemy nawet najmniejszego spadku wydajności – zapewnia Małgorzata Michalczyk.

Jednak nie wszystkie organizacje mogą funkcjonować bez biura w dłuższej perspektywie. Z pewnością łatwiej będzie miał sektor usługowy niż firmy produkcyjne, które mogą przenieść na pracę zdalną jedynie pracowników biurowych, zaś fabryki w zagrożeniu pandemii muszą zostać zamknięte. Przykładem korporacji mogących długo funkcjonować bez biura są firmy z branży software development. Wiele z nich pracuje w tym trybie cały czas. Często nad jednym projektem pracują programiści mieszkający w innych miastach, a nawet krajach. Ta branża jest najlepszym dowodem, że można pracować bez biura długo, a wręcz permanentnie. – Niestety nie wszystkie procesy w firmie, nawet tej mogącej działać zdalnie, mogą zostać przeniesione online – przyznaje Małgorzata Michaczyk. – W Colliersie takim procesem okazała się paradoksalnie prosta czynność: odbiór poczty i przesyłek kurierskich, do którego musieliśmy wyznaczyć dyżur w recepcji. Nowa rzeczywistość spowodowała, że stanęliśmy też przed wyzwaniem elektronicznego obiegu dokumentów. Wszystkie umowy, gdzie przepisy prawa dają taką możliwość, są teraz sygnowane podpisem elektronicznym – dodaje.

Nawet firma najlepiej przygotowana do elastycznej pracy przechodząc na stuprocentowy home office napotka trudności. Przede wszystkim jest to zmiana nawyków i przyzwyczajeń ludzi. Jedną grupą są pracownicy, którzy muszą odnaleźć się w tym, jak pracować i realizować swoje zadania, zaś drugą są managerowie. Stanęli oni przed wyzwaniem stworzenia zupełnie innego modelu zarządzania zespołem, organizacji pracy grup, delegowania zadań i nadzoru podwładnych. – Powszechne stereotypowe myślenie polskich szefów to "pracownicy w domu nie pracują". Oczywiście nie każdy ma predyspozycje do pracy z domu, jednak są sposoby, aby nawet takie osoby wciąż wypełniały swoje obowiązki efektywnie – zapewnia Małgorzata Michaczyk. – Podstawą jest ustalenie zasad i nowych nawyków. Jeśli nasza praca jest typowo zespołowa, wymaga wypracowania nowego rytmu działania. Przykładem może być umowa, że wszyscy siedzą przed komputerem między 9.00 a 15.00 oraz dwa razy dziennie odbywają się krótkie, 15-minutowe telekonferencje, podczas których omawiamy bieżące tematy – podsuwa ekspertka Colliers.

Kluczem do sukcesu w efektywnym zarządzaniu zespołem podczas pracy zdalnej będzie częsty i stały kontakt pracowników. Regularne tele- lub wideokonferencje w formie tak zwanych stand up meeting zapewniają stałą weryfikację działań do wykonania oraz stopień ich realizacji. Dzięki temu manager z łatwością rozdzieli zadania między swój zespół oraz ma kontrolę nad tym, co robią poszczególni pracownicy bez konieczności instalowania systemów monitorujących ich pracę. Drugi aspekt to miejsce do pracy. Nie każdy ma do tego dogodne warunki. Często w domu mamy rodzinę i nie możemy wydzielić osobnej przestrzeni, w której moglibyśmy w ciszy i skupieniu wypełniać swoje obowiązki. Kolejną kwestią jest brak podstawowych narzędzi jak duży monitor, ergonomiczny fotel czy drukarka. To z pewnością znaczne utrudnienie w dłuższej perspektywie home office. – W Colliersie, aby sprostać temu wyzwaniu, umożliwiliśmy naszym pracownikom wypożyczenie sprzętu potrzebnego do pracy, m.in. monitorów czy stacji dokujących – informuje Małgorzata Michaczyk.

Wiele firm od dawna przygotowywało się i powoli wkraczało w wirtualny świat, ale obecna sytuacja rzuciła wszystkich na głęboką wodę – całkowitej pracy zdalnej. Dla wielu przedsiębiorstw z pewnością był to szok, ale też ważna lekcja na przyszłość. – W tym kryzysie widzę promyk nadziei na rozwój polskiego rynku pracy elastycznej. Być może obecna sytuacja nagłego zderzenia z nowym systemem pracy zmieni podeście do trybu zdalnego wśród tych, którzy jeszcze nie są do niego przekonani. Zazwyczaj to nie pracownicy mają problem z home office, lecz managerowie. I to oni muszą zweryfikować swoje podejście do pracy elastycznej, aby przekonać się, że przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi może ona być tak samo efektywna jak w biurze, a pracownicy bardziej zadowoleni – podsumowuje dyrektor administracji w Colliers International.